Pourquoi la KTG concerne chaque employeur
Lorsqu'un collaborateur reste à domicile pour cause de maladie, l'employeur ne peut pas simplement suspendre le paiement du salaire. En Suisse, l'obligation de continuer la rémunération en cas d'incapacité de travail découle de l'article 324a du Code des obligations (CO) et, dans de nombreux cantons, de dispositions cantonales plus favorables au travailleur. Pour les PME, cela représente un risque financier concret : des mois de salaire versés sans production.
L'indemnité journalière maladie — en allemand Krankentagegeld, abrégée KTG — est l'instrument d'assurance qui couvre ce risque. Contrairement à l'assurance-accidents (LAA), obligatoire pour tous les employeurs, la KTG n'est pas imposée universellement par la loi fédérale : elle dépend des conventions collectives de travail (CCT), des accords cantonaux ou d'un choix volontaire de l'entreprise. Toutefois, dans la pratique suisse, la majorité des employeurs disposant d'au moins un collaborateur souscrivent une police KTG.
Ce guide explique le fonctionnement de la KTG dans le contexte des PME suisses, les coûts à prévoir, son intégration dans la gestion des salaires et son enregistrement comptable correct avec Accountex.
Cadre juridique : obligation salariale et couverture d'assurance
Avant d'évaluer la police KTG, il est essentiel de distinguer trois niveaux normatifs qui se superposent :
Art. 324a CO
Obligation fédérale de continuer le paiement du salaire à 100 % en cas de maladie, si le rapport de travail dure ou a été conclu pour plus de trois mois. La durée minimale dépend de l'ancienneté et de l'échelle cantonale applicable (bernoise, bâloise ou zurichoise) : par exemple, dans l'échelle bernoise — utilisée dans la majorité des cantons — au moins 3 semaines la première année, puis des périodes progressivement plus longues (jusqu'à 6 mois à partir de la 20e année de service). Le droit se renouvelle au début de chaque année de service. L'employeur peut exiger un certificat médical d'incapacité de travail.
Droit cantonal
Certains cantons (Genève, Tessin, Neuchâtel, Jura, Valais et d'autres) prévoient des durées plus longues ou des conditions plus favorables que les échelles jurisprudentielles fédérales. L'employeur doit appliquer la norme la plus favorable au collaborateur entre le CO, le canton et le contrat individuel.
CCT et CCT générales
Les conventions collectives de travail et les conventions générales de travail (CCT générales) peuvent imposer l'adhésion à une assurance KTG avec des conditions minimales : pourcentage couvert, durée, franchise. Une police KTG peut remplacer l'obligation légale uniquement si elle est équivalente au sens de l'art. 324a al. 4 CO (en général : au moins 80 % du salaire pendant 720 jours sur 900 jours, prime à charge de l'employeur pour au moins la moitié, maximum 3 jours d'attente initiaux). Des secteurs comme la construction, la métallurgie, la santé et la restauration ont souvent des obligations spécifiques.
Comparaison des principales formules KTG
Les polices KTG proposées en Suisse partagent une structure commune, mais diffèrent par la franchise, le pourcentage et la durée. Voici une comparaison typique des variantes les plus répandues parmi les PME :
| Paramètre | Formule standard | Formule étendue | Formule CCT/CCT générale |
|---|---|---|---|
| Franchise (délai d'attente) | 30 jours de maladie | 0–14 jours (couverture anticipée) | Selon CCT (souvent 2–30 jours) |
| Indemnité | 80 % du salaire assuré | 80–100 % du salaire assuré | Minimum CCT (p. ex. 80 % pendant 720 jours) |
| Durée maximale | 720 jours sur 900 jours | 720 jours (éventuelle prolongation) | 720 jours (standard CCT générale services) |
| Salaire assuré | Salaire effectif, max. CHF 300'000/an | Même plafond, avec option complémentaire | Salaire CO inclus, avec plafonds variables |
| Prime indicative | 1,0–2,5 % de la masse salariale | 2,5–4,5 % de la masse salariale | Tarif négocié par secteur |
| Adapté à | PME à faible turnover, risque modéré | Entreprises avec personnel clé, faible franchise | Secteurs avec CCT générale contraignante |
Remarque : les primes varient selon le secteur, l'âge moyen des collaborateurs, l'historique des sinistres et le volume de la masse salariale. Demandez toujours une offre personnalisée à un assureur ou à une caisse de compensation.
Continuation salariale et KTG : comment elles interagissent
Le mécanisme opérationnel suit une séquence précise que l'employeur doit connaître pour éviter les doubles paiements ou les lacunes de couverture :
Maladie et certificat médical
Le collaborateur communique son absence et présente un certificat médical dans les délais prévus par le règlement interne (en règle générale à partir du 3e jour, sauf disposition contractuelle différente). L'employeur enregistre l'absence dans le système de salaires.
Période de franchise
Pendant la franchise d'assurance (typiquement 30 jours), l'employeur continue de payer le salaire intégralement, sans remboursement d'assurance. Cette période coïncide souvent avec l'obligation salariale CO pour les collaborateurs à faible ancienneté.
Prise d'effet de la KTG et demande d'indemnité
Une fois la franchise écoulée, l'employeur dépose la demande auprès de l'assureur. L'indemnité couvre en général 80 % du salaire assuré. L'employeur peut volontairement compléter la différence jusqu'à 100 % (complément salarial), conformément au contrat de travail ou aux usages de l'entreprise.
Remboursement et clôture du dossier
L'assureur verse l'indemnité KTG à l'employeur (et non directement au collaborateur). L'employeur poursuit le versement du salaire au collaborateur et le compense avec le remboursement reçu. À l'issue de la période couverte, évaluer le passage à l'assurance invalidité (AI/LAI).
Coûts de la KTG pour une PME
Le coût de l'assurance KTG est une charge récurrente qui pèse directement sur les coûts du personnel. Voici comment le calculer et où le placer dans le budget :
Calcul de la prime annuelle
La prime se calcule sur la masse salariale assurée, qui comprend le salaire de base, les gratifications régulières et les autres éléments rémunérateurs inclus dans la définition contractuelle. Formule type :
Prime annuelle = Masse salariale × Taux de prime (%)
Exemple : une entreprise avec CHF 800'000 de masse salariale annuelle et un taux de 1,8 % paie CHF 14'400/an, soit CHF 1'200/mois. La prime est en général intégralement ou au moins pour moitié à charge de l'employeur (minimum requis pour l'équivalence au sens de l'art. 324a al. 4 CO).
Coûts cachés à considérer
- Complément salarial à 100 % : si l'entreprise couvre la différence entre les 80 % KTG et le salaire complet, les 20 % restants constituent un coût supplémentaire non assuré.
- Franchise courte : réduire le délai d'attente de 30 à 0 jours augmente la prime de 30 à 60 %.
- Gestion administrative : temps RH pour les demandes, le suivi et le rapprochement des remboursements.
- Cotisations sociales : AVS/AI/APG et LPP continuent sur le salaire effectivement versé au collaborateur ; l'indemnité KTG versée à l'employeur n'est pas soumise aux cotisations sociales.
Intégration dans la gestion des salaires
Une gestion salariale correcte pendant la maladie exige des distinctions nettes entre salaire continué, indemnité d'assurance et complément volontaire :
| Poste rémunérateur | Pendant la franchise | Après franchise (avec KTG) |
|---|---|---|
| Salaire de base versé | 100 % — à charge de l'employeur | 100 % (si complément) ou 80 % (si KTG seule) |
| Indemnité KTG reçue | Aucune | 80 % du salaire assuré — versée à l'employeur |
| Cotisations AVS/AI/APG | Sur le salaire effectivement versé | Sur le salaire effectivement versé |
| Cotisations LPP | Sur le salaire effectivement versé (en règle générale 100 %) | Sur le salaire effectivement versé — vérifier le règlement du fonds |
| Assujettissement fiscal | Salaire brut du collaborateur | Salaire brut — l'indemnité KTG n'est pas un revenu du collaborateur |
| Certificat de salaires (ELM) | Code d'absence maladie standard | Même code — la KTG n'apparaît pas sur le certificat |
Dans Accountex, enregistrer l'absence avec le code correct garantit l'alignement des fiches de salaire, du certificat de salaires et de la comptabilité. L'indemnité KTG reçue de l'assureur ne transite pas par la fiche de salaire du collaborateur : c'est un remboursement à l'employeur.
Écritures comptables dans Accountex
La KTG génère des mouvements comptables en trois moments distincts. Voici le schéma type pour une PME avec un plan comptable suisse :
1. Paiement de la prime d'assurance (mensuel ou trimestriel)
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| 6400 — Primes d'assurance personnel (KTG) | CHF 1'200 | |
| 1020 — Banque | CHF 1'200 |
La prime KTG est un coût du personnel déductible fiscalement. La classer dans le compte assurances du personnel, séparé de la LAA et de la LPP.
2. Versement du salaire pendant la maladie
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| 6200 — Salaires | CHF 7'000 | |
| 6300 — Cotisations sociales AVS/LPP | CHF 1'050 | |
| 1020 — Banque / 2100 — Dettes sociales | CHF 8'050 |
Le salaire continué pendant la maladie s'enregistre comme coût du personnel ordinaire, indépendamment de la perspective de remboursement KTG.
3. Encaissement de l'indemnité KTG de l'assureur
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| 1020 — Banque | CHF 5'600 | |
| 6400 — Primes d'assurance personnel (KTG) | CHF 5'600 |
En variante, certaines PME utilisent un compte transitoire « Créances envers l'assurance KTG » (1109) au moment de la demande et le soldent à l'encaissement. Les deux approches sont valables si elles sont appliquées de manière cohérente.
Obligations de l'employeur : checklist opérationnelle
Pour gérer la KTG sans erreur, l'employeur — ou son fiduciaire — devrait vérifier périodiquement les points suivants :
- ✓Vérifier l'obligation d'adhésion : contrôler si une CCT ou une CCT générale impose la KTG et avec quels paramètres minimaux (franchise, durée, pourcentage).
- ✓Aligner franchise et obligation CO : la franchise d'assurance devrait couvrir au moins la période de continuation salariale légale pour la majorité des collaborateurs.
- ✓Déclarer correctement la masse salariale : des erreurs dans la masse assurée peuvent entraîner une réduction de l'indemnité en cas de sinistre.
- ✓Communiquer les absences en temps utile : de nombreuses polices exigent la déclaration dans les 30 jours suivant le début de la maladie.
- ✓Documenter le complément salarial : si l'on paie au-delà de 80 %, le définir par écrit dans le règlement du personnel ou le contrat individuel.
- ✓Rapprocher trimestriellement les remboursements : dans Accountex, comparer les créances KTG ouvertes avec les relevés de l'assureur pour éviter les postes en suspens.
- ✓Planifier le passage à l'AI : après épuisement des 720 jours KTG, le collaborateur peut avoir droit à une rente AI — activer la procédure auprès de l'office AI compétent.
KTG, LAA et assurance-salaires : différences essentielles
Confondre les couvertures d'assurance du personnel est une erreur fréquente. Voici comment les distinguer :
LAA (accidents)
Obligatoire. Couvre les accidents professionnels et non professionnels. Indemnité journalière à partir du 3e jour (80 % du salaire). Gérée séparément de la KTG.
KTG (maladie)
Volontaire ou imposée par CCT. Couvre uniquement la maladie. Franchise typique de 30 jours. Indemnité versée à l'employeur, et non au collaborateur.
Assurance-salaires (AS)
Couverture obligatoire de l'employeur en cas d'insolvabilité (LEFin). À ne pas confondre avec la KTG : elle protège les créances salariales des collaborateurs, elle ne couvre pas le risque maladie de l'entreprise.
Conclusion : planifier la KTG comme un investissement, et non comme un coût
Pour une PME suisse, l'assurance KTG n'est pas une option bureaucratique mais une composante structurelle de la gestion du personnel. Sans couverture, un cas de maladie prolongée d'un collaborateur clé peut éroder des mois de liquidités — surtout si l'entreprise complète volontairement le salaire à 100 %.
La clé réside dans l'alignement : entre l'obligation salariale CO (et cantonale), les paramètres de la police et les pratiques rémunératives internes. Avec Accountex, primes, salaires continués et remboursements KTG s'enregistrent de manière cohérente, garantissant une vision claire des coûts réels du personnel et simplifiant la clôture de l'exercice.
Avant de renouveler la police, il convient de simuler l'impact financier de différentes franchises et de vérifier l'adéquation de la masse salariale déclarée. Un fiduciaire ou un conseiller en droit du travail peut aider à calibrer la formule la plus adaptée au profil de risque de votre entreprise.