Pourquoi le matériel du client n'est pas votre stock
Dans de nombreuses PME suisses — ateliers mécaniques, menuiseries, imprimeurs, logisticiens, réparateurs de machines ou intégrateurs industriels — les locaux contiennent des biens qui n'appartiennent pas à l'entreprise. Rouleaux de tissu, composants en attente de montage, équipements en réparation ou palettes en dépôt restent la propriété du donneur d'ordre, même s'ils se trouvent physiquement dans vos halls ou sur vos postes de travail.
Confondre ces biens avec le stock propre fausse les marges, gonfle l'inventaire, altère le fonds de roulement et complique assurances et révision. Le Code des obligations régit le dépôt et le travail sur matériel d'autrui ; les normes comptables suisses (FER / Swiss GAAP FER) imposent de ne pas inscrire au bilan ce qui n'est pas un actif de la société, sauf exceptions bien motivées.
Ce guide explique comment organiser dépôt, documentation, couvertures d'assurance et écritures comptables de manière cohérente avec la pratique des PME en Suisse, sans mélanger le patrimoine du client avec achats, production en cours et stocks propres.
Stock propre, transformation et dépôt pur
Avant d'ouvrir de nouveaux comptes ou étiquettes en magasin, classifiez chaque flux physique. La comptabilisation dépend du titre juridique et du risque économique, pas seulement de la présence physique du bien.
| Situation | Propriété du bien | Typique au bilan PME | Risque principal |
|---|---|---|---|
| Achat de marchandises pour revente ou usage propre | PME | Stocks / inventaire (classe 1xxx) | Obsolescence, vol, correction d'inventaire |
| Matériel du client en transformation (WIP) | Client ; la PME fournit la prestation | En règle générale hors bilan ; éventuelle note / compte de mémorandum | Dommage pendant la transformation (responsabilité contractuelle) |
| Dépôt / garde sans transformation | Client | Hors bilan ; registre de dépôt | Perte, confusion avec le stock propre |
| Consommation de matériaux propres sur commande client | PME jusqu'à facturation | Sortie de stock → coût / COGS commande | Marges commande, TVA sur facture |
| Équipement du client en prêt pour essai | Client | Registre des biens en prêt ; aucun actif | Dommages, entretien non autorisé |
Base légale : dépôt, mandat et travail sur matériel d'autrui
La relation avec le client doit être clarifiée par écrit. En l'absence de clauses précises, le droit fédéral applique des règles types qui peuvent surprendre les entrepreneurs habitués à tout traiter comme « ordre interne ».
Dépôt (art. 472 ss. CO ; dépôt en magasin art. 482 ss. CO si prestation commerciale rémunérée) : le dépositaire garde le bien et le restitue. Il n'acquiert pas la propriété ; en cas de perte ou de détérioration, il répond selon les règles générales sur l'inexécution (art. 97 et 99 CO), sauf preuve de l'absence de faute ; pour le dépôt gratuit, la faute peut être appréciée avec plus d'indulgence (art. 99 al. 2 CO). Un registre d'entrée/sortie avec identification du donneur d'ordre est la preuve essentielle en cas de litige ou sinistre.
Mandat et travail sur chose d'autrui : réparations, découpe, assemblage ou personnalisation relèvent souvent du contrat d'entreprise (art. 363 ss. CO) ou de mandat (art. 394 ss. CO). La responsabilité pour détérioration pendant l'activité suit les règles générales sur la faute et ce qui est convenu (limites de responsabilité, obligation d'assurance RC professionnelle). Les clauses qui excluent ou limitent la responsabilité pour dol ou faute grave peuvent être invalides ou contestées au sens du CO (notamment art. 100 CO pour les conditions générales).
Propriété et gage : tant que le matériel reste la propriété du client, la PME ne peut pas l'inscrire comme actif ni l'utiliser comme garantie, sauf droit de rétention pour créances échues et admises (art. 895 ss. CO) dans les limites prévues par le contrat et la loi.
Organisation opérationnelle : magasin, étiquettes et traçabilité
La séparation physique évite les erreurs comptables plus efficacement que des corrections en fin de mois. Accountex et des outils analogues bénéficient de codes article et d'états clairs dès le niveau des mouvements.
Zones et codes dédiés
Réservez des rayonnages ou des zones « DÉPÔT CLIENT » distincts des emplacements stock propre. Utilisez des préfixes SKU ou des états magasin (p. ex. propriété = tiers) non valorisés dans l'inventaire de bilan.
Chaque unité indique client, numéro de commande, date d'entrée et description avec numéro de série le cas échéant. Des photos à l'entrée pour les biens de valeur réduisent les contestations sur rayures préexistantes.
Documents d'accompagnement
Bon de dépôt ou d'acceptation de travail signé par le client (ou e-mail avec inventaire en pièce jointe). Pour les dépôts B2B, alignez les quantités sur le bon de livraison du donneur d'ordre et signalez les écarts avant le chargement.
À la sortie, document de restitution ou intégration dans la facture de prestation. Conservez les copies selon les délais de conservation comptable (en règle générale dix ans, art. 958f CO, pour les documents pertinents aux fins de la comptabilité).
- Inventaire physique annuel : deux listes séparées — stocks propres valorisés et registre des biens en dépôt non valorisés.
- Formation du personnel : interdit de prélever du matériel « du client » pour d'autres commandes sans autorisation écrite.
- Intégration ERP : mouvements de magasin « propriété tiers » qui ne génèrent ni écritures d'achat ni corrections du stock propre.
Assurance : ce que couvre la police de la PME
Les polices standard sur marchandises et locaux assurent souvent uniquement les biens appartenant à l'assuré. Les matériaux du client en dépôt ou en transformation peuvent rester non couverts, sauf extensions spécifiques.
| Couverture | Objet | Action typique pour la PME |
|---|---|---|
| Marchandises / inventaire propre | Stock et équipements d'entreprise | Vérifier plafonds et franchises sur stocks |
| Dépôt / bailee | Biens d'autrui en dépôt | Extension « marchandises en dépôt » avec plafond adapté à la valeur moyennement présente |
| RC professionnelle / ouvriers | Dommages causés pendant la transformation | Plafonds par sinistre ; exclusions sur matériaux préexistants défectueux |
| Police du client | Propriété du donneur d'ordre | Demander attestation ; définir qui facture la prime en dépôt à long terme |
En cas de sinistre, séparez immédiatement la liste des dommages par propriétaire du bien et joignez le registre de dépôt et les photos. La comptabilité enregistre indemnités d'assurance et éventuelles passivités envers le client sur des comptes distincts des produits ordinaires, avec documentation pour réviseur et fiduciaire.
Comptabilisation selon FER et Swiss GAAP FER
Un bien du client ne remplit pas les critères d'actif (contrôle économique, flux probable de bénéfices) de la PME dépositaire. L'inscrire dans les stocks gonfle l'actif circulant et les capitaux propres et fausse les indices de rotation des stocks.
Hors bilan et mémorandum : de nombreuses PME utilisent un registre auxiliaire ou des comptes de mémorandum (compte 9xxx dans le plan comptable type) avec contrepartie spéculaire, pour tracer quantités et valeur informative sans impact sur patrimoine et résultat. En note au bilan (Swiss GAAP FER 5 / 6), on peut indiquer obligations ou risques significatifs liés au dépôt, s'ils sont pertinents pour les destinataires.
Produits et charges : la prestation de la PME est le service (transformation, dépôt rémunéré, logistique), facturé au taux de TVA correct. Les matériaux fournis par le client n'apparaissent pas au chiffre d'affaires ; les matériaux achetés par la PME et refacturés au client suivent le flux achat → stock ou charge → produit avec document TVA.
Pertes et indemnités : les dommages imputables à la PME peuvent générer des passifs envers le client et des charges ; les indemnités de l'assurance dépôt ou RC impactent le compte sinistres. Ne compensez pas silencieusement le stock propre avec des biens du client.
Exemple schématique d'écritures (dépôt, valeur informative CHF 50'000)
Entrée matériel client — mémorandum uniquement, aucun impact sur le résultat :
Débit 9000 Biens en dépôt (mémorandum) / Crédit 9001 Contrepartie dépôt — CHF 50'000
Restitution intégrale — extourne mémorandum. Facture prestation CHF 2'000 + TVA sur compte produits prestations, indépendamment de la valeur du bien déposé.
TVA et déclaration : éviter les doubles comptages
Le matériel du client n'entre en règle générale pas dans l'assiette imposable de la PME tant qu'il n'y a pas cession de propriété. Attention toutefois aux scénarios mixtes : achat pour le compte du client, importations ou chaînes d'approvisionnement B2B transfrontalières.
- Dépôt ou transformation seule : aucune facture de cession sur la valeur du bien ; TVA sur les rémunérations de prestation.
- Achat par la PME avec revente au client : TVA à l'achat et au produit ; le bien transite dans le stock propre même s'il est déjà destiné à une commande.
- Import en Suisse de biens du client : clarifier qui est importateur de fait et qui supporte droits et TVA ; les erreurs ici génèrent des contestations avec l'AFC et le donneur d'ordre.
- Inventaire fiscal : aligner la liste des stocks propres déclarés avec le magasin ; exclure explicitement les biens en dépôt des valorisations de stock.
Profils PME fréquents en Suisse
Atelier / réparation
Machine client en baie : fiche travail avec numéro de série, mémorandum optionnel à valeur convenue, RC pour dommages dus à la prestation. Pièces propres sur facture séparée de la main-d'œuvre.
Logistique et dépôt
Contrat de dépôt avec tarif à palette/jour, plafond d'assurance et inventaire mensuel. Mouvements WMS avec indicateur propriété tiers.
Production en tolling
Matières premières du donneur d'ordre : tracer les consommations par commande sans valoriser dans le stock PME ; rendre compte des rebuts selon contrat (chute, tolérance).
Checklist pour dirigeant, back-office et fiduciaire
Aligner l'opérationnel et la clôture comptable évite des corrections urgentes avant le bilan ou après un sinistre.
- Contrats types : dépôt, transformation, limites de responsabilité et assurance exigée au client.
- Plan comptable : comptes mémorandum ou registre externe avec totaux rapprochés au moins trimestriellement.
- Polices : extension dépôt avec plafond ≥ valeur moyenne exposée ; vérification RC professionnelle.
- Magasin : états « propriété tiers » et rapport séparé de l'inventaire valorisé.
- Clôture mensuelle : aucun solde stock propre n'inclut de codes article dépôt client.
- Note au bilan : éventuels engagements significatifs liés à un dépôt à long terme.
- Accountex : fiches client liées aux commandes/dépôts pour piste d'audit sur mouvements et factures.
Synthèse
Matériaux et équipements du client chez la PME restent le patrimoine du donneur d'ordre : ils doivent être gardés en dépôt, assurés et tracés selon des règles distinctes du stock propre. Le droit fédéral sur le dépôt et les prestations de service définit les responsabilités ; les normes comptables suisses excluent ces biens de l'actif du bilan sauf exceptions contractuelles qui transfèrent risque et propriété.
Séparation physique, documents d'entrée/sortie, extensions d'assurance ciblées et comptes mémorandum (ou registres équivalents) maintiennent marges, inventaire et capitaux propres fiables. En intégrant mouvements et facturation dans un système comptable unique, la PME réduit le risque de confusion entre « ce qui est nôtre » et « ce que nous gardons pour le compte du client » — distinction essentielle pour entrepreneurs, réviseurs et partenaires fiduciaires en Suisse.