Pourquoi le « tiers payeur » est un sujet quotidien dans les PME
Dans de nombreuses PME suisses — distributeurs, cabinets professionnels avec mandats de gestion, sociétés de services du groupe ou plateformes B2B — il arrive régulièrement que une société commande, paie ou émet une facture non pour son propre compte, mais pour un client, une filiale ou un donneur d’ordre. Les commandes centralisées (approvisionnement partagé), les contrats-cadres avec facturation unique et les paiements anticipés pour compte de tiers en sont des exemples typiques.
Du point de vue du Code des obligations et de la loi sur la TVA (LTVA), toutefois, il ne suffit pas d’indiquer le nom du « véritable » bénéficiaire en note de bas de page : des contrats clairs, des documents cohérents et des écritures qui séparent créances, dettes et produits ou charges propres de ceux du tiers sont nécessaires. Les erreurs à ce stade compliquent la déduction de l’impôt préalable, les contrôles de l’AFD et la clôture de l’exercice.
Ce guide présente les scénarios les plus fréquents en Suisse, le traitement TVA de principe et un schéma comptable pratique pour les PME qui utilisent des commandes centralisées ou la facturation B2B au nom de tiers — sans confondre mandat, commission et revente.
Scénarios typiques : qui facture, qui paie, qui est redevable de la TVA
Avant de paramétrer comptes et workflows, il est essentiel de qualifier la relation juridique. Le tableau synthétise les variantes les plus courantes en B2B :
| Scénario | Rôle de la PME | Facture fournisseur | Effet économique |
|---|---|---|---|
| Achat pour compte du client (avance / procuration) | Mandataire : paie puis refacture ou rembourse | Adressée à la PME ; le client n’apparaît pas comme acheteur sur le document du fournisseur | Charge neutre si pass-through ; éventuelle fee séparée |
| Commande centralisée du groupe | Centrale achats facture et alloue aux filiales | Le fournisseur facture la centrale ; répartition interne | Transitoires intercompany ; aucun produit sur la marchandise passée |
| Facturation au nom et pour compte du donneur d’ordre | Émet une facture au débiteur final pour compte de tiers | Document avec indication du donneur d’ordre et du mandat | Seule la commission ou la rémunération de gestion en produit |
| Revente / dropship vers client B2B | Acheteur-revendeur (propre chaîne d’approvisionnement) | Fournisseur → PME ; PME → client avec propre prix | Produit complet ; TVA sur vente et achat (sauf cas particuliers) |
| Plateforme marketplace (agent) | Intermédiation ; encaissement split | Facture du vendeur à l’acheteur ; la plateforme facture la fee | Seule la fee imposable si l’on n’est pas partie de la chaîne de livraison |
Une qualification erronée — par exemple traiter une revente comme un simple avance — est l’une des causes les plus fréquentes d’écarts entre solde TVA et grand livre.
Base contractuelle et traçabilité documentaire
Mandat d’achat ou de facturation
Un contrat écrit (ou conditions générales acceptées) doit définir : qui est débiteur envers le fournisseur, qui supporte le risque d’insolvabilité du client final, si la PME peut retenir une commission et dans quels délais elle doit transférer les montants encaissés.
Pour la facturation « au nom et pour compte », le mandat doit être mentionné sur le document émis, avec identification claire du donneur d’ordre et du destinataire de la prestation.
Commandes centralisées et bons de commande internes
Pour les commandes à l’échelle du groupe, il convient d’un numéro de commande unique côté fournisseur et, côté ERP, d’un champ « centre de coûts / unité bénéficiaire » obligatoire. Chaque ligne d’achat doit être allocable à une société ou à un projet du groupe avant le paiement.
Conservez la correspondance avec le fournisseur (confirmations, bons de livraison) et la répartition interne approuvée : en cas de révision ou de contrôle TVA, elles servent à démontrer l’absence de produit occulte.
Factures B2B : mentions obligatoires et indication du tiers
En Suisse, une facture valable pour la déduction de l’impôt préalable doit respecter l’art. 26 LTVA (contenu minimal, identification des parties, taux, assiette imposable). Dans les flux avec tiers, assurez la cohérence entre qui figure sur la facture et qui effectue la prestation aux fins TVA :
- •Pass-through au client : la PME émet au client une facture (ou note de débit) qui ventile montants fournisseur, TVA si due sur la fee, et éventuels frais refacturables. Évitez de « gonfler » le chiffre d’affaires avec des montants qui ne sont pas des produits.
- •Facture du fournisseur adressée à la PME : si le bien ou le service est pour un tiers, la déduction TVA revient en principe à la PME seulement si l’achat est pour son activité imposable propre ; pour des achats purement pour compte d’autrui, la PME agit souvent comme simple intermédiaire — la déduction doit être évaluée avec rigueur et documentée.
- •Facturation pour compte du donneur d’ordre : indiquer explicitement que la facture est émise pour compte de [dénomination et IDE du donneur d’ordre] et que le paiement doit être effectué selon les instructions du mandat (compte dédié du mandant ou instructions de paiement convenues).
Attention aux autofactures et aux notes de crédit : si vous corrigez des montants passés pour compte de tiers, la note de crédit doit être rattachée au document original et au compte transitoire, pas au produit d’exploitation. Pour les opérations B2B transfrontalières, vérifiez séparément export/import de services et le lieu de la prestation.
Ventilation comptable : comptes transitoires et neutralité du résultat
L’objectif comptable est que les montants encaissés ou payés pour compte de tiers n’altèrent pas les produits, les coûts du matériel ou les marges opérationnelles. Le schéma ci-dessous convient aux PME avec comptabilité ordinaire (Swiss GAAP FER / micro) :
| Compte (exemple) | Utilisation |
|---|---|
| 1090 / 2090 — Transitoires tiers (actif/passif) | Avances payées au fournisseur pour compte client ; montants à refacturer ou rembourser |
| 1190 — Créances clients (fee uniquement) | Commission de gestion, markup contractuel imposable |
| 2000 / 4000 — Fournisseurs et produits | Opérations propres uniquement ; ne jamais enregistrer le pass-through en produit 4000 |
| Compte intercompany (groupe) | Allocation commande centralisée ; clôture par facture de répartition ou débit interne |
Exemple chiffré : avance fournisseur et refacturation au client
Un fournisseur facture CHF 10'000 + TVA 8,1 % (CHF 810) à la PME pour des matériaux destinés au client C. La PME paie et enregistre : Débit transitoire tiers / Banque CHF 10'810. À la livraison documentée, refacturation à C pour CHF 10'810 (pass-through) avec contre-passation du transitoire : Créances clients / Transitoire tiers. Si la PME perçoit CHF 200 de fee + TVA : Créances clients / Produits services CHF 216,20 (taux ordinaire de 8,1 % sur la rémunération).
En clôture mensuelle, le solde du compte transitoire doit tendre vers zéro pour les positions clôturées ; des soldes persistants signalent factures manquantes, paiements non alloués ou erreurs d’imputation sur les centres de coûts.
TVA conforme : prestation, subrogation et commandes centralisées
Au sens de la LTVA, l’impôt grève la prestation effectuée à titre onéreux sur le territoire suisse. Dans les mandats de simple encaissement ou paiement sans prise du risque économique de la fourniture, souvent seule la commission ou la fee de gestion constitue l’assiette imposable propre de la PME — pas l’ensemble du chiffre d’affaires passé au client.
Si la PME achète et revend (y compris avec livraison directe au client B2B), elle effectue en général deux prestations imposables distinctes (achat avec droit à déduction, vente avec impôt dû), sauf régimes particuliers ou prestations exonérées. La chaîne documentaire doit être alignée : commande, facture fournisseur, facture client, éventuel bon de livraison.
Dans les commandes centralisées intragroupe, les répartitions internes ne remplacent pas la facture du fournisseur externe : la centrale déduit la TVA sur l’achat si l’usage est imposable ; les filiales reçoivent un débit interne avec traitement TVA à définir (prestations intragroupe, éventuelle exclusion si conditions cumulatives). Pour les groupes complexes, un avis ciblé et des schémas AFD cohérents sont recommandés.
Registre TVA et déclaration
Séparez dans le registre des ventes les fees imposables des montants pass-through enregistrés sur comptes transitoires (non imposables). Vérifiez que les montants pass-through ne se retrouvent pas indûment au chiffre 200 (total des contreparties) ni dans les assiettes imposables au taux ordinaire (chiffre 303) ; le chiffre 220 concerne les prestations exonérées au sens de l’art. 23 LTVA, pas le pass-through. Documentez les rectifications pour notes de crédit liées à des tiers.
Paiements et subrogation
Si vous encaissez pour compte du donneur d’ordre, utilisez des comptes bancaires dédiés ou des règles de rapprochement qui séparent immédiatement les montants « appartenant » au tiers. Ne retenez des commissions que lorsque le contrat le permet et après la clôture comptable de la position.
Erreurs fréquentes et signaux d’alerte au bilan
- Produits gonflés : pass-through enregistré au compte 4000 augmente artificiellement le chiffre d’affaires et peut déplacer des seuils de révision ou des covenants bancaires.
- TVA déduite sur achats « non propres » : déduction non justifiée sur frais refacturables du client sans mandat et sans prestation propre.
- Transitoires incohérents : créances clients incluant des montants fournisseur sans contrepartie transitoire ; rapprochement bancaire difficile.
- Clôture intercompany manquante : centrale achats avec stocks ou passifs envers filiales non régularisés en fin d’exercice.
- Documents B2B incomplets : IDE manquant, référence au mandat absente, taux erroné sur la seule fee.
Workflow opérationnel et digitalisation avec Accountex
Un processus robuste réduit le travail manuel en clôture et aligne équipe administrative, achats et commercial :
- Qualification à la commande : flag « pour compte de tiers » / « centrale groupe » avec obligation de client ou unité bénéficiaire.
- Enregistrement facture fournisseur : imputation sur transitoire ou compte intercompany, jamais sur coût matériel si pass-through.
- Émission document au tiers : modèle distinct pour refacturation pass-through vs facture fee ; numérotation séparée si utile pour l’audit.
- Rapprochement bancaire : règles qui rapprochent paiements fournisseur et encaissements client à la même position transitoire.
- Rapports de contrôle : solde transitoires par contrepartie, aging > 30/60 jours, écart TVA déduite vs transitoires.
Avec une comptabilité intégrée comme Accountex, il convient de mapper les comptes transitoires une seule fois, de lier chaque facture B2B au mandat ou au bon de commande interne et d’automatiser les rappels pour positions transitoires ouvertes. Ainsi, commandes centralisées, ventilation comptable et déclaration TVA restent alignées tout au long de l’exercice — pas seulement à l’approche de l’échéance trimestrielle.
Checklist rapide avant la clôture trimestrielle TVA
| Contrôle | Action |
|---|---|
| Solde comptes transitoires tiers | Rapprocher avec liste des positions ouvertes par client / filiale |
| Chiffre d’affaires imposable | Exclure les montants pass-through du total ventes |
| Déduction impôt préalable | Vérifier que chaque facture fournisseur est liée à un usage imposable propre ou documentation mandat |
| Intercompany | Clôturer débits en suspens des commandes centralisées |
| Archivage documents | Conserver mandats, bons de commande et répartitions approuvées (10 ans, exigences commerciales et fiscales) |
Les dispositions cantonales touchent surtout l’impôt sur le revenu et les bénéfices, pas la logique de base de la TVA fédérale. Pour les situations limites (marketplace, triangulations, services transfrontaliers), un fiduciaire ou un ruling préalable auprès de l’AFD évite des rectifications coûteuses.