Pourquoi les fonds de tiers ne font pas partie du patrimoine de l'entreprise
Dans de nombreuses PME suisses transitent des sommes qui n'appartiennent pas à l'entreprise : dépôts de garantie locative de locataires, acomptes de clients, commissions à verser à des tiers, salaires retenus en attente de livraison, montants en séquestre pour des transactions immobilières ou des mandats fiduciaires. Il s'agit de fonds de tiers (Fremdgelder) : de l'argent reçu en qualité de dépositaire, mandataire ou intermédiaire, avec l'obligation de le restituer ou de l'employer exclusivement pour le compte du titulaire.
Confondre fonds de tiers et liquidités propres est l'une des erreurs comptables les plus risquées. En cas de contrôle fiscal, de contestation de la part du client ou de procédure de faillite, l'entreprise pourrait devoir démontrer que ces sommes ne font pas partie de son patrimoine. Une comptabilisation correcte et l'utilisation de comptes bancaires ségrégués sont les outils fondamentaux pour garantir transparence et séparation patrimoniale.
Ce guide explique comment reconnaître les fonds de tiers, les enregistrer selon les normes comptables suisses (CO et Swiss GAAP FER), respecter les obligations sectorielles et organiser les processus internes de manière conforme — avec des exemples concrets pour les PME.
Patrimoine propre, fonds de tiers et comptes bloqués : les différences
Avant d'ouvrir de nouveaux comptes comptables ou bancaires, il est essentiel de classer correctement chaque flux de trésorerie :
| Catégorie | Titularité | Traitement comptable | Exemple typique en PME |
|---|---|---|---|
| Patrimoine propre | De la société / du titulaire | Actif ou passif propre ; impacte le capital, les réserves et le résultat | Encaissements de ventes, soldes bancaires opérationnels, capital versé |
| Fonds de tiers | Du client, du bailleur, du bénéficiaire | Passif avec contrepartie à l'actif ; n'impacte ni le patrimoine net ni le compte de résultat | Dépôts de garantie, acomptes pour le compte de clients, commissions à répartir |
| Comptes bloqués / ségrégués | Instrument de garde séparée | Compte bancaire dédié, lié aux comptes comptables des fonds de tiers | Compte « Dépôts locataires », compte séquestre pour ventes immobilières |
| Passifs opérationnels | Obligation envers des tiers, mais patrimoine de l'entreprise | Passif propre (fournisseurs, TVA, salaires, emprunts) | Factures fournisseurs à payer, TVA due, prêt bancaire |
Le critère décisif n'est pas l'origine de l'argent, mais le rapport juridique : si l'entreprise a l'obligation de restituer le montant ou de l'employer uniquement selon les instructions du titulaire, il s'agit de fonds de tiers et non de produits ou de créances propres.
Base juridique en Suisse
Code des obligations (CO)
Le dépôt (art. 472 ss. CO) et le mandat (art. 394 ss. et 401 CO) imposent au dépositaire ou au mandataire de conserver et de restituer les sommes reçues. En cas de faillite, les fonds de tiers identifiables et ségrégués peuvent, sous certaines conditions, être exclus de la masse concursale ou revendiqués par le titulaire (art. 401 al. 2 CO pour le mandat ; art. 472 ss. CO pour le dépôt), pour autant qu'ils soient effectivement distinguables du patrimoine propre.
Les dispositions comptables de l'art. 957 ss. CO imposent aux sociétés anonymes et aux sociétés à responsabilité limitée de tenir une comptabilité reflétant fidèlement la situation patrimoniale — y compris la distinction entre patrimoine propre et fonds de tiers.
Swiss GAAP FER et normes sectorielles
Selon le Framework FER, les fonds de tiers doivent être inscrits dans des comptes séparés et présentés distinctement au bilan, en principe comme passifs dédiés avec contrepartie à l'actif, de sorte qu'ils n'influencent pas le patrimoine net.
Les secteurs réglementés — agences et régies immobilières (CO art. 412 ss., normes cantonales et règles professionnelles SVIT), fiduciaires (lois cantonales sur les professions fiduciaires), gestionnaires de fortune (LSerFi/LIsFi) — prévoient des obligations spécifiques de tenue séparée des comptes et, dans de nombreux cas, de dépôt sur des comptes bancaires dédiés. Les PME non réglementées bénéficient également de ces mêmes pratiques comme standard de diligence.
Comptabilisation : plan comptable et écritures
La comptabilisation correcte prévoit des comptes dédiés dans le plan comptable et des écritures miroir qui n'influencent pas le résultat de l'exercice :
| Opération | Compte Débit | Compte Crédit | Note |
|---|---|---|---|
| Réception d'un dépôt de garantie | 1020 Banque compte ségrégué | 2020 Fonds de tiers — dépôts | Aucun produit ; solde patrimonial inchangé |
| Restitution au titulaire | 2020 Fonds de tiers — dépôts | 1020 Banque compte ségrégué | Clôture de la position pour client/dépôt |
| Compensation avec créance propre | 2020 Fonds de tiers | 1100 Créances vs clients | Uniquement avec le consentement écrit du titulaire |
| Commission de gestion | 1020 Banque opérationnelle | 3400 Produits de services | Montant propre, séparé des fonds de tiers |
Principes à respecter
- •Traçabilité par titulaire : chaque dépôt doit être lié à une référence (contrat, bail, mandat) et à un solde individuel.
- •Zéro effet sur le résultat : les mouvements entre comptes de fonds de tiers ne génèrent ni produits ni charges, sauf la commission explicitement convenue.
- •Rapprochement périodique : le solde du compte bancaire ségrégué doit coïncider avec le solde du compte comptable « Fonds de tiers » à chaque clôture mensuelle.
- •Documentation : conserver mandats, reçus de versement, instructions de paiement et quittances de restitution pendant au moins dix ans (art. 958f CO).
Comptes bancaires ségrégués : quand sont-ils obligatoires et comment les mettre en place
Un compte ségrégué est un compte bancaire ouvert exclusivement pour la garde de fonds de tiers, séparé du compte courant opérationnel de l'entreprise. La ségrégation bancaire renforce la séparation patrimoniale : en cas de difficultés financières de l'entreprise, les sommes déposées restent plus facilement identifiables et récupérables par les titulaires.
L'obligation d'un compte séparé ou bloqué est explicite dans plusieurs secteurs (p. ex. dépôts de garantie locative selon l'art. 257e CO sur un compte au nom du locataire, acomptes de vente immobilière en agence immobilière, fiduciaires selon les normes cantonales ou LSerFi/LIsFi). Pour d'autres PME, l'obligation découle du rapport fiduciaire ou contractuel, et non d'une loi spécifique — mais la bonne pratique impose néanmoins la séparation lorsque l'on gère des sommes importantes ou récurrentes pour le compte de tiers.
Comment ouvrir un compte ségrégué
- 1.Contacter la banque en indiquant la finalité fiduciaire du compte.
- 2.Définir une dénomination claire (p. ex. « Compte dépôts clients — [Raison sociale] »).
- 3.Configurer des autorisations de signature restrictives : aucun retrait pour dépenses opérationnelles.
- 4.Lier le compte au plan comptable avec un code dédié (p. ex. 1020).
- 5.Automatiser le rapprochement banque-comptabilité dans le logiciel de gestion.
Erreurs à éviter
- ✕Utiliser des fonds de tiers pour couvrir des dépenses opérationnelles ou sa propre TVA.
- ✕Conserver dépôts et liquidités opérationnelles sur le même compte bancaire.
- ✕Enregistrer des dépôts comme produits différés sans contrepartie au passif.
- ✕Compenser unilatéralement des dépôts avec des créances envers le titulaire.
- ✕Omettre les fonds de tiers du bilan ou du compte de gestion fiduciaire.
Cas typiques dans les PME suisses
Même une entreprise qui n'opère pas dans le secteur fiduciaire peut gérer des fonds de tiers. Voici les scénarios les plus fréquents :
Régisseur d'immeubles et gestion locative
Les garanties locatives doivent être déposées selon l'art. 257e CO sur un compte bloqué au nom du locataire, et non sur le compte opérationnel du régisseur. Les acomptes pour charges de copropriété ou de gestion, s'ils sont encaissés pour le compte de propriétaires ou de copropriétaires, restent des fonds de tiers et doivent être suivis séparément ; les cantons peuvent édicter des dispositions complémentaires à l'art. 257e CO.
Agence immobilière et médiation
Les acomptes de réservation, les dépôts pour ventes immobilières et les sommes retenues en attente de l'acte authentique relèvent des fonds de tiers. Les normes cantonales sur les professions fiduciaires, les règles professionnelles SVIT et les obligations contractuelles imposent, pour les agences professionnelles, la tenue séparée des fonds clients et la reddition de comptes périodique. La commission acquise doit être facturée séparément, uniquement au moment de l'acquisition du droit à la rémunération (CO art. 413).
Intermédiaire commercial et dropshipping
Lorsqu'un client verse un acompte destiné au paiement d'un fournisseur externe, le montant n'est pas un produit tant que la prestation n'est pas achevée. Si l'entreprise agit en qualité de mandataire avec obligation de restitution en cas de non-livraison, le dépôt doit être classé comme fond de tiers et non comme acompte sur ventes.
Cabinet professionnel et garde de documents/valeurs
Les avocats, notaires et conseillers qui reçoivent des sommes pour le compte de clients (p. ex. acomptes pour frais juridiques, montants pour transactions) doivent distinguer les fonds destinés à des dépenses avancées et leurs propres honoraires. Les sommes destinées à des tiers restent des dépôts fiduciaires jusqu'à leur emploi effectif.
Association, fondation ou événements
Une PME qui gère la trésorerie d'une association sportive, d'un comité ou d'un événement pour le compte de tiers détient des fonds qui ne lui appartiennent pas. Même en l'absence d'obligation légale formelle, la séparation comptable et bancaire protège toutes les parties et simplifie le compte final.
Séparation patrimoniale et risque concursal
La séparation patrimoniale protège les titulaires des fonds si l'entreprise dépositaire entre en procédure de faillite ou d'exécution. Selon la jurisprudence suisse et le CO (art. 401 al. 2 en cas de mandat, art. 472 ss. en cas de dépôt), les fonds de tiers identifiables et ségrégués peuvent, sous certaines conditions, être exclus de la masse concursale ou revendiqués directement par les légitimes propriétaires — sous réserve d'une contestation judiciaire sur la titularité.
Toutefois, si les fonds ont été mélangés (commingling) avec la liquidité opérationnelle, s'il n'existe pas d'écritures comptables séparées ou si l'entreprise a utilisé ces fonds pour ses propres besoins, le titulaire devient un créancier chirographaire — avec toutes les conséquences d'une position faible en concordat ou faillite.
Mesures de protection recommandées
- →Compte bancaire dédié, sans débits automatiques opérationnels
- →Contrat écrit définissant le rapport fiduciaire
- →Relevé de compte périodique pour chaque titulaire
- →Compte annuel des fonds de tiers (si requis)
- →Contrôle interne ou externe des soldes ségrégués
- →Clause contractuelle interdisant la compensation unilatérale
Implications fiscales et de révision
Les fonds de tiers ne constituent pas un produit et ne sont pas imposables tant qu'ils ne se transforment pas en rémunération propre de l'entreprise. Des erreurs de classification — par exemple enregistrer des dépôts comme produits — peuvent gonfler artificiellement le chiffre d'affaires et le bénéfice imposable, avec des risques de rectification de la part de l'Administration fédérale des contributions ou de l'autorité cantonale.
Dans le bilan annuel, les fonds de tiers doivent être présentés de sorte qu'un réviseur ou un créancier puisse distinguer immédiatement le patrimoine net réel de l'entreprise. Pour les sociétés soumises à révision ordinaire ou limitée, le réviseur vérifiera que les soldes des comptes ségrégués correspondent aux résultats comptables et qu'il n'y a pas de transferts occultes vers des comptes opérationnels.
En matière de TVA, la commission de gestion sur les fonds de tiers est en principe un service imposable, tandis que le simple transit de fonds pour le compte de tiers ne génère pas de base imposable TVA. La distinction doit être documentée dans les factures et les contrats de mandat.
Checklist de conformité pour PME
| Domaine | Vérification | Fréquence |
|---|---|---|
| Classification | Chaque entrée de trésorerie est-elle classée comme patrimoine propre ou fond de tiers ? | À chaque enregistrement |
| Plan comptable | Existent-il des comptes dédiés (actif et passif) pour chaque type de dépôt ? | Annuelle / à la création |
| Banque | Le solde du compte ségrégué coïncide-t-il avec le compte comptable ? | Mensuelle |
| Traçabilité | Chaque dépôt a-t-il une référence titulaire, un contrat et une échéance ? | Continue |
| Documentation | Mandats, quittances et instructions sont-ils archivés et consultables ? | Continue |
| Bilan | Les fonds de tiers sont-ils présentés séparément du patrimoine net ? | Annuelle |
| Formation | Le personnel administratif connaît-il les règles sur les fonds de tiers ? | À l'embauche + annuelle |
Organiser les fonds de tiers avec Accountex
Gérer des fonds de tiers avec des outils génériques — feuilles de calcul ou comptes bancaires non liés à la comptabilité — augmente le risque d'erreurs et complique le rapprochement. Un logiciel comptable conçu pour les PME suisses permet de configurer des comptes dédiés, de lier des comptes bancaires ségrégués, de suivre chaque mouvement par titulaire et de générer des relevés et bilans reflétant correctement la séparation patrimoniale.
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