Ce que vous apprendrez

Ce manuel est destiné aux personnes travaillant dans une organisation de type fiduciaire sur Accountex : comptables, experts et équipes de révision qui gèrent plusieurs mandats pour des sociétés clientes suisses.

Il couvre à la fois les fonctions propres au rôle fiduciaire (mandats, chat, demandes de documents, consolidation) et le travail comptable effectué au nom du client dans le contexte actAs. En suivant les 8 sections opérationnelles vous maîtriserez l'ensemble du flux de travail du cabinet.

Conventions : les chemins en code comme /fiduciary/mandates sont des URL de l'application, les actions UI sont en gras. Toutes les URL sont localisées /[locale]/... pour IT/EN/DE/FR.

Pour les procédures comptables détaillées (factures, dépenses, TVA) ce manuel renvoie au Tutoriel Client : elles sont identiques mais exécutées en contexte actAs.

Premier accès, onboarding et tableau de bord

Avant de pouvoir inviter des clients vous devez créer correctement votre organisation fiduciaire. Le processus prend quelques minutes mais détermine le code d'association FID-… que vous utiliserez pour lier les mandats.

Inscription et sécurité du cabinet

En tant que fiduciaire vous êtes responsable des données de vos clients : la sécurité doit être maximale dès le premier accès.

Ouvrez /auth/register et saisissez prénom, nom, e-mail professionnel du cabinet et mot de passe d'au moins 8 caractères.
Confirmez l'e-mail reçu de Brevo. La connexion est automatique et vous êtes redirigé vers /onboard.
Activez immédiatement la 2FA dans /settings/security et conservez les codes de sauvegarde dans le coffre du cabinet.
Pour les connexions suivantes utilisez e-mail/mot de passe ou Google OAuth depuis /auth.
En cas de perte utilisez /auth/forgot-password pour recevoir un lien de réinitialisation par e-mail.

Créer l'organisation fiduciaire

Dans /onboard, à la question "Quel type d'organisation souhaitez-vous créer ?" sélectionnez Fiduciaire. Remplissez la raison sociale, forme juridique, adresse, NPA (≥4 chiffres), canton, IBAN et banque. Le système génère alors un code d'association FID-… unique visible dans /settings ou dans la section mandats.

Téléchargez immédiatement le logo du cabinet (max 2 Mo) : il sera appliqué aux PDF générés pour le compte des clients s'il est configuré dans /settings. Le plan initial est free : envisagez une mise à niveau si vous gérez plus de quelques clients.

Tableau de bord et orientation

L'interface est identique à celle d'une entreprise, avec quelques entrées supplémentaires conçues pour le cabinet :

Barre latérale Fiduciaire avec Mandats (/fiduciary/mandates) et Demandes de documents (/fiduciary/document-requests).
Sélecteur "Acting as" avec bannière en en-tête rappelant quel client vous gérez.
Chat FAB affichant les conversations avec tous les clients actifs et un badge pour les messages non lus.
Badge de notifications incluant les événements clients (documents téléchargés, demandes complétées, invitations reçues).
Fiscal Year Switcher en contexte actAs pour basculer rapidement entre les exercices du client pendant la révision.

Une bannière spéciale apparaît si une de vos invitations a été refusée : vous pouvez la retirer de la liste principale avec dismissRejection tout en la conservant dans l'historique.

Mandats : inviter, associer et créer des clients gérés

Chaque relation client dans Accountex est représentée par un mandat (enregistrement FiduciaryAssociation). La liste complète est dans /fiduciary/mandates avec des filtres par statut (en attente, actif, refusé, terminé) et recherche par nom de société.

Vue d'ensemble des mandats

Ouvrez /fiduciary/mandates pour la liste ou /fiduciary/mandates/[id] pour le détail d'un mandat. Vous avez trois façons d'établir une relation client, à choisir selon le degré d'autonomie du client.

Méthode	Quand l'utiliser	Statut initial
Invitation par e-mail	Le client participe activement : inscription, connexion, visibilité complète.	En attente → Actif
Code FID-…	Le client possède déjà un compte et demande lui-même l'association.	Demande → Actif
Client géré	Comptabilité totalement déléguée ; le client n'opère pas sur le système.	Actif immédiat

Inviter une société cliente

Depuis le menu /fiduciary/mandates cliquez sur Inviter client (ou Nouveau mandat) pour envoyer un lien d'adhésion par e-mail.

Cliquez sur Inviter client ou Nouveau mandat dans la page des mandats.
Saisissez l'e-mail du référent de la société cliente.
Ajoutez un message personnalisé (facultatif mais recommandé).
Cliquez sur Envoyer l'invitation : un enregistrement FiduciaryInvitation est créé et un e-mail envoyé au client.
L'invitation apparaît dans la liste comme En attente ; quand le client l'accepte, le mandat devient Actif.

Association par code fiduciaire

Si le client possède déjà un compte Accountex il peut auto-demander l'association en saisissant votre code FID-… dans son espace. La demande apparaît dans /fiduciary/mandates sous Demandes en attente : examinez les informations de la société et cliquez sur Approuver ou Refuser.

Le code FID-… est visible dans /settings → Organisation → Code d'association de la fiduciaire (lecture seule). Copiez-le et communiquez-le au client via un canal sécurisé.

Créer directement un client géré

Lorsque le client n'a pas (encore) de compte Accountex et que vous préférez gérer entièrement sa comptabilité, utilisez le bouton Créer client géré. En une seule transaction le système crée une organisation entreprise avec le flag managed:true, un abonnement free, le plan comptable suisse, le premier exercice fiscal, une FiduciaryAssociation déjà approved et un chat prêt à l'emploi.

Dans /fiduciary/mandates cliquez sur Créer client géré.
Section Données société : raison sociale, forme juridique, secteur, UID et N° TVA (facultatifs).
Section Siège : rue, NPA 4 chiffres, ville, canton.
Paramètres comptables : début/fin d'exercice, année comptable, IBAN et banque.
Cliquez sur Créer client géré : le mandat est immédiatement actif.

Si plus tard le client souhaite accéder, inscrivez-le sur /auth/register avec son e-mail et ajoutez-le comme membre de l'organisation managed existante ; puis ajustez la visibilité avec le toggle d'accès client.

Contexte actAs : opérer comme le client

Une fois un mandat approuvé, vous accédez à la comptabilité du client via le paramètre ?actAs=<orgId>. Tous les appels tRPC/API incluent automatiquement l'en-tête x-acting-as-org et chaque action est tracée dans le journal d'audit du client avec votre userId comme auteur.

Démarrer et quitter le contexte actAs

Ouvrez /fiduciary/mandates et sur la ligne du mandat cliquez sur Accéder, ou ouvrez le détail et cliquez sur Ouvrir la comptabilité.
L'URL prend la forme /?actAs=<orgId> et la bannière "Vous opérez en tant que <Nom Société Cliente>" apparaît en en-tête.
Vous naviguez tableau de bord, factures, dépenses, rapports et TVA du client avec les droits owner de la société.
Pour sortir cliquez sur Quitter le client dans la bannière, ou retournez sur /fiduciary/mandates sans paramètre.

Astuce : utilisez plusieurs onglets du navigateur pour travailler sur plusieurs clients en parallèle (un onglet par client).

Opérer sur la comptabilité

Vous effectuez toutes les opérations comptables comme le ferait l'entreprise. Chaque mutation est enregistrée avec votre utilisateur comme auteur. Ne modifiez pas les paramètres sensibles (IBAN, données fiscales) sans accord avec le client : vous pourriez rompre des flux de paiement existants.

Double contrôle du contexte : avant chaque opération significative vérifiez la bannière "Acting as …" en en-tête pour ne pas enregistrer d'opérations chez le mauvais client.

Gérer l'accès du client à sa comptabilité

Sur les mandats actifs vous pouvez décider si le client peut voir/modifier sa propre comptabilité ou si la gestion est exclusive au cabinet (mutation toggleClientAccountingAccess, champ allowClientAccountingAccess). L'interrupteur est dans l'onglet mandat à /fiduciary/mandates/[id].

Pendant les clôtures annuelles : désactivez l'accès pour empêcher des écritures client pendant que vous effectuez des ajustements.
Pour les clients gérés : évitez les accès accidentels quand le client n'a pas intérêt à opérer.
Pendant les périodes de consolidation : maintenez les soldes stables pendant que vous travaillez le cluster multi-mandats.

Le changement est immédiat : au prochain chargement le client verra un écran "comptabilité gérée par le fiduciaire". L'action est enregistrée dans le journal d'audit et le client reçoit une notification.

Communication : chat, demandes de documents et upload public

Accountex offre trois canaux complémentaires pour collecter informations et documents auprès des clients. Utilisez le bon selon le niveau de formalité requis.

Chat fiduciaire-client

Ouvrez le FAB chat en bas à droite pour voir les conversations avec tous les clients actifs, ou cliquez sur Chat depuis le détail du mandat. La livraison est en temps réel via Socket.IO (salle org:[id]).

Pièces jointes directes via icône trombone (ChatMessage supporte les pièces jointes).
Badge FAB avec total des messages non lus (getTotalUnread) ; marquage lecture automatique à l'ouverture.
Notification push/e-mail au client s'il l'a configurée dans son organisation.
Idéal pour des clarifications rapides ; pour des demandes formelles avec suivi et échéances utilisez les Demandes de documents.

Demandes de documents aux clients

Depuis le menu /fiduciary/document-requests créez des demandes formelles avec lien public que le client ouvre sans connexion. Chaque document téléchargé est automatiquement scellé (SHA-256 + RSA-PSS + TSA) pour l'audit.

Cliquez sur Nouvelle demande et sélectionnez le client destinataire parmi les mandats actifs.
Remplissez titre (ex. "Documents TVA T2 2026"), description et liste des documents demandés.
Définissez une échéance facultative pour activer les rappels automatiques.
Le système crée un token unique, envoie un e-mail au client avec le lien /r/[token] et génère la notification document_request_pending.
Suivez l'état des uploads dans /fiduciary/document-requests/[id] avec timeline et téléchargement d'intégrité.
Envoyez un rappel manuel depuis le détail ou laissez /api/cron/document-reminders envoyer des rappels automatiques jusqu'à complétion.

Chaque document téléchargé est scellé avec hash SHA-256 + signature RSA-PSS + horodatage TSA : horodatage certain pour audit et contrôles AFC. Vous pouvez aussi créer des modèles de demandes récurrentes depuis le routeur document-request-template.

Upload public client /r/[token]

Le client reçoit l'e-mail avec le lien /r/[token], ouvre une page publique sans connexion affichant le nom du fiduciaire, le titre de la demande et la liste des documents. Il télécharge chaque fichier (max 10 Mo via URL présignée S3) ; à la fin vous recevez e-mail + notification document_uploaded.

Si le client signale que le lien ne fonctionne pas, probablement le token est expiré ou la demande déjà complétée. Créez une nouvelle demande et envoyez le nouveau lien ; si cela persiste, ouvrez un ticket de support avec l'ID de la demande.

Clôtures d'exercice, TVA et rapports

Pour chaque client géré vous exécutez typiquement un cycle de clôture pré-vérifié, la déclaration TVA AFC et la production des rapports clés pour la révision annuelle.

Flux de clôture d'exercice

Dans /fiscal-years sélectionnez l'exercice et cliquez sur Aperçu clôture ; à l'étape Rapport pré-clôture téléchargez le PDF (/api/reports/pre-closing/pdf) avec écritures en brouillon, comptes non rapprochés et documents manquants.
Complétez les rapprochements bancaires dans /tools/bank-statement-import et les amortissements en /assets.
Enregistrez les provisions et ajustements de fin d'année dans /journal.
Remplissez les notes financières dans /reports/financial-notes : faites revoir au client en Brouillon, puis passez en Définitive.
Dans /fiscal-years utilisez closingPreviewWithAdjustments pour l'aperçu avec ajustements et envoyez au client pour confirmation.
Cliquez sur Clôturer : le statut devient closed, les soldes d'ouverture sont générés ; exportez le journal depuis /tools/accounting-export pour les archives du cabinet.

Ne clôturez l'exercice qu'après que la pré-clôture est "verte" (aucun avertissement) et après confirmation explicite du client sur les notes financières. La clôture est une opération délicate à ne pas précipiter.

Déclaration TVA AFC

En contexte actAs ouvrez /vat/afc-declaration pour gérer les déclarations périodiques pour chaque client.

Cliquez sur Nouvelle déclaration et sélectionnez la période et la méthode (effectif/convenu).
Cliquez sur Générer et vérifiez les totaux par taux.
Exportez le XML depuis /api/vat/declaration/xml pour upload sur le portail AFC.
Exportez le PDF pour les archives client et attachez-le au chat comme preuve du dépôt.
Après soumission au portail, cliquez sur Marquer comme soumise pour clôturer le statut.

Rapports périodiques pour révision

Pour chaque client et à intervalles réguliers produisez l'ensemble standard de rapports, attachables au chat pour revue avec le client :

Bilan (/reports/balance-sheet) et compte de résultat (/reports/income-statement) en PDF.
Balance de vérification (/reports/trial-balance) et grand livre / livres auxiliaires (/reports/subsidiary-ledger) essentiels pour révision et contrôles AFC.
Livre de compte pour un compte unique depuis /chart-of-accounts/[code] → Exporter PDF livre de compte (/api/reports/account-ledger/pdf).
Aging clients/fournisseurs (/reports/aging) pour surveiller encaissements et paiements.
Analyse des centres de coûts (/reports/cost-center-analytics) et rapport devises pour clients multidevise.
Rapport budget depuis /budget/[id] → Exporter PDF (/api/reports/budget/pdf) pour comparaison prévisions/réel.

Pour archive historique stable utilisez les snapshots de consolidation (section Consolidation) ou l'export comptable /tools/accounting-export avec formats Abacus, Banana, DATEV et CSV.

Consolidation multi-mandats

Si vous gérez plusieurs sociétés liées (groupe de sociétés d'un même client) vous pouvez créer des groupes de consolidation dans /consolidation avec mapping de comptes, réconciliation intercompany et ajustements.

Créer et gérer un groupe de consolidation

Allez sur /consolidation/new et saisissez nom du groupe, devise de présentation, société mère.
Dans /consolidation/[groupId]/members ajoutez les membres (getAvailableClients) avec quote-part, méthode (intégrale/proportionnelle/mise en équivalence) et devise fonctionnelle.
Dans /consolidation/[groupId]/account-mapping cliquez sur Auto-mapper (autoMapAccounts) et corrigez manuellement si nécessaire.
Dans /consolidation/[groupId]/intercompany créez des règles pour identifier les postes réciproques et cliquez sur Réconcilier.
Dans /consolidation/[groupId]/adjustments saisissez les ajustements de consolidation (éliminations, reclassements) et générez les rapports consolidés en PDF.

Fonction	Chemin
Nouveau groupe	`/consolidation/new`
Membres	`/consolidation/[groupId]/members`
Mapping des comptes	`/consolidation/[groupId]/account-mapping`
Intercompany	`/consolidation/[groupId]/intercompany`
Ajustements	`/consolidation/[groupId]/adjustments`
Snapshots	`/consolidation/[groupId]/snapshots`

Utilisez les snapshots pour figer une version stable du consolidé (utile pour bilans de période) et comparer les séries historiques pour analyses de tendance. Vous pouvez créer plusieurs groupes indépendants pour différentes partitions du même périmètre.

Gestion du cabinet : paramètres, collaborateurs, abonnement

Toutes les fonctions d'administration du cabinet sont sous /settings. Vous y gérez données maîtres, collaborateurs, abonnement Stripe et notifications.

Terminer un mandat

Ouvrez /fiduciary/mandates/[id] et cliquez sur Terminer le mandat : l'association est désactivée, vous perdez l'accès actAs et le client reçoit une notification. Si votre invitation a été refusée cliquez sur Rejeter pour la retirer de la liste principale (elle reste dans l'historique).

Avant de terminer un mandat téléchargez toujours les exports comptables (Abacus/Banana/DATEV/CSV) et les bilans de période pour les archives du cabinet : il n'existe pas de "rouvrir" natif et la ré-association nécessite une nouvelle invitation.

Paramètres du cabinet

Dans /settings vous trouvez des onglets identiques aux entreprises, avec quelques particularités propres aux fiduciaires :

Code d'association FID-… en lecture seule visible dans Organisation (copiez pour le partager avec les clients).
Données cabinet : raison sociale, adresse, IBAN pour honoraires, logo appliqué aux PDF générés pour les clients si configuré.
Préfixes facture/rappel : utilisés uniquement pour la facturation émise par le cabinet (vos honoraires).
Couleurs personnalisées appliquées aux PDF et documents du cabinet.
Registre des traitements privacy (/settings/privacy/registro-trattamenti) obligatoire selon Art. 30 RGPD / Art. 12 nLPD.

Collaborateurs du cabinet

Dans /settings/collaborators cliquez sur Inviter collaborateur (limite selon plan) et saisissez l'e-mail : une CollaboratorInvitation est créée et un e-mail envoyé. Le collaborateur a le rôle collaborator sur l'organisation fiduciaire, voit les mandats et accède en actAs.

Chaque action d'un collaborateur est enregistrée dans le journal d'audit du client concerné. Supprimer lui fait perdre l'accès au cabinet et à tous les mandats. Pour les réviseurs externes vous pouvez les inviter comme collaborateurs ou partager des exports comptables hors ligne.

Abonnement du cabinet

Dans /settings/subscription consultez le plan actuel et les limites (OCR/mois, stockage, collaborateurs). Cliquez sur Changer de plan pour une mise à niveau via Stripe ou accédez au Portail Client Stripe pour les moyens de paiement et factures. Historique dans /settings/billing.

L'utilisation OCR et stockage est sommée entre toutes les opérations du cabinet et de tous les clients gérés : surveillez la consommation pour éviter les blocages (erreur 429 OCR en cas de saturation). Mettez à niveau avant les pics saisonniers comme clôtures ou dépôts TVA.

Notifications pour le fiduciaire

Dans /settings/notifications configurez in-app (Socket.IO temps réel), push navigateur et digest e-mail (quotidien ou hebdomadaire). Événements pertinents : document_uploaded, messages chat, invitations/demandes d'association, factures en retard des clients. Activez le push pour les événements urgents et le digest e-mail pour la vue d'ensemble.

Conformité : journal d'audit, scellement, privacy, API

Les fiduciaires sont responsables de la traçabilité et de la conformité réglementaire (nLPD, LIP, archivage 10 ans). Accountex offre des outils intégrés pour couvrir ces obligations.

Journal d'audit

L'outil clé pour révision et contrôles fiscaux est disponible à la fois au niveau cabinet (/audit-log) et en contexte actAs (où il montre les actions sur l'organisation cliente, y compris les vôtres).

Au niveau cabinet : actions des membres sur le compte propre du cabinet.
En contexte actAs : actions sur l'organisation cliente tracées avec votre userId.
Filtres par utilisateur, action, date, entité ; les clés sensibles (mots de passe, tokens) sont assainies.
Indispensable pour révisions périodiques (mensuelles recommandées s'il y a plusieurs collaborateurs).

Scellement des documents

Chaque document dans /documents du client est scellé avec hash SHA-256, signature RSA-PSS et horodatage TSA. Pour les révisions ouvrez /documents, cliquez sur Vérifier l'intégrité sur le document : s'il est authentique et intact le contrôle passe.

La politique de rétention (retentionUntil) respecte les 10 ans requis par la législation suisse. Pour le backfill historique utilisez sealExisting depuis le menu documents du client.

Privacy, RGPD et nLPD

Dans /settings/privacy gérez les consentements du cabinet et les demandes d'export/suppression des données personnelles. Dans /settings/privacy/registro-trattamenti remplissez le registre obligatoire (finalité, base légale, catégories de données, destinataires, rétention, mesures de sécurité) pour chaque activité de traitement effectuée pour les clients.

Clés API et webhooks

Dans /settings/api créez des clés API (nom + scopes, valeur affichée une seule fois) et webhooks (URL + événements invoice.*, expense.* + secret HMAC). Surveillez l'Historique des livraisons et utilisez Envoyer test pour vérifier l'endpoint. Pour les opérations sur les clients utilisez toujours l'en-tête x-acting-as-org.

Support intégré

Cliquez sur Support dans la sidebar/en-tête pour ouvrir un SupportTicket : s'il n'en existe pas, un est créé automatiquement. Écrivez la demande, attachez des captures ; les admins Accountex répondent in-app. Les messages admin non lus sont comptés dans le badge notifications ; les pièces jointes sont disponibles via URL présignée.

Bonnes pratiques opérationnelles

Sécurité maximale : 2FA obligatoire pour tous les membres du cabinet ; codes de sauvegarde conservés au coffre.
Nommage cohérent : utilisez des conventions similaires pour plan comptable et centres de coûts sur tous les clients pour faciliter la consolidation.
Utilisez les Demandes de documents au lieu du chat pour la collecte formelle : vous obtenez suivi, échéances et scellement automatique.
Téléchargez des exports périodiques (Abacus/Banana/DATEV/CSV) depuis /tools/accounting-export pour archive externe au-delà de celle du système.
Vérifiez actAs avant chaque action significative : un flag en en-tête confirme l'organisation sur laquelle vous opérez.
Surveillez l'abonnement : OCR et stockage sont partagés entre tous les clients gérés, mettez à niveau avant les pics saisonniers.

FAQ et dépannage

Le client ne reçoit pas l'e-mail d'invitation

Demandez-lui de vérifier le spam. Alternativement communiquez le code FID-… et faites-lui demander l'association depuis son /settings.

En opérant en actAs je ne trouve pas une fonction

Certaines sections /fiduciary/... ne sont visibles que pour l'organisation fiduciaire, pas pour le client. Quittez le contexte actAs pour revenir aux fonctions fiduciaires.

Erreur "you're acting as another organization" dans les API

Le client a envoyé l'en-tête x-acting-as-org mais vous n'avez pas de mandat actif sur cette organisation. Vérifiez la liste des mandats et relancez le contexte actAs depuis l'UI.

J'ai terminé un mandat par erreur

Il n'y a pas de "rouvrir" natif : envoyez au client une nouvelle invitation dans /fiduciary/mandates et faites-lui approuver à nouveau. L'historique des opérations précédentes reste visible dans le journal d'audit du client.

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