Quand le salarié travaille pour une autre société du groupe
Dans les groupes de PME suisses — holding opérationnelle, filiales à personnalité juridique distincte, sociétés de services partagés — il arrive souvent qu’un collaborateur reste employé par une société (employeur formel) mais exerce des activités principalement ou temporairement pour une autre entité liée. Il s’agit en pratique d’une mise à disposition interne ou secondment intragroupe : ce n’est pas un transfert de contrat, mais un réalignement organisationnel qui doit rester transparent vis-à-vis de la prévoyance, du fisc et de la comptabilité.
Contrairement à la détachement transfrontalier régi par des conventions internationales, entre deux sociétés suisses s’appliquent le Code des obligations sur le rapport de travail, la LAVS et les dispositions cantonales sur l’impôt à la source. L’erreur la plus fréquente consiste à traiter le collaborateur comme « salarié des deux » sans documentation : cela entraîne des doubles cotisations, des coûts non récupérables et des incohérences dans les bilans des personnes morales concernées.
Ce guide explique comment structurer les accords, répartir les coûts du personnel, gérer l’AVS et la LPP et enregistrer correctement les opérations en comptabilité — en tenant compte des besoins des PME qui utilisent des outils comme Accountex pour tenir des livres comptables séparés tout en coordonnant la gestion du personnel.
Trois modèles opérationnels et qui paie quoi
Avant d’ouvrir des comptes comptables, il convient de fixer par écrit quel modèle s’applique. Le choix influence la facturation intragroupe, l’assurance-accidents et la responsabilité managériale.
| Modèle | Employeur formel | Utilisateur opérationnel | Répartition typique des coûts |
|---|---|---|---|
| Secondment pur | Société A (employeur) | Société B (hôte) | B rembourse à A salaire, charges sociales et cotisations LPP + éventuelle marge administrative |
| Prestation de services de personnel | Société de services du groupe | Société opérationnelle | Facture mensuelle par heures/ETP ; coûts indirects imputés selon une clé convenue |
| Consentement mutuel temporaire (même groupe) | Inchangé | Changement du lieu de travail effectif | Lettre au salarié + accord intercompany ; pas de nouveau contrat si l’emploi n’est pas transféré |
| Cession / transfert (permanent) | Nouvelle société | Nouvelle société | Ce n’est pas une mise à disposition : résiliation et nouveau contrat ; régulariser la continuation LPP, congés non pris et autres droits du rapport de travail |
Pour la mise à disposition temporaire entre sociétés suisses liées, le modèle « secondment pur » ou « prestation de services » est le plus adapté : il conserve un seul contrat de travail et permet de facturer le coût complet du personnel à la société bénéficiaire.
Documentation minimale entre sociétés liées
Accord de secondment intragroupe
Définit la durée, le pourcentage de temps pour la société utilisatrice, le lieu de travail, le responsable opérationnel et qui prend en charge les frais de voyage, le matériel et la formation. Indique explicitement que le rapport de travail reste avec la société cédante.
Comprend une clause sur les droits de subordination : le salarié suit les instructions opérationnelles de l’hôte, sous réserve des questions disciplinaires et du licenciement réservées à l’employeur formel.
Lettre au collaborateur
Communication écrite avec date de début et de fin de la mise à disposition, lieu de travail, référent chez la société hôte et confirmation que salaire, congés et certificat de travail restent à la charge de l’employeur formel.
Évite les ambiguïtés en cas d’accident ou de conflit : le salarié sait à qui s’adresser pour l’organisation quotidienne et pour les questions contractuelles.
- Politique d’allocation des heures (timesheet ou pourcentage fixe mensuel) approuvée par les deux directions.
- Conditions de facturation : base (salaire + charges sociales), inclusion du 13e salaire, bonus, frais, marge et périodicité.
- Pour les sociétés soumises à révision : traiter les prix intragroupe comme des opérations avec parties liées — documenter que les remboursements reflètent le coût complet ou un prix de marché plausible.
Répartition des coûts du personnel
L’objectif comptable est que chaque société affiche les coûts du personnel qu’elle utilise économiquement, sans double comptage ni marges occultes entre entités.
| Poste de coût | Qui enregistre la charge | Récupération par la société hôte |
|---|---|---|
| Salaire brut et bonus | Employeur formel (compte personnel) | 100 % de la part de temps allouée à l’hôte |
| Cotisations AVS/AI/IPG/AF employeur | Employeur formel | Remboursées globalement avec la base salariale |
| Cotisations LPP employeur | Employeur formel | Selon accord (coût complet ou employeur seul) |
| Frais de voyage et représentation | Celui qui paie la facture | Refacturation directe ou inclusion dans un forfait mensuel |
| Formation obligatoire | En règle générale employeur formel | Si uniquement pour projets de l’hôte, à la charge de l’hôte |
| Marge administrative | Optionnel sur la société de services | 3–8 % courant dans les groupes PME ; documenter la logique |
Clés de répartition acceptables : pourcentage fixe convenu, heures d’un timesheet approuvé, ou répartition par projet. Pour plusieurs salariés mis à disposition, une société « centrale RH » peut facturer un montant mensuel unique avec annexe détaillée par centre de coûts — utile pour le reporting de gestion dans Accountex par société.
Écritures comptables types
Chaque personne morale conserve son propre plan comptable. Les opérations intragroupe exigent des comptes de débiteurs/créanciers envers les sociétés liées et, côté hôte, des comptes de coût du personnel ou d’achat de services.
Société employeur (cédante)
- Salaires et charges sociales : comptes 5xxx / 6xxx personnel comme d’habitude.
- Facture mensuelle à l’hôte : Débit créances vs société liée, Crédit produits de prestations de personnel (ou correction coûts personnel, si méthode « nette » interne).
- TVA : la mise à disposition de personnel entre sociétés liées moyennant rémunération est en principe une prestation de services imposable ; la refacturation de salaires, charges sociales et frais connexes sans surcoût, dans une mise à disposition intragroupe conforme aux critères applicables (p. ex. art. 28 LTVA pour les détachements transfrontaliers dans le groupe), peut dans certains cas ne pas constituer un rapport de prestation. Avec marge ou modèle de société de services, vérifier l’imposabilité avec le conseiller TVA.
Société utilisatrice (hôte)
- Réception facture : Débit coût personnel externe / services administratifs (6xxx), Crédit dettes vs société liée.
- Imputation par centre de coûts ou projet pour des marges correctes sur les comptes de résultat séparés.
- En fin d’année : vérifier que les soldes intercompany coïncident avec les extraits de compte réciproques et qu’il ne reste pas de coûts du personnel « orphelins » uniquement chez l’employeur.
À la clôture de l’exercice, éliminer dans les consolidations de groupe (le cas échéant) les produits et charges miroirs du secondment, afin de ne pas gonfler le chiffre d’affaires du groupe. Au niveau d’une PME non consolidée, en revanche, la correcte imputation sur chaque bilan est essentielle pour l’impôt sur le bénéfice cantonal/communal.
Flux mensuel recommandé en paie
- Clôture du timesheet ou confirmation du pourcentage d’allocation pour la société hôte.
- Traitement des fiches de salaire sur la société employeur ; enregistrement complet des salaires et charges sociales.
- Calcul du montant à refacturer (base + charges sociales + LPP + éventuels frais et marge).
- Émission de la facture intragroupe avec référence à la période et au salarié (ou au pool ETP).
- Enregistrement encaissement/paiement entre comptes bancaires des sociétés ; rapprochement des comptes liés.
- Mise à jour des rapports de gestion par société dans Accountex (coût ETP par entité utilisatrice).
Erreurs fréquentes et comment les éviter
Double employeur de fait : si l’hôte assume des pouvoirs disciplinaires et de licenciement sans accord, on risque la qualification d’un rapport de travail dissimulé avec la seconde société. Conserver le contrat et les décisions RH sur l’employeur formel.
Coûts laissés entièrement chez l’employeur : le bilan de l’hôte paraît artificiellement performant ; celui de l’employeur affiche du personnel non productif. Corriger par une refacturation systématique.
Comptes intercompany non rapprochés : les écarts entre facture et timesheet s’accumulent et compliquent révision et consolidation. Un extrait mensuel signé par les deux directions financières réduit le risque.
Confusion avec le travail temporaire (« temporaire ») : l’agence de travail temporaire est tierce par rapport à la mise à disposition intragroupe ; règles et autorisations diffèrent. Ne pas qualifier de temp agency un simple secondment entre Sàrl du même actionnaire.
Checklist rapide pour la direction et le fiduciaire
| Étape | Action |
|---|---|
| 1 | Choisir le modèle (secondment vs cession) et rédiger accord intercompany + lettre au salarié |
| 2 | Définir la clé d’allocation et l’inclusion des charges sociales, LPP, LAA et frais |
| 3 | Vérifier la couverture LAA et l’impôt à la source avec l’assureur et le conseiller |
| 4 | Configurer comptes intercompany et centres de coûts dans chaque comptabilité |
| 5 | Automatiser le flux mensuel : paie → facture → rapprochement dans Accountex |
| 6 | En fin d’exercice : quadrature des comptes, documentation pour révision et prix de transfert |
Coordination comptable sans compliquer le travail
La mise à disposition temporaire entre sociétés liées en Suisse est un levier organisationnel légitime si elle reste ancrée à un seul contrat de travail, à des remboursements documentés et à des écritures miroirs dans les livres de chaque entité. Pour les PME, la clé est de standardiser pourcentages ou timesheets, facturation mensuelle et comptes intercompany — ainsi paie, bilan et reporting par société restent alignés.
Accountex aide à tenir des registres séparés par personne morale tout en offrant une vision coordonnée des coûts du personnel : en configurant centres de coûts, comptes envers sociétés liées et refacturations récurrentes, l’équipe administrative réduit le risque d’erreurs manuelles et accélère la clôture mensuelle même lorsque le même collaborateur travaille pour plusieurs sociétés du groupe.
Prévoyance et assurances sociales
En Suisse, un seul employeur par contrat est la règle opérationnelle pour AVS/AI/IPG, AF et LPP. La mise à disposition ne crée pas un second rapport d’assurance tant que l’emploi n’est pas transféré.
AVS, AI, IPG et AF : la société qui paie le salaire et déclare les salaires à la caisse de compensation (ou à la caisse cantonale) reste tenue au versement. Si la société hôte rembourse les coûts, le flux est purement comptable et financier entre entités ; les mêmes salaires ne sont pas inscrits deux fois.
Assurance-accidents (LAA) : l’obligation d’assurance incombe à l’employeur formel, même si le collaborateur travaille de façon stable chez la société utilisatrice. Informer l’assureur du lieu de travail effectif et de l’activité exercée ; dans les modèles assimilables au prêt de personnel, des règles cantonales supplémentaires peuvent s’appliquer. La prime peut être répartie via facture intragroupe.
LPP : reste liée à l’employeur formel et au plan de prévoyance existant. Changer de société utilisatrice n’impose pas en soi un changement de caisse ; un transfert définitif du contrat, oui. Les remboursements intercompany doivent inclure les cotisations employeur et salarié si la société hôte supporte économiquement l’ensemble du coût du personnel.
IPG, maternité et congé parental : l’IPG (indemnité en cas de maladie) et les prestations pour maternité et congé parental (au sens de l’ordonnance sur les assurances sociales) suivent l’employeur qui effectue les paiements et les déclarations ; documenter la mise à disposition aide en cas de contrôle de la caisse de compensation.
Impôt à la source
Si le salarié est soumis à retenue à la source, restent pertinents le canton de l’employeur formel et la déclaration correcte des revenus du travail salarié. Une mise à disposition qui déplace durablement le centre d’activité peut avoir des implications cantonales : en cas de doute, s’aligner avec l’office cantonal compétent avant de modifier la pratique de retenue.