Was «Steuerprüfung» in der Schweiz bedeutet
In der Schweiz gibt es keine einzige Finanzbehörde: Prüfungen können vom Kanton (Einkommens- und Vermögenssteuer), von der ESTV (MWST, Verrechnungssteuer, Stempel), von AHV-Ausgleichskassen oder einem Revisor kommen. Jede verlangt andere Dokumente, aber alle basieren auf derselben Regel: Jede Zahl muss belegbar sein (Art. 125 DBG).
Gesetzlich sind Bücher und Belege 10 Jahre nach Geschäftsjahresabschluss aufzubewahren (Art. 958f OR, GeBüV). Eine Prüfung für 2024 kann Dokumente ab 2015 verlangen. Wer alles in einem Ordner hortet, verliert Tage — und die Behörde kann nicht Belegtes schätzen (Art. 130 DBG).
Dieser Leitfaden liefert die operative Checkliste: welche Dokumente bereit halten, wie organisieren und wie reagieren, wenn die Vorladung kommt.
Prüfungsarten: wer was verlangt
Identifizieren Sie zuerst, welche Behörde Sie vorgeladen hat.
| Behörde | Gegenstand | Typische Unterlagen |
|---|---|---|
| ESTV (Bund) | MWST, Verrechnungssteuer, Stempel | MWST-Abrechnungen, Rechnungen mit MWST, Einkaufs/Verkaufsregister, ESTV-Korrespondenz |
| Kanton / Gemeinde | Einkommens- und Vermögenssteuer | Steuererklärungen, Jahresabschlüsse, Abzugsbelege, wesentliche Verträge |
| AHV-Ausgleichskasse | Arbeiterklassifikation, Löhne, Beiträge | Verträge, Lohnabrechnungen, Beitragszahlungsnachweise |
| Revisor / Handelsregister | Korrektheit Buchhaltung OR Art. 957a | Journal, Hauptbuch, Bilanzen, Anhang, GV-Protokolle |
Master-Checkliste: 8 Kategorien immer bereit
Wer diese acht Kategorien laufend pflegt, bewältigt eine Überraschungsprüfung in Tagen statt Wochen.
| Kategorie | Aufbewahrung | Idealzustand |
|---|---|---|
| Bücher und Jahresabschlüsse | 10 Jahre | Jährlich abgeschlossen, PDF-exportierbar |
| Ausgestellte und erhaltene Rechnungen | 10 Jahre | Nummeriert, mit Zahlungen verknüpft |
| Kontoauszüge und Abstimmungen | 10 Jahre | Vierteljährlich abgestimmt |
| Steuererklärungen | 10 Jahre | Kopie eingereicht + Eingangsbestätigung |
| MWST-Dokumentation (ESTV) | 10 Jahre | An Abrechnungen angeglichen |
| Wesentliche Verträge | Vertragsdauer + 10 Jahre | Unterzeichnet, nach Partner indexiert |
| Personal und AHV (bei Angestellten) | 10 Jahre | Lohnabrechnungen + Zeitnachweise |
| Behördenkorrespondenz | 10 Jahre | Ordner nach Jahr und Behörde |
Kategorie 1: Bücher und Jahresabschlüsse
Basis jeder Prüfung.
- 1Journal mit Datum, Text, Betrag, Soll/Haben für jede Buchung
- 2Hauptbuch mit prüfbaren Anfangs- und Endsalden
- 3Saldenliste vor und nach Abschlussbuchungen
- 4Genehmigte Bilanz und Erfolgsrechnung (GmbH/AG: GV-Protokoll)
- 5Anhang und Lagebericht falls Pflicht
- 6Anlageverzeichnis mit Abschreibungsplan
Kategorie 2: Rechnungen ausgestellt und erhalten
Jede Position braucht ein Belegdokument.
- 1Alle ausgestellten Rechnungen fortlaufend nummeriert, MWSTG-konform
- 2PDF oder Original jeder Eingangsrechnung mit sichtbarer MWST
- 3Gutschriften und Belastungen verknüpft mit Originalrechnungen
- 4Verträge oder Aufträge für hohe Beträge
- 5Zahlungsnachweis für Ausgangs- und Eingangsrechnungen
- 6Gemischte Aufwendungen: dokumentierter Geschäftsanteil
Kategorie 3: Kontoauszüge und Bankabstimmungen
Das Bankkonto ist die Referenz zur Buchhaltung.
- 1Vollständige Auszüge aller Geschäftskonten der Periode
- 2Bankabstimmungen (Buchsaldo = Banksaldo monatlich)
- 3Liste nicht abgestimmter Posten mit Erklärung
- 4Nachweis Überweisungen Privat/Geschäft
- 5Auslandszahlungen: Kurs, Rechnung, Zoll falls zutreffend
Kategorie 4: MWST-Dokumentation für die ESTV
Die ESTV prüft, ob jede Abrechnungszahl nachvollziehbar ist.
- 1Kopie jeder MWST-Abrechnung mit ESTV-Portalbestätigung
- 2Einkaufs- und Verkaufs-MWST-Register der Periode
- 3Liste Rechnungen mit abgezogener Vorsteuer
- 4Dokumentation effektive oder Saldosteuersatz-Methode
- 5ESTV-Korrespondenz: Anmeldung, Entscheide, Fristen
Kategorie 5: Personal, AHV und Entschädigungen
Bei Angestellten können Sozialversicherungen parallel prüfen.
- 1Arbeits- oder Werkverträge mit klarer Statusdefinition
- 2Vollständige Lohnabrechnungen jeden Monats
- 3Anwesenheits- oder Stundennachweise
- 4Nachweis AHV/IV/EO/BVG- und obligatorischer Versicherungszahlungen
- 5Dokumentation Entschädigungen nahestehende Personen
Kategorie 6: Steuererklärungen
Der Kanton vergleicht Erklärung mit Buchhaltung.
- 1Einkommens- und Vermögenssteuererklärung mit Anhängen
- 2Kopie eingereichte Erklärung und Veranlagungsentscheid
- 3Quittungen Akontozahlungen und Steuersaldo
- 4Belege Sonderabzüge: Säule 3a, 2. Säule, Schuldzinsen, Spenden
- 5Für GmbH/AG: Gesellschaftssteuer, dokumentierte Dividenden
Kategorie 7: Verträge und Sonderdokumente
Oft für Miete, Beratung, internationale Vorgänge.
- 1Büromietvertrag oder Homeoffice-Quote
- 2Verträge mit Hauptkunden und -lieferanten (> CHF 10'000)
- 3Verträge nahestehende Personen: Gesellschafter, Familie, Konzern
- 4Dokumentation ausserordentliche Vorgänge
- 5Korrespondenz Treuhänder und Revisor
Kategorie 8: Behördenkorrespondenz
Fristgerechte Antworten senken Zuschläge.
- 1Jedes Schreiben von ESTV, Kanton oder Sozialversicherung
- 2Kopie gesendeter Antworten mit Datum
- 3Beantragte Fristverlängerungen und Bestätigungen
- 4Internes Protokoll: Referent, übergebene Unterlagen, Daten
Während der Prüfung: 5 goldene Regeln
Die Zusammenarbeit beeinflusst das Ergebnis wie die Dokumente.
1. Vorladung sorgfältig lesen
Periode, Jahre und Behörde prüfen. Nichts Weglassen, was explizit verlangt wird.
2. Einen Ansprechpartner benennen
Inhaber oder Treuhänder: eine Person antwortet, um Widersprüche zu vermeiden.
3. Nicht «spontan» ohne Spur korrigieren
Fehler mit Dokumentation der Berichtigung melden.
4. Fristen einhalten
Kooperation senkt Zuschläge (Art. 151 DBG). Schriftliche Fristverlängerung vorher beantragen.
5. Kopie alles Abgegebenen aufbewahren
PDF «Prüfungspaket 2024» mit Index für Folgeverfahren.
Digitale Organisation: Ordnerstruktur
Standardstruktur vermeidet Panik:
Zertifizierte Cloud-Archivierung verknüpft Rechnung, Zahlung und Buchung — die Checkliste füllt sich mit der Zeit.
7 praktische Tipps
- Jährliche Internprüfung: 10 Rechnungen stichprobenartig mit Zahlung und Buchung
- Nicht auf die Vorladung warten zum Digitalisieren
- Archiv nach Steuerjahr, nicht ein Haufen «alles seit 2018»
- Bargeld: Kassenbuch mit jedem Beleg
- Erklärung und Buchhaltung vor Einreichung angleichen
- Treuhänder vor Prüfung Lesezugriff geben
- Prüfungsergebnis in 08_Pruefungen archivieren
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