Tutorial Cliente Accountex: la guida operativa completa

1. Cosa impari da questo tutorial

Obiettivi del tutorial

• Completare l'onboarding di un'azienda in meno di 15 minuti (account, 2FA, dati organizzazione, piano dei conti).
• Emettere la prima fattura QR-svizzera, contabilizzarla e riconciliarla con l'estratto conto bancario.
• Gestire le spese con OCR automatico, bulk scanner e regole di classificazione documentale.
• Generare una dichiarazione IVA AFC (effettivo o concordato) con export PDF e XML conforme.
• Produrre bilancio, conto economico, aging report e libro mastro esportati in PDF.
• Configurare collaboratori, API keys, privacy GDPR/nLPD e collegare un fiduciario esterno.

Struttura della guida

La guida è organizzata in 9 capitoli tematici più questa introduzione. Ogni capitolo segue lo stesso schema: scopo, percorso nell'app, step operativi numerati, note di attenzione e suggerimenti. Puoi leggerla dall'inizio alla fine al primo accesso, oppure usarla come manuale di consultazione rapida tramite l'indice laterale.

2. Primo accesso, sicurezza e onboarding azienda

In pochi minuti crei il tuo account, abiliti la 2FA, registri l'azienda e prendi confidenza con l'interfaccia. Questo capitolo copre le sezioni 1, 2 e 3 del manuale operativo.

Registrazione con email e password

Crea il tuo account Accountex dalla pagina /auth/register

1. Apri il browser e vai alla piattaforma. Clicca Registrati.
2. Compila Nome, Cognome, Email e Password (minimo 8 caratteri). Accetta termini e privacy.
3. Clicca Crea account. Controlla la casella email: riceverai un messaggio da Brevo con un link di verifica.
4. Clicca il link: vieni riportato in piattaforma con login automatico e redirect a /onboard.
5. Se non ricevi l'email entro 1-2 minuti controlla lo spam e usa il pulsante Reinvia email. Non è possibile registrare due account con la stessa email.

Registrazione o accesso con Google

In alternativa clicca Accedi con Google dalla pagina e seleziona l'account nel consent screen. Al primo accesso vieni portato a /onboard per creare l'organizzazione. /auth

Attivazione autenticazione a due fattori (2FA)

Proteggi l'accesso al tuo account da /settings/security

Creare l'organizzazione azienda

Al primo accesso con account verificato vieni indirizzato a /onboard

1. Seleziona Azienda come tipo di organizzazione.
2. Compila Ragione sociale, Forma giuridica (SA, Sagl, ditta individuale), Settore, Anno fiscale con date di inizio e fine.
3. Inserisci Indirizzo, NPA (minimo 4 cifre), Cantone, IBAN e Banca.
4. Opzionale: carica Logo (max 2 MB, JPG/PNG) e personalizza i prefissi fattura e sollecito.
5. Clicca Crea organizzazione.
6. Il sistema genera il piano dei conti svizzero di default, crea un abbonamento Free, marca l'utente come onboarded e ti reindirizza in dashboard.

Orientarsi nell'interfaccia

La dashboard (/) è organizzata in sidebar, header e area centrale. Le sezioni principali sono raggiungibili in un clic.

• Sidebar sinistra — navigazione principale: Dashboard, Fatture, Spese, Banche, Report, Impostazioni.
• Header — switch organizzazione (multi-org), ricerca globale, notifiche e menu utente.
• Fiscal Year Switcher — seleziona l'esercizio contabile di contesto: i report, le nuove registrazioni e le dichiarazioni IVA usano l'esercizio attivo.
• Command palette — premi Cmd+K (Mac) o Ctrl+K (Windows/Linux) per cercare cross-entity o lanciare azioni rapide come Nuova fattura.
• Pannello notifiche — la campana in header mostra le notifiche real-time (Socket.IO): segna come lette singolarmente o tutte insieme.
• Selettore lingua (IT/EN/DE/FR) e Chat FAB in basso a destra per conversare col fiduciario se associato.

3. Piano dei conti ed esercizi fiscali

Il piano dei conti è la spina dorsale della tua contabilità. Accountex lo genera in automatico con lo standard svizzero PMI al termine dell'onboarding, ma puoi personalizzarlo per il tuo settore. Questo capitolo copre le sezioni 4 e 5 del manuale.

Visualizzare e personalizzare il piano dei conti

Il piano dei conti è disponibile da /chart-of-accounts

• I conti sono mostrati in albero gerarchico raggruppati per tipo: Attivi, Passivi, Ricavi, Costi.
• Ogni riga mostra codice, nome, tipo e saldo progressivo.
• Espandi i conti padre cliccando la freccia per vedere i figli.
• Clicca sulla riga di un conto per aprire il libro conto con elenco movimenti e saldo progressivo.
• Dal dettaglio puoi esportare il libro conto in PDF (endpoint /api/reports/account-ledger/pdf).
• Trascina i conti per riordinarli o spostarli sotto un nuovo padre (drag & drop).

Creare un nuovo conto

Se il tuo settore richiede conti specifici puoi aggiungerli in qualsiasi momento.

1. Clicca Nuovo conto dall'elenco.
2. Inserisci Codice (es. 4400), Nome, Tipo (attivo, passivo, ricavo, costo).
3. Imposta Gruppo e facoltativamente Conto padre per la gerarchia.
4. Clicca Crea. Il conto è disponibile immediatamente nei selettori delle registrazioni.
5. Un conto con movimenti non si può eliminare: usa Disattiva per nasconderlo dai nuovi inserimenti mantenendo lo storico.

Regole documento e classificazione automatica

Oltre alle scanner rules dell'OCR, puoi definire regole generiche di classificazione documentale collegate al piano dei conti. Imposta priorità, condizione (categoria, parola chiave, fornitore) e azione (assegna conto, aliquota IVA, tag). Clicca Applica regole per riprocessare retroattivamente documenti esistenti.

Gestire gli esercizi fiscali

Ogni anno contabile è un esercizio fiscale separato, gestito da /fiscal-years

1. Clicca Nuovo esercizio e inserisci Nome (es. 2026), Data inizio e Data fine.
2. L'esercizio corrente viene evidenziato. Usa il Fiscal Year Switcher in header per cambiare contesto nei report.
3. Puoi avere più esercizi aperti contemporaneamente per gestire registrazioni a cavallo.
4. Un esercizio chiuso resta consultabile per storico ma non accetta nuove registrazioni.

Chiudere un esercizio

La chiusura è un processo multi-step guidato che verifica l'integrità dei dati prima di congelare l'esercizio.

1. Seleziona l'esercizio e clicca Anteprima chiusura: rivedi conti di apertura, risultato d'esercizio e registrazioni suggerite.
2. Clicca Anteprima con rettifiche per aggiungere scritture di fine anno (ratei, risconti, ammortamenti).
3. Scarica il Report pre-chiusura (/api/reports/pre-closing/pdf) che elenca registrazioni in bozza, conti non riconciliati e anomalie. Risolvi le issue prima di procedere.
4. Clicca Chiudi esercizio: lo stato diventa closed, i saldi di apertura sono generati automaticamente per l'esercizio successivo e non puoi più creare registrazioni con data nell'esercizio chiuso.

4. Fatturazione: clienti, fatture, note di credito e solleciti

La sezione vendite è il cuore operativo quotidiano: emetti fatture QR-svizzere, gestisci note di credito, fatture ricorrenti, template riga, centri di costo e solleciti di pagamento. Questo capitolo copre le sezioni 6-13 del manuale.

Anagrafica clienti

Gestisci la tua rubrica clienti da /clients

1. Clicca Nuovo cliente dalla lista.
2. Compila Ragione sociale, Indirizzo, NPA/Città, Email e Partita IVA se applicabile.
3. Clicca Crea. Il cliente è subito disponibile nei selettori fattura.
4. Usa la barra di ricerca in alto per filtrare per nome, P.IVA o email. Un cliente con fatture collegate non si può eliminare: modificalo o disattivalo.

Emettere una fattura

Le fatture seguono un flusso bozza → inviata → contabilizzata → pagata, gestito da /invoices

1. Clicca Nuova fattura. Seleziona il Cliente (o creane uno al volo).
2. Imposta Data emissione e Data scadenza.
3. Aggiungi le Righe: Descrizione, Quantità, Prezzo unitario, Conto ricavo, Aliquota IVA (7.7%, 2.5%, 3.7% o esente).
4. Opzionale: seleziona Valuta estera (i tassi FX vengono applicati alla contabilizzazione) e associa un Centro di costo.
5. Il sistema calcola automaticamente subtotale, IVA per aliquota e totale. Il numero è progressivo per esercizio con il prefisso definito in impostazioni.
6. Clicca Salva in bozza, poi Invia per inviarla al cliente, Contabilizza per generare le scritture (conti 1100 crediti, ricavi, 2170 IVA dovuta), Segna come pagata al ricevimento del pagamento.

Stati della fattura

Note di credito

Per stornare totalmente o parzialmente una fattura clicca Nuova nota di credito in /invoices o vai direttamente in /invoices/new/credit-note

Fatture ricorrenti

Per abbonamenti o canoni periodici crea un template ricorrente con frequenza (mensile, trimestrale, annuale) e data prossima emissione. Le fatture vengono generate automaticamente in bozza via cron con notifica recurring_invoice_generated. Percorso: /invoices/recurring

Template righe fattura

Velocizza la creazione ricorrente salvando template di riga (descrizione, importo, conto ricavo, aliquota IVA). Durante la creazione fattura clicca Inserisci da template. Percorso: /invoices/templates

Centri di costo e allocazione

Configura centri di costo per analisi di marginalità per progetto, reparto o linea di business. Disponibili in fatture, spese, registrazioni e budget. Regole di allocazione automatiche in /invoices/cost-centers con simulazione prima dell'esecuzione. Percorso: /invoices/cost-centers

Solleciti di pagamento

Recupera i crediti scaduti con solleciti progressivi su 3 livelli, gestiti da /reminders

1. Clicca Nuovo sollecito. Dalla lista delle fatture scadute seleziona quelle da sollecitare.
2. Scegli il Livello (1, 2 o 3). Gli interessi e le commissioni sono calcolati automaticamente dalle impostazioni organizzazione.
3. Salva: il sistema crea il sollecito in /reminders/[id] con numero progressivo.
4. Clicca Scarica PDF (/api/reminders/pdf) o Invia via email al cliente.
5. Usa Genera in batch per creare solleciti multipli in un colpo solo. Il cron /api/cron/payment-reminders può escalare automaticamente 1 → 2 → 3 se abilitato.

Giornale contabile

Per registrazioni manuali di prima nota (es. ammortamenti, ratei, riclassifiche) usa il giornale in /journal

1. Clicca Nuova registrazione. Inserisci Data e Descrizione.
2. Aggiungi almeno due righe (Dare/Avere) selezionando Conto e Importo. Il sistema valida che totale dare = totale avere.
3. Opzionale: associa righe a un Centro di costo o collega la registrazione a una fattura, spesa, transazione bancaria o cespite.
4. Salva in bozza (draft). Per contabilizzarla clicca Contabilizza: stato posted, numero progressivo assegnato.
5. Per annullare una registrazione contabilizzata clicca Storna: viene creata una registrazione inversa collegata. Registrazioni ricorrenti in /journal/recurring (cron /api/cron/recurring).

5. Spese, fornitori, OCR e archivio documenti

Accountex automatizza la gestione delle spese con OCR AWS Textract integrato, bulk scanner multi-documento, regole fornitore e archiviazione certificata con sigillo TSA. Questo capitolo copre le sezioni 14-17 del manuale.

Registrare una spesa manuale

Per inserire spese senza OCR o per correzioni puntuali usa il form in /expenses

1. Clicca Nuova spesa.
2. Compila Fornitore (o creane uno al volo), Data, Importo, Conto spesa, Aliquota IVA.
3. Opzionale: carica Allegato (upload S3, max 10 MB) e associa un Centro di costo.
4. Salva. Il numero è progressivo. Clicca Contabilizza per generare la registrazione su conto costo e IVA recuperabile.
5. Al pagamento clicca Segna come pagata: la lista Da pagare si aggiorna automaticamente.

OCR automatico e bulk scanner

Il motore OCR AWS Textract è integrato nel form spese e nel bulk scanner /tools/bulk-scanner

• Carica un documento JPEG, PNG, TIFF o PDF (max 10 MB). Il PDF viene convertito in PNG lato client prima dell'OCR.
• Il sistema estrae: Fornitore, Data, Importo, IVA, Descrizione. I conti suggeriti provengono dal tuo piano dei conti.
• Conferma i valori proposti o modificali, poi Salva. Ogni scansione incrementa l'usage OCR del piano (errore 429 se superato).
• In /tools/bulk-scanner carica più documenti: pendente → processing → completato. Per ogni item rivedi i dati e clicca Conferma per creare spesa o fattura.
• In /tools/scanner-rules crea regole automatiche: es. "se fornitore contiene Swisscom imposta conto 6500 e IVA 7.7%". Le regole si applicano in ordine di priorità.

Caricamento spese in blocco

Per elaborare grandi volumi (es. mese di scontrini) vai in /expenses/bulk

Anagrafica fornitori

Gestisci fornitori con IBAN, sconti cassa e regole di conto predefinite da /suppliers

Archivio documenti e integrità

Tutti i documenti caricati (spese, fatture ricevute, altro) sono archiviati in /documents

• Hash SHA-256 calcolato su ogni documento a garanzia dell'integrità.
• Firma digitale RSA-PSS per autenticità.
• Timestamp TSA (marca temporale certificata) per prova della data.
• Retention policy configurabile (retentionUntil). Pulsante Verifica integrità per ricontrollare hash e firma in qualsiasi momento.

6. Banche e riconciliazione

Accountex riconcilia automaticamente le transazioni bancarie con fatture e spese, eliminando il lavoro manuale. Importa l'estratto in CAMT, CSV o Excel una volta sola: il sistema impara la mappatura colonne. Questo capitolo copre la sezione 18 del manuale.

Import estratto conto

Importa gli estratti conto da /tools/bank-statement-import

1. Clicca Nuovo import. Carica il file (CSV, Excel o CAMT ISO 20022).
2. Al primo caricamento configura la Mappatura colonne (BankAccountMapping) indicando data, importo, descrizione, riferimento.
3. Salva la mappatura: viene riutilizzata ai prossimi import della stessa banca.
4. Rivedi l'anteprima transazioni ed escludi eventuali righe non rilevanti.
5. Conferma: il sistema crea un BankStatement con le BankTransaction parsate. Apri /tools/bank-statement-import/[id] per rivedere import precedenti.

Riconciliazione automatica

In dashboard o nella sezione banche clicca Transazioni non riconciliate → Abbinamento automatico. Il sistema cerca fatture e spese corrispondenti per importo, data e cliente/fornitore. Rivedi le proposte e clicca Conferma per accettarle in blocco o individualmente.

Riconciliazione manuale

Per transazioni non matchate automaticamente selezionane una e clicca Riconcilia con documento. Scegli la fattura o spesa da abbinare, conferma. Il sistema registra il pagamento e aggiorna lo stato del documento.

Azioni sulla singola transazione

Oltre al match, sulla transazione hai quattro azioni dirette che creano o aggiornano dati collegati.

• Crea spesa da transazione — precompila una spesa con data, importo e descrizione della transazione.
• Registra pagamento — segna una fattura o spesa selezionabile come pagata.
• Crea registrazione manuale — apri una scrittura di prima nota già collegata alla transazione.
• Ignora — escludi la transazione dalle proposte future (movimenti interni, giroconti già registrati).

7. IVA, imposte cantonali, cespiti e budget

Questo capitolo raccoglie le funzioni fiscali e di pianificazione: dichiarazione IVA AFC, imposte cantonali, cespiti con ammortamenti e budget mensili. Copre le sezioni 19-22 del manuale.

Dichiarazione IVA AFC

Genera la dichiarazione IVA trimestrale o semestrale in modalità effettivo o concordato da /vat/afc-declaration

1. Clicca Nuova dichiarazione.
2. Seleziona il Periodo (trimestre o semestre) e il Metodo IVA (effettivo o concordato, configurato in Impostazioni organizzazione).
3. Clicca Genera: il sistema calcola i totali per aliquota (7.7%, 2.5%, 3.7%) con dati eCH conformi.
4. Rivedi la dichiarazione. Esporta in PDF (/api/vat/declaration/pdf) o XML conforme AFC (/api/vat/declaration/xml).
5. Dopo l'invio all'AFC apri la dichiarazione e clicca Segna come inviata. Conserva PDF e XML come prova.

Imposte cantonali (in preparazione)

La pagina dedicata alla dichiarazione cantonale è attualmente in preparazione. Nel frattempo genera Conto economico (/reports/income-statement) e Bilancio (/reports/balance-sheet) per l'esercizio di interesse, esportali in PDF e inoltrali al tuo fiduciario o cantone tramite chat o richiesta documenti.

Cespiti e ammortamenti

Gestisci il registro cespiti con categorie, metodo di ammortamento e piani automatici da /assets

1. In /assets/categories crea Nuova categoria con Nome, Metodo (lineare o degressivo), Aliquota, Conti (cespite, fondo, costo ammortamento).
2. In /assets clicca Nuovo cespite. Compila Descrizione, Valore d'acquisto, Data acquisto, Categoria, Metodo.
3. Dal dettaglio clicca Anteprima ammortamento per il periodo, poi Contabilizza ammortamento per registrarlo.
4. Usa Contabilizza ammortamenti di periodo per processare tutti i cespiti in batch.
5. Alla vendita o rottamazione clicca Dismetti: indica data e valore di realizzo. Il sistema genera la registrazione di dismissione.

Budget e confronto con consuntivo

Pianifica il budget annuale per conto e centro di costo in /budget. Crea un Nuovo budget collegato all'esercizio, aggiungi righe con importi mensili e confronta budget vs consuntivo con getComparison (scostamento per ogni conto). Esporta in PDF. Percorso: /budget

8. Report contabili ed export dati

Tutti i report sono generabili on-demand e esportabili in PDF. Usali per controllo interno, richiesta del fiduciario, revisione o audit. Questo capitolo copre le sezioni 23-24 del manuale.

Export contabile per altri software

Per inviare il giornale contabile a revisore, fiduciario o migrare a un altro gestionale esporta il file in formato Abacus, Banana, DATEV o CSV generico. Scegli periodo e formato, il file viene scaricato. Percorso: /tools/accounting-export

9. SEPA, migrazione dati e consolidamento

Le funzioni avanzate gestiscono pagamenti SEPA, migrazione da gestionali precedenti e consolidamento multi-società.

Pianificazione pagamenti SEPA (pain.001)

Automatizza i pagamenti fornitori generando file pain.001 SEPA XML da caricare nell'home banking. Percorso: /tools/payment-planning

1. Clicca Nuova proposta. Seleziona Data valuta e criteri (fatture/spese in scadenza entro N giorni).
2. Il sistema genera una proposta con importi e beneficiari. Apri e usa Includi/Escludi per ogni voce.
3. Controlla totali e clicca Approva → Esegui pagamenti: viene generato il file pain.001 (SEPA XML) scaricabile.
4. Carica il file nell'home banking della tua banca per eseguire i bonifici in massa. Il sistema crea un PaymentBatch con le voci tracciate.

Migrazione dati da altro gestionale

Il wizard guidato importa clienti, fornitori, saldi di apertura, fatture aperte e movimenti bancari da DATEV, Banana, Abacus o CSV generico. Il rilevamento del formato è automatico (detectFormat), puoi scaricare template CSV per correzioni e riprendere la migrazione in un secondo momento. Percorso: /tools/data-migration

Consolidamento multi-società

Se gestisci un gruppo di società correlate, puoi generare bilancio e conto economico consolidati con eliminazioni intercompany. Percorso: /consolidation

• Crea un gruppo in /consolidation/new con valuta di presentazione e organizzazione capogruppo.
• Aggiungi membri con metodo (integrale, patrimoniale, proporzionale), quota e valuta funzionale.
• Mappatura conti locale → conto di gruppo con Auto-mappa e correzioni manuali.
• Regole intercompany con pattern di conti e riconciliazione automatica dei saldi reciproci.
• Export bilancio e CE consolidati in PDF, snapshot storici per confronto periodico.

10. Impostazioni, collaboratori, billing e fiduciario

L'ultimo capitolo copre tutte le configurazioni: profilo, collaboratori, abbonamento, privacy, API, audit log, interazione con il fiduciario e FAQ di troubleshooting. Copre le sezioni 29-38 del manuale.

Profilo utente e sicurezza

Visualizza e modifica il tuo profilo (nome, email, immagine, data creazione). L'email non è modificabile. Configura 2FA e cambio password in /settings/security. Percorso: /settings/profile

Gestire i collaboratori

Invita membri del team a collaborare nell'organizzazione. Clicca Invita collaboratore, inserisci email, il sistema invia l'invito. Gli inviti pendenti si gestiscono con Annulla invito; i collaboratori attivi si possono rimuovere in qualsiasi momento. Il limite dipende dal piano. Percorso: /settings/collaborators

Abbonamento e billing Stripe

Visualizza il piano attuale (Gratis, Full), limiti (OCR/mese, storage, collaboratori) e cambia piano con checkout Stripe. In /settings/billing trovi lo storico fatture Stripe con download PDF. Percorso: /settings/subscription

Privacy, GDPR e nLPD

Gestisci i consensi (DataConsent), richiedi la cancellazione dei dati (diritto all'oblio), esporta i tuoi dati (portabilità). Il registro trattamenti (Art. 30 GDPR / Art. 12 nLPD) è disponibile in /settings/privacy/registro-trattamenti. Percorso: /settings/privacy

API keys e webhook

Genera API keys con scopes specifici (invoices:read, expenses:write) per integrazioni esterne. Configura webhook con URL, eventi (invoice.*, expense.*, ecc.) e secret HMAC. Test del webhook con pulsante Invia test (test.ping). Percorso: /settings/api

Audit log

Tutte le mutazioni (create, update, delete) sono tracciate nell'audit log. Filtra per utente, azione, data o entità; apri una voce per vedere il diff prima/dopo. Le chiavi sensibili (password, token) sono sanitizzate. Percorso: /audit-log

Collegare un fiduciario

Se la tua azienda è assistita da un fiduciario puoi collegarti in due modi: via invito email o tramite codice associazione.

1. Se ricevi un email di invito clicca il link, accedi (o registrati) e conferma l'associazione.
2. Se il fiduciario ti fornisce un codice FID-... vai in /settings o nel banner dashboard, clicca Collega fiduciario, inserisci il codice e clicca Richiedi associazione.
3. Una volta associato clicca il FAB chat in basso a destra per comunicare in tempo reale (WebSocket) e rispondere alle richieste documenti.
4. Per rimuovere il fiduciario vai in /settings scheda Fiduciario e clicca Rimuovi fiduciario: perde accesso ai dati della tua organizzazione.

FAQ e troubleshooting

Problemi comuni e soluzioni veloci. Per supporto diretto clicca Supporto in header o sidebar: apre un ticket interno con possibilità di allegare file.