Pourquoi la refacturation des coûts exige de l'attention
Les consultants, bureaux d'études, entreprises de services et indépendants avancent souvent des frais pour le compte de leurs clients : billets de train, nuitées d'hôtel, licences logicielles, matériaux de chantier ou prestations de sous-traitants. La tentation est de les inscrire simplement sur la facture comme poste supplémentaire. En réalité, le traitement fiscal et comptable dépend de la manière dont la dépense est réglée contractuellement et de la façon dont elle est présentée au client.
En Suisse, la distinction fondamentale se fait entre les frais refacturables (avancés au nom et pour le compte du client, sans marge) et les refacturations avec marge (coûts de tiers facturés avec un supplément qui fait partie de votre contrepartie). La LTVA traite ces deux cas différemment : une erreur de classification peut entraîner une taxe due en trop, un risque de contrôle ou une distorsion de la marge opérationnelle.
Ce guide explique les règles applicables en 2026, avec des exemples pratiques pour les voyages, les matériaux et les prestations de tiers, et indique comment structurer les factures et la comptabilité — y compris avec un logiciel comme Accountex — pour éviter les erreurs les plus fréquentes.
Frais refacturables vs refacturation avec marge
Avant de facturer, clarifiez avec le client (idéalement dans le contrat ou l'offre) si les coûts de tiers sont simplement remboursés ou si vous appliquez un supplément. Voici une comparaison synthétique :
| Aspect | Frais refacturable | Refacturation avec marge |
|---|---|---|
| Définition | Coût de tiers avancé et refacturé au client au même montant, sans majoration | Coût de tiers facturé avec un supplément (pourcentage ou montant fixe) qui fait partie de la contrepartie |
| Base légale TVA | Art. 24 al. 6 let. b LTVA — exclusion de la base de calcul (partites de transit / Durchlaufposten) | Art. 24 al. 1 LTVA — contrepartie imposable ; la marge constitue un produit imposable |
| TVA sur le poste de refacturation | En règle générale exclue de la base imposable, si les conditions sont remplies | L'intégralité du montant facturé (coût + marge) est imposable |
| Taux applicable | Aucun sur le remboursement pur ; la TVA du fournisseur d'origine reste à la charge du destinataire effectif | Celui de la prestation principale (généralement 8,1 % ou 2,6 % pour les services/prestations réduites) |
| Comptabilisation | Compte transitoire dédié (partites de transit) ; ce n'est pas un produit | Produit imposable ; le coût d'achat est inscrit au compte de résultat |
| Documentation | Justificatif original du fournisseur, idéalement au nom du client, + mention séparée sur la facture (« pour le compte du client ») | Facture propre avec description de la prestation ; justificatifs internes pour la marge |
| Exemple typique | Billet CFF acheté pour le client et refacturé à CHF 85,00 (même montant) | Licence logicielle achetée à CHF 500 et facturée au client à CHF 575 (+15 %) |
Traitement TVA : les cinq conditions des frais refacturables
Selon l'art. 24 al. 6 let. b LTVA, les partites de transit (Durchlaufposten) sont des montants reçus à titre de remboursement de dépenses engagées au nom et pour le compte du client, exclus de la base imposable s'ils sont indiqués séparément et sans supplément. L'AFD exige, de manière cumulative, les conditions opérationnelles suivantes :
- 1Obligation contractuelle ou opérationnelle : le client a commandé la dépense ou l'a approuvée au préalable ; vous agissez en tant qu'intermédiaire, et non comme acquéreur définitif. Dans la mesure du possible, le document du fournisseur est au nom du client.
- 2Identité du montant : vous refacturez exactement le montant engagé (y compris la TVA du fournisseur d'origine, le cas échéant), sans aucun supplément. Pas d'arrondi en votre faveur, pas de « commission dissimulée ».
- 3Transparence sur la facture : le poste doit être clairement identifié comme remboursement de frais pour le compte du client, séparé de la contrepartie pour vos prestations.
- 4Destinataire effectif : l'avantage économique de la dépense revient au client ; conservez le justificatif qui le démontre (nom du client sur le document, référence au projet, destination du voyage) et transmettez-le au client.
- 5Aucun risque économique : vous n'assumez pas le risque d'insolvabilité du fournisseur tiers comme s'il s'agissait de votre propre coût d'exploitation ; le remboursement est prévu par le contrat avec le client.
Attention à la marge, même minime
Même un petit supplément — par exemple CHF 5,00 sur un billet de train — transforme l'intégralité du poste en prestation imposable. Dans ce cas, facturez la TVA sur le montant total (coût + supplément) au taux de la prestation principale. Si vous souhaitez vous dédommager de frais administratifs, mieux vaut un poste séparé « Frais de gestion » clairement identifié et imposable, plutôt qu'une marge dissimulée sur les remboursements.
Voyages, matériaux et prestations de tiers : règles pratiques
Chaque type de coût présente des nuances spécifiques. Voici comment les traiter correctement :
Voyages et déplacements
Les billets de train, vols, taxis, parkings et nuitées d'hôtel peuvent être remboursés en tant que frais refacturables si le voyage a été commandé par le client et que les justificatifs mentionnent la référence au projet. La TVA sur les nuitées (3,8 %) et sur les transports (8,1 %) reste celle du document d'origine.
Si vous facturez un « forfait déplacement » avec un montant forfaitaire supérieur aux coûts réels, l'excédent constitue une contrepartie imposable. Les kilomètres parcourus avec un véhicule personnel suivent les tarifs convenus ou celui fiscalement admis (à partir de 2026, jusqu'à CHF 0,75/km pour l'usage professionnel du véhicule privé) : si vous refacturez uniquement le tarif officiel sans marge, traitez-les comme un remboursement ; si vous appliquez une majoration, imposez l'intégralité du montant.
Matériaux et marchandises
Le bois, les composants électriques, les toners ou autres biens achetés pour un projet spécifique du client peuvent transiter en tant que frais refacturables s'ils sont achetés sur mandat du client. Sur la facture, indiquez la description du matériau, la quantité et la référence au document du fournisseur.
Si vous achetez des matériaux génériques pour votre stock et les imputez au client avec une refacturation majorée, il s'agit d'une cession de biens ou d'une prestation imposable — et non d'un frais refacturable. La TVA doit être calculée sur l'intégralité du montant de vente (généralement 8,1 % ou 2,6 % selon le bien).
Prestations de sous-traitants
Lorsqu'un sous-traitant vous facture mais que la prestation est pour le compte de votre client final, la situation est délicate. Si vous agissez en simple intermédiaire et refacturez la facture du sous-traitant sans marge, vous pouvez la traiter comme frais refacturable — à condition que le contrat avec le client le prévoie et que le sous-traitant soit mentionné.
Si vous intégrez la prestation du sous-traitant dans votre offre avec un prix unique (clé en main), la sous-traitance constitue votre coût d'achat et le prix au client est une contrepartie imposable. Ne mélangez pas les deux logiques sur la même facture.
Licences, droits et frais administratifs
Les licences logicielles, droits d'auteur, taxes d'enregistrement ou frais notariaux payés pour le compte du client sont des candidats idéaux pour la refacturation en frais refacturables, pour autant que le client en soit le bénéficiaire économique.
Les frais bancaires (commissions de virement) ou les frais postaux purement liés à un mandat du client peuvent suivre la même logique. Un forfait de gestion administrative, en revanche, doit être facturé séparément en tant que prestation propre.
Comment structurer la facture au client
Une facture correcte sépare nettement la contrepartie pour vos prestations des remboursements de frais. Structure recommandée :
| Section de la facture | Contenu | TVA |
|---|---|---|
| Prestations propres | Conseil, conception, main-d'œuvre — avec description, quantité, prix unitaire | 8,1 % (ou taux réduit le cas échéant) |
| Frais refacturables | Poste séparé « Frais avancés pour le compte du client » avec détail (date, fournisseur, montant) | Exclus de la base imposable (indiquer « Partites de transit art. 24 al. 6 let. b LTVA ») |
| Refacturations avec marge | Description de la prestation (p. ex. « Fourniture et installation de matériel ») avec prix global | TVA sur l'intégralité du montant au taux de la prestation |
| Annexes | Copie ou liste des justificatifs originaux (recommandé pour les montants élevés) | — |
Indiquez toujours la référence au mandat ou au contrat (numéro de commande, cahier des charges). Pour des montants supérieurs à CHF 500–1'000 par dépense individuelle, de nombreux clients et réviseurs exigent la copie du justificatif original : prévoyez-le dans votre processus.
Avec la méthode effective, les partites de transit exclues de la base imposable n'augmentent pas la TVA à verser sur votre facture : ne facturez pas de TVA sur le remboursement et ne la déduisez pas comme impôt préalable en transit. Avec la méthode des taux forfaitaires ou de la taxe forfaitaire, vérifiez avec votre conseiller si les remboursements influencent le chiffre d'affaires imposable.
Comptabilisation selon les normes suisses
Sur le plan comptable, les frais refacturables ne doivent pas gonfler le chiffre d'affaires ni les coûts opérationnels. Le flux correct :
- 1Achat : débitez un compte transitoire dédié « Frais pour le compte de tiers » (partites de transit / Durchlaufposten), en règle générale dans la classe 1 ou 2 du plan comptable, et créditez caisse, banque ou fournisseurs. N'inscrivez pas la dépense au compte de résultat et n'utilisez pas le compte 1190 standard (« Autres créances à court terme ») à cette fin.
- 2Refacturation au client : débitez la créance du client et créditez le même compte transitoire. Le solde du compte transitoire revient à zéro : aucun effet sur le compte de résultat.
- 3Refacturation avec marge : débitez la créance du client au prix de vente, créditez le produit (compte 3xxx) et débitez le coût d'achat (compte 4xxx/5xxx). La TVA doit être enregistrée sur l'intégralité de la contrepartie.
- 4TVA d'achat : si la dépense est refacturable, la TVA du fournisseur ne doit en principe pas être déduite de votre décompte, car vous n'êtes pas le destinataire effectif : transmettez les justificatifs au client. Si, en revanche, vous traitez le coût comme prestation propre ou refacturation avec marge, appliquez les règles ordinaires de déduction de l'impôt préalable.
Avec Accountex
Créez des catégories de dépenses distinctes pour « Frais refacturables — transitoire » et « Coûts de projet avec marge ». Associez chaque dépense au projet ou au client dès l'achat, afin qu'au moment de la facturation vous puissiez générer automatiquement le détail des remboursements. La séparation sur la facture entre prestations propres et frais refacturables réduit les erreurs de TVA et simplifie la clôture du compte transitoire en fin de mois.
Cinq erreurs fréquentes à éviter
1. Facturer de la TVA sur un remboursement pur
Appliquer 8,1 % sur un frais refacturable fait payer au client une taxe non due et gonfle votre décompte TVA. Vérifiez que le poste est correctement exclu de la base imposable.
2. Ne pas facturer de TVA sur une refacturation avec marge
Traiter une refacturation majorée comme frais refacturable pour « économiser » de la TVA au client est une erreur grave : l'AFD qualifie l'intégralité du montant comme contrepartie imposable.
3. Mélanger frais propres et frais refacturables
Un abonnement logiciel utilisé pour tous les clients n'est pas refacturable. Seules les dépenses clairement imputables à un mandat unique du client peuvent être remboursées.
4. Comptabiliser les remboursements comme produit
Inscrire les frais refacturables au compte de résultat fausse le chiffre d'affaires et la marge. Utilisez toujours un compte transitoire et vérifiez qu'il solde à zéro pour chaque projet clôturé.
5. Documentation insuffisante
En l'absence du justificatif original et du lien avec le mandat du client, un réviseur ou l'AFD peut reclasser les remboursements comme produits imposables rétroactivement.
Checklist opérationnelle avant chaque facture
Avant d'émettre une facture avec des postes de refacturation, vérifiez ces points :
- Le contrat ou la commande du client prévoit-il explicitement le remboursement des frais avancés ?
- Chaque frais refacturable dispose-t-il d'un justificatif avec référence au projet ou au client ?
- Le montant refacturé correspond-il exactement au coût engagé (aucune marge dissimulée) ?
- Les postes refacturables sont-ils séparés des prestations propres et identifiés comme tels ?
- Les refacturations avec marge comportent-elles la TVA sur le montant total au taux correct ?
- Le compte transitoire en comptabilité est-il aligné avec les factures émises et les justificatifs archivés ?
- Pour les dépenses non recouvrées auprès du client dans les délais convenus, avez-vous prévu une procédure de contre-passation ?
Un processus clair de refacturation des coûts protège la relation avec le client, maintient le compte de résultat propre et vous met à l'abri des contestations fiscales. Définissez les règles au début du mandat, documentez chaque dépense au moment de l'achat et séparez toujours les remboursements de votre contrepartie : ce sont trois habitudes qui éliminent la majorité des problèmes de TVA et de comptabilité.