Tutoriel Client Accountex : le guide opérationnel complet

1. Ce que vous apprendrez avec ce tutoriel

Objectifs du tutoriel

• Terminer l'onboarding d'une entreprise en moins de 15 minutes (compte, 2FA, données de l'organisation, plan comptable).
• Émettre votre première QR-facture suisse, la comptabiliser et la rapprocher avec le relevé bancaire.
• Gérer les dépenses avec OCR automatique, scanner en lot et règles de classification documentaire.
• Générer une déclaration TVA AFC (effective ou forfaitaire) avec export PDF et XML conforme.
• Produire bilan, compte de résultat, rapport d'âge des créances et grand livre exportés en PDF.
• Configurer collaborateurs, clés API, confidentialité RGPD/nLPD et relier un fiduciaire externe.

Structure du guide

Le guide est organisé en 9 chapitres thématiques plus cette introduction. Chaque chapitre suit le même schéma : objectif, chemin dans l'application, étapes opérationnelles numérotées, notes d'attention et conseils. Vous pouvez le lire du début à la fin lors du premier accès, ou l'utiliser comme manuel de consultation rapide via la table des matières latérale.

2. Premier accès, sécurité et onboarding de l'entreprise

En quelques minutes vous créez votre compte, activez la 2FA, enregistrez l'entreprise et vous familiarisez avec l'interface. Ce chapitre couvre les sections 1, 2 et 3 du manuel opérationnel.

Inscription avec email et mot de passe

Créez votre compte Accountex depuis /auth/register

1. Ouvrez le navigateur et accédez à la plateforme. Cliquez sur S'inscrire.
2. Remplissez Prénom, Nom, Email et Mot de passe (minimum 8 caractères). Acceptez les conditions et la politique de confidentialité.
3. Cliquez sur Créer un compte. Consultez votre boîte mail : vous recevrez un message de Brevo avec un lien de vérification.
4. Cliquez sur le lien : vous serez redirigé vers la plateforme avec connexion automatique et redirection vers /onboard.
5. Si vous ne recevez pas l'email en 1-2 minutes, vérifiez les spams et utilisez le bouton Renvoyer l'email. Il est impossible d'inscrire deux comptes avec la même adresse.

Inscription ou connexion avec Google

Vous pouvez aussi cliquer Se connecter avec Google depuis la page et choisir le compte dans l'écran de consentement. Lors du premier accès vous serez amené à /onboard pour créer l'organisation. /auth

Activation de l'authentification à deux facteurs (2FA)

Protégez l'accès à votre compte depuis /settings/security

Créer l'organisation entreprise

Lors du premier accès avec un compte vérifié vous êtes redirigé vers /onboard

1. Sélectionnez Entreprise comme type d'organisation.
2. Remplissez Raison sociale, Forme juridique (SA, Sàrl, raison individuelle), Secteur, Exercice fiscal avec dates de début et de fin.
3. Saisissez Adresse, NPA (au moins 4 chiffres), Canton, IBAN et Banque.
4. Optionnel : chargez le Logo (max 2 Mo, JPG/PNG) et personnalisez les préfixes de factures et de rappels.
5. Cliquez sur Créer l'organisation.
6. Le système génère le plan comptable suisse par défaut, crée un abonnement Free, marque l'utilisateur comme onboardé et vous redirige vers le tableau de bord.

Se repérer dans l'interface

Le tableau de bord (/) est organisé en barre latérale, en-tête et zone centrale. Les sections principales sont accessibles en un clic.

• Barre latérale gauche — navigation principale : Tableau de bord, Factures, Dépenses, Banques, Rapports, Paramètres.
• En-tête — sélecteur d'organisation (multi-org), recherche globale, notifications et menu utilisateur.
• Sélecteur d'exercice fiscal — choisissez l'exercice comptable de contexte : les rapports, les nouvelles écritures et les déclarations TVA utilisent l'exercice actif.
• Palette de commandes — appuyez sur Cmd+K (Mac) ou Ctrl+K (Windows/Linux) pour une recherche cross-entité ou lancer des actions rapides comme Nouvelle facture.
• Panneau de notifications — la cloche dans l'en-tête affiche les notifications en temps réel (Socket.IO) : marquer comme lue individuellement ou toutes d'un coup.
• Sélecteur de langue (FR/IT/DE/EN) et FAB de chat en bas à droite pour échanger avec le fiduciaire s'il est associé.

3. Plan comptable et exercices fiscaux

Le plan comptable est la colonne vertébrale de votre comptabilité. Accountex le génère automatiquement avec le standard suisse PME à la fin de l'onboarding, mais vous pouvez le personnaliser selon votre secteur. Ce chapitre couvre les sections 4 et 5 du manuel.

Consulter et personnaliser le plan comptable

Le plan comptable est disponible depuis /chart-of-accounts

• Les comptes sont affichés en arbre hiérarchique groupés par type : Actifs, Passifs, Produits, Charges.
• Chaque ligne affiche code, nom, type et solde progressif.
• Développez les comptes parents en cliquant sur la flèche pour voir les enfants.
• Cliquez sur la ligne d'un compte pour ouvrir le grand livre du compte avec la liste des mouvements et le solde progressif.
• Depuis le détail vous pouvez exporter le grand livre du compte en PDF (endpoint /api/reports/account-ledger/pdf).
• Glissez les comptes pour les réorganiser ou les déplacer sous un nouveau parent (drag & drop).

Créer un nouveau compte

Si votre secteur requiert des comptes spécifiques, vous pouvez les ajouter à tout moment.

1. Cliquez sur Nouveau compte depuis la liste.
2. Saisissez Code (ex. 4400), Nom, Type (actif, passif, produit, charge).
3. Définissez Groupe et optionnellement Compte parent pour la hiérarchie.
4. Cliquez sur Créer. Le compte est immédiatement disponible dans les sélecteurs d'écritures.
5. Un compte avec des mouvements ne peut pas être supprimé : utilisez Désactiver pour le masquer des nouvelles saisies tout en conservant l'historique.

Règles documentaires et classification automatique

En plus des règles de scanner OCR, vous pouvez définir des règles de classification documentaire génériques liées au plan comptable. Définissez priorité, condition (catégorie, mot-clé, fournisseur) et action (affecter un compte, taux TVA, tag). Cliquez sur Appliquer les règles pour retraiter les documents existants.

Gérer les exercices fiscaux

Chaque année comptable est un exercice fiscal distinct, géré depuis /fiscal-years

1. Cliquez sur Nouvel exercice et saisissez Nom (ex. 2026), Date de début et Date de fin.
2. L'exercice courant est mis en évidence. Utilisez le sélecteur d'exercice fiscal dans l'en-tête pour changer de contexte dans les rapports.
3. Vous pouvez avoir plusieurs exercices ouverts simultanément pour gérer les écritures à cheval.
4. Un exercice clôturé reste consultable pour l'historique mais n'accepte plus d'écritures.

Clôturer un exercice

La clôture est un processus guidé multi-étapes qui vérifie l'intégrité des données avant de geler l'exercice.

1. Sélectionnez l'exercice et cliquez sur Aperçu de clôture : passez en revue les comptes d'ouverture, le résultat d'exercice et les écritures suggérées.
2. Cliquez sur Aperçu avec ajustements pour ajouter les écritures de fin d'année (produits constatés d'avance, charges à payer, amortissements).
3. Téléchargez le Rapport pré-clôture (/api/reports/pre-closing/pdf) qui liste les écritures en brouillon, les comptes non rapprochés et les anomalies. Résolvez les problèmes avant de poursuivre.
4. Cliquez sur Clôturer l'exercice : le statut devient closed, les soldes d'ouverture sont générés automatiquement pour l'exercice suivant et vous ne pouvez plus créer d'écritures dans l'exercice clôturé.

4. Facturation : clients, factures, notes de crédit et rappels

La section ventes est le cœur opérationnel quotidien : émettez des QR-factures suisses, gérez notes de crédit, factures récurrentes, modèles de ligne, centres de coût et rappels de paiement. Ce chapitre couvre les sections 6-13 du manuel.

Fichier clients

Gérez votre répertoire clients depuis /clients

1. Cliquez sur Nouveau client depuis la liste.
2. Remplissez Raison sociale, Adresse, NPA/Ville, Email et numéro de TVA si applicable.
3. Cliquez sur Créer. Le client est immédiatement disponible dans les sélecteurs de factures.
4. Utilisez la barre de recherche en haut pour filtrer par nom, n° TVA ou email. Un client avec des factures liées ne peut être supprimé : modifiez-le ou désactivez-le.

Émettre une facture

Les factures suivent le flux brouillon → envoyée → comptabilisée → payée, géré depuis /invoices

1. Cliquez sur Nouvelle facture. Sélectionnez le Client (ou créez-en un à la volée).
2. Définissez Date d'émission et Date d'échéance.
3. Ajoutez des Lignes : Description, Quantité, Prix unitaire, Compte de produit, Taux TVA (7.7%, 2.5%, 3.7% ou exonéré).
4. Optionnel : choisissez une Devise étrangère (les taux FX sont appliqués à la comptabilisation) et associez un Centre de coût.
5. Le système calcule automatiquement sous-total, TVA par taux et total. Le numéro est séquentiel par exercice avec le préfixe défini dans les paramètres.
6. Cliquez sur Enregistrer en brouillon, puis Envoyer pour la transmettre au client, Comptabiliser pour générer les écritures (comptes 1100 créances, produits, 2170 TVA due), Marquer comme payée à réception du paiement.

Statuts de facture

Notes de crédit

Pour extourner totalement ou partiellement une facture cliquez sur Nouvelle note de crédit dans /invoices ou accédez directement à /invoices/new/credit-note

Factures récurrentes

Pour abonnements ou redevances périodiques créez un modèle récurrent avec fréquence (mensuelle, trimestrielle, annuelle) et date de prochaine émission. Les factures sont générées automatiquement en brouillon via cron avec notification recurring_invoice_generated. Chemin : /invoices/recurring

Modèles de ligne de facture

Accélérez la création récurrente en enregistrant des modèles de ligne (description, montant, compte de produit, taux TVA). Lors de la création de facture cliquez sur Insérer depuis modèle. Chemin : /invoices/templates

Centres de coût et allocation

Configurez des centres de coût pour analyser les marges par projet, département ou ligne d'activité. Disponibles sur factures, dépenses, écritures et budgets. Règles d'allocation automatiques dans /invoices/cost-centers avec simulation avant exécution. Chemin : /invoices/cost-centers

Rappels de paiement

Récupérez les créances en retard avec des rappels progressifs sur 3 niveaux, gérés depuis /reminders

1. Cliquez sur Nouveau rappel. Depuis la liste des factures échues sélectionnez celles à relancer.
2. Choisissez le Niveau (1, 2 ou 3). Les intérêts et frais sont calculés automatiquement depuis les paramètres de l'organisation.
3. Enregistrez : le système crée le rappel dans /reminders/[id] avec un numéro séquentiel.
4. Cliquez sur Télécharger PDF (/api/reminders/pdf) ou Envoyer par email au client.
5. Utilisez Générer en lot pour créer plusieurs rappels d'un coup. Le cron /api/cron/payment-reminders peut escalader automatiquement 1 → 2 → 3 s'il est activé.

Journal général

Pour les écritures manuelles (ex. amortissements, charges à payer, reclassements) utilisez le journal dans /journal

1. Cliquez sur Nouvelle écriture. Saisissez Date et Description.
2. Ajoutez au moins deux lignes (Débit/Crédit) en sélectionnant Compte et Montant. Le système valide que total débit = total crédit.
3. Optionnel : associez des lignes à un Centre de coût ou liez l'écriture à une facture, dépense, transaction bancaire ou immobilisation.
4. Enregistrez en brouillon. Pour la comptabiliser cliquez sur Comptabiliser : statut posted, numéro séquentiel attribué.
5. Pour annuler une écriture comptabilisée cliquez sur Extourner : une écriture inverse liée est créée. Écritures récurrentes dans /journal/recurring (cron /api/cron/recurring).

5. Dépenses, fournisseurs, OCR et archives documentaires

Accountex automatise la gestion des dépenses avec OCR AWS Textract intégré, scanner multi-documents en lot, règles fournisseurs et archivage certifié avec scellement horodaté TSA. Ce chapitre couvre les sections 14-17 du manuel.

Enregistrer une dépense manuelle

Pour saisir des dépenses sans OCR ou pour des corrections ponctuelles utilisez le formulaire dans /expenses

1. Cliquez sur Nouvelle dépense.
2. Remplissez Fournisseur (ou créez-en un à la volée), Date, Montant, Compte de charge, Taux TVA.
3. Optionnel : chargez une Pièce jointe (upload S3, max 10 Mo) et associez un Centre de coût.
4. Enregistrez. Le numéro est séquentiel. Cliquez sur Comptabiliser pour générer l'écriture sur le compte de charge et la TVA récupérable.
5. Au paiement cliquez sur Marquer comme payée : la liste À payer est mise à jour automatiquement.

OCR automatique et scanner en lot

Le moteur OCR AWS Textract est intégré dans le formulaire de dépense et dans le scanner en lot /tools/bulk-scanner

• Chargez un document JPEG, PNG, TIFF ou PDF (max 10 Mo). Les PDF sont convertis en PNG côté client avant l'OCR.
• Le système extrait : Fournisseur, Date, Montant, TVA, Description. Les comptes suggérés proviennent de votre plan comptable.
• Confirmez les valeurs proposées ou modifiez-les, puis Enregistrez. Chaque scan incrémente l'usage OCR du plan (erreur 429 si dépassé).
• Dans /tools/bulk-scanner chargez plusieurs documents : en attente → traitement → terminé. Pour chaque item revoyez les données et cliquez sur Confirmer pour créer une dépense ou facture.
• Dans /tools/scanner-rules créez des règles automatiques : ex. "si fournisseur contient Swisscom définir compte 6500 et TVA 7.7%". Les règles s'appliquent par ordre de priorité.

Chargement groupé de dépenses

Pour traiter de grands volumes (ex. un mois de tickets) allez dans /expenses/bulk

Fichier fournisseurs

Gérez les fournisseurs avec IBAN, escomptes et règles de compte par défaut depuis /suppliers

Archive documentaire et intégrité

Tous les documents chargés (dépenses, factures reçues, autres) sont archivés dans /documents

• Hachage SHA-256 calculé sur chaque document pour garantir l'intégrité.
• Signature numérique RSA-PSS pour l'authenticité.
• Horodatage TSA (marque temporelle certifiée) comme preuve de date.
• Politique de rétention configurable (retentionUntil). Bouton Vérifier l'intégrité pour recontrôler hachage et signature à tout moment.

6. Banques et rapprochement

Accountex rapproche automatiquement les transactions bancaires avec factures et dépenses, éliminant le travail manuel. Importez le relevé en CAMT, CSV ou Excel une seule fois : le système apprend le mappage des colonnes. Ce chapitre couvre la section 18 du manuel.

Import du relevé bancaire

Importez les relevés bancaires depuis /tools/bank-statement-import

1. Cliquez sur Nouvel import. Chargez le fichier (CSV, Excel ou CAMT ISO 20022).
2. Au premier chargement configurez le Mappage de colonnes (BankAccountMapping) en indiquant date, montant, description, référence.
3. Enregistrez le mappage : il sera réutilisé aux prochains imports de la même banque.
4. Revoyez l'aperçu des transactions et excluez les éventuelles lignes non pertinentes.
5. Confirmez : le système crée un BankStatement avec les BankTransaction analysées. Ouvrez /tools/bank-statement-import/[id] pour revoir des imports précédents.

Rapprochement automatique

Depuis le tableau de bord ou la section banques cliquez sur Transactions non rapprochées → Appariement automatique. Le système cherche factures et dépenses correspondantes par montant, date et client/fournisseur. Revoyez les propositions et cliquez sur Confirmer pour les accepter en lot ou individuellement.

Rapprochement manuel

Pour les transactions non appariées automatiquement sélectionnez-en une et cliquez sur Rapprocher avec un document. Choisissez la facture ou dépense à associer, confirmez. Le système enregistre le paiement et met à jour le statut du document.

Actions sur une transaction

Au-delà du match, chaque transaction dispose de quatre actions directes qui créent ou mettent à jour des données liées.

• Créer une dépense depuis la transaction — préremplit une dépense avec date, montant et description de la transaction.
• Enregistrer un paiement — marque une facture ou dépense sélectionnable comme payée.
• Créer une écriture manuelle — ouvre une écriture de journal déjà liée à la transaction.
• Ignorer — exclut la transaction des propositions futures (mouvements internes, virages déjà enregistrés).

7. TVA, impôts cantonaux, immobilisations et budget

Ce chapitre regroupe les fonctions fiscales et de planification : déclaration TVA AFC, impôts cantonaux, immobilisations avec amortissements et budgets mensuels. Couvre les sections 19-22 du manuel.

Déclaration TVA AFC

Générez la déclaration TVA trimestrielle ou semestrielle en mode effectif ou forfaitaire depuis /vat/afc-declaration

1. Cliquez sur Nouvelle déclaration.
2. Sélectionnez la Période (trimestre ou semestre) et la Méthode TVA (effective ou forfaitaire, configurée dans les paramètres de l'organisation).
3. Cliquez sur Générer : le système calcule les totaux par taux (7.7%, 2.5%, 3.7%) avec des données eCH conformes.
4. Revoyez la déclaration. Exportez en PDF (/api/vat/declaration/pdf) ou XML conforme AFC (/api/vat/declaration/xml).
5. Après envoi à l'AFC, ouvrez la déclaration et cliquez sur Marquer comme envoyée. Conservez PDF et XML comme preuve.

Impôts cantonaux (en préparation)

La page dédiée à la déclaration cantonale est actuellement en préparation. En attendant, générez le Compte de résultat (/reports/income-statement) et le Bilan (/reports/balance-sheet) pour l'exercice concerné, exportez-les en PDF et transmettez-les à votre fiduciaire ou au canton via chat ou demande de documents.

Immobilisations et amortissements

Gérez le registre des immobilisations avec catégories, méthode d'amortissement et plans automatiques depuis /assets

1. Dans /assets/categories créez Nouvelle catégorie avec Nom, Méthode (linéaire ou dégressive), Taux, Comptes (immobilisation, fonds, charge d'amortissement).
2. Dans /assets cliquez sur Nouvelle immobilisation. Remplissez Description, Valeur d'acquisition, Date d'acquisition, Catégorie, Méthode.
3. Depuis le détail cliquez sur Aperçu d'amortissement pour la période, puis Comptabiliser l'amortissement pour l'enregistrer.
4. Utilisez Comptabiliser les amortissements de période pour traiter toutes les immobilisations en lot.
5. À la vente ou au rebut cliquez sur Sortir : indiquez date et valeur de réalisation. Le système génère l'écriture de sortie.

Budget et comparaison au réalisé

Planifiez le budget annuel par compte et centre de coût dans /budget. Créez un Nouveau budget lié à l'exercice, ajoutez des lignes avec montants mensuels et comparez budget vs réalisé avec getComparison (écart par compte). Exportez en PDF. Chemin : /budget

8. Rapports comptables et export des données

Tous les rapports sont générables à la demande et exportables en PDF. Utilisez-les pour le contrôle interne, les demandes du fiduciaire, l'audit ou la révision. Ce chapitre couvre les sections 23-24 du manuel.

Export comptable pour d'autres logiciels

Pour envoyer le journal à un réviseur, fiduciaire ou migrer vers un autre logiciel, exportez le fichier au format Abacus, Banana, DATEV ou CSV générique. Choisissez période et format, le fichier est téléchargé. Chemin : /tools/accounting-export

9. SEPA, migration de données et consolidation

Les fonctions avancées couvrent les paiements SEPA, la migration depuis des logiciels précédents et la consolidation multi-sociétés.

Planification des paiements SEPA (pain.001)

Automatisez les paiements fournisseurs en générant des fichiers pain.001 SEPA XML à charger dans l'e-banking. Chemin : /tools/payment-planning

1. Cliquez sur Nouvelle proposition. Sélectionnez Date de valeur et les critères (factures/dépenses échues dans N jours).
2. Le système génère une proposition avec montants et bénéficiaires. Ouvrez-la et utilisez Inclure/Exclure pour chaque poste.
3. Vérifiez les totaux et cliquez sur Approuver → Exécuter les paiements : le fichier pain.001 (SEPA XML) est généré et téléchargeable.
4. Chargez le fichier dans l'e-banking de votre banque pour exécuter les virements en masse. Le système crée un PaymentBatch avec les postes tracés.

Migration de données depuis un autre logiciel

L'assistant guidé importe clients, fournisseurs, soldes d'ouverture, factures ouvertes et mouvements bancaires depuis DATEV, Banana, Abacus ou CSV générique. La détection de format est automatique (detectFormat), vous pouvez télécharger des modèles CSV pour corrections et reprendre la migration ultérieurement. Chemin : /tools/data-migration

Consolidation multi-sociétés

Si vous gérez un groupe de sociétés apparentées, vous pouvez générer bilan et compte de résultat consolidés avec éliminations intercompany. Chemin : /consolidation

• Créez un groupe dans /consolidation/new avec devise de présentation et société mère.
• Ajoutez les membres avec méthode (intégrale, mise en équivalence, proportionnelle), quote-part et devise fonctionnelle.
• Mappage des comptes locaux → comptes de groupe avec Auto-map et corrections manuelles.
• Règles intercompany avec patterns de comptes et rapprochement automatique des soldes réciproques.
• Export des bilans et comptes de résultat consolidés en PDF, snapshots historiques pour comparaison périodique.

10. Paramètres, collaborateurs, facturation et fiduciaire

Le dernier chapitre couvre toutes les configurations : profil, collaborateurs, abonnement, confidentialité, API, journal d'audit, interaction avec le fiduciaire et FAQ de dépannage. Couvre les sections 29-38 du manuel.

Profil utilisateur et sécurité

Consultez et modifiez votre profil (nom, email, image, date de création). L'email n'est pas modifiable. Configurez 2FA et changement de mot de passe dans /settings/security. Chemin : /settings/profile

Gérer les collaborateurs

Invitez des membres de l'équipe à collaborer dans l'organisation. Cliquez sur Inviter un collaborateur, saisissez l'email, le système envoie l'invitation. Les invitations en attente sont gérables avec Annuler l'invitation ; les collaborateurs actifs peuvent être retirés à tout moment. La limite dépend du plan. Chemin : /settings/collaborators

Abonnement et facturation Stripe

Consultez le forfait actuel (Gratuit, Full), les limites (OCR/mois, stockage, collaborateurs) et changez de plan via le checkout Stripe. Dans /settings/billing se trouve l'historique des factures Stripe avec téléchargement PDF. Chemin : /settings/subscription

Confidentialité, RGPD et nLPD

Gérez les consentements (DataConsent), demandez la suppression des données (droit à l'oubli), exportez vos données (portabilité). Le registre des traitements (art. 30 RGPD / art. 12 nLPD) est disponible dans /settings/privacy/registro-trattamenti. Chemin : /settings/privacy

Clés API et webhooks

Générez des clés API avec scopes spécifiques (invoices:read, expenses:write) pour des intégrations externes. Configurez des webhooks avec URL, événements (invoice.*, expense.*, etc.) et secret HMAC. Test du webhook avec le bouton Envoyer un test (test.ping). Chemin : /settings/api

Journal d'audit

Toutes les mutations (create, update, delete) sont tracées dans le journal d'audit. Filtrez par utilisateur, action, date ou entité ; ouvrez une entrée pour voir le diff avant/après. Les clés sensibles (mots de passe, tokens) sont anonymisées. Chemin : /audit-log

Connecter un fiduciaire

Si votre entreprise est accompagnée par un fiduciaire vous pouvez vous connecter de deux manières : via invitation email ou via code d'association.

1. Si vous recevez un email d'invitation cliquez le lien, connectez-vous (ou inscrivez-vous) et confirmez l'association.
2. Si le fiduciaire vous fournit un code FID-... allez dans /settings ou la bannière du tableau de bord, cliquez sur Connecter le fiduciaire, saisissez le code et cliquez sur Demander l'association.
3. Une fois associé cliquez sur le FAB chat en bas à droite pour communiquer en temps réel (WebSocket) et répondre aux demandes de documents.
4. Pour retirer le fiduciaire allez dans /settings onglet Fiduciaire et cliquez sur Retirer le fiduciaire : il perd l'accès aux données de votre organisation.

FAQ et dépannage

Problèmes fréquents et solutions rapides. Pour un support direct cliquez sur Support dans l'en-tête ou la barre latérale : cela ouvre un ticket interne avec possibilité de joindre des fichiers.