Was Sie lernen werden

Dieses Handbuch ist für diejenigen gedacht, die in einer Treuhänder-Organisation auf Accountex arbeiten: Buchhalter, Experten und Revisionsteams, die mehrere Mandate für Schweizer Mandantenunternehmen betreuen.

Es deckt sowohl die spezifischen Funktionen der Treuhänder-Rolle (Mandate, Chat, Dokumentenanfragen, Konsolidierung) als auch die im actAs-Kontext für den Mandanten durchgeführten Buchhaltungsarbeiten ab. Mit den 8 operativen Abschnitten beherrschen Sie den gesamten Workflow der Kanzlei.

Konventionen: Pfade im Code-Stil wie /fiduciary/mandates sind Anwendungs-URLs, UI-Aktionen sind fett. Alle URLs sind lokalisiert /[locale]/... für IT/EN/DE/FR.

Für detaillierte Buchhaltungsverfahren (Rechnungen, Spesen, MWST) verweist dieses Handbuch auf das Mandanten-Tutorial: sie sind identisch, aber im actAs-Kontext ausgeführt.

Erster Zugang, Onboarding und Dashboard

Bevor Sie Mandanten einladen können, müssen Sie Ihre Treuhänder-Organisation korrekt anlegen. Der Prozess dauert wenige Minuten, legt aber den Assoziationscode FID-… fest, den Sie zur Verknüpfung der Mandate nutzen werden.

Registrierung und Kanzlei-Sicherheit

Als Treuhänder sind Sie für die Daten Ihrer Mandanten verantwortlich: Die Sicherheit muss vom ersten Zugang an maximal sein.

Öffnen Sie /auth/register und geben Sie Vorname, Nachname, geschäftliche E-Mail der Kanzlei und ein Passwort mit mindestens 8 Zeichen ein.
Bestätigen Sie die von Brevo erhaltene E-Mail. Der Login ist automatisch, Sie werden zu /onboard weitergeleitet.
Aktivieren Sie sofort die 2FA in /settings/security und bewahren Sie die Backup-Codes im Kanzlei-Tresor auf.
Für nachfolgende Logins nutzen Sie E-Mail/Passwort oder Google OAuth über /auth.
Bei Verlust nutzen Sie /auth/forgot-password, um einen Reset-Link per E-Mail zu erhalten.

Treuhänder-Organisation anlegen

In /onboard wählen Sie bei der Frage "Welche Art von Organisation möchten Sie erstellen?" Treuhänder. Füllen Sie Firmenname, Rechtsform, Adresse, PLZ (≥4 Stellen), Kanton, IBAN und Bank aus. Am Ende generiert das System einen eindeutigen FID-…-Assoziationscode, sichtbar in /settings oder im Mandate-Bereich.

Laden Sie sofort das Kanzlei-Logo hoch (max 2 MB): Es wird auf PDFs angewendet, die für Mandanten erstellt werden, sofern in /settings konfiguriert. Der Anfangsplan ist free: Erwägen Sie ein Upgrade, wenn Sie mehr als einige Mandanten betreuen.

Dashboard und Orientierung

Die Oberfläche ist identisch mit der eines Unternehmens, mit einigen zusätzlichen Einträgen für die Kanzlei:

Sidebar Treuhänder mit Mandate (/fiduciary/mandates) und Dokumentenanfragen (/fiduciary/document-requests).
"Acting as"-Wähler mit Banner im Header, das anzeigt, welchen Mandanten Sie verwalten.
Chat-FAB mit Konversationen zu allen aktiven Mandanten und Badge für ungelesene Nachrichten.
Benachrichtigungs-Badge mit Mandantenereignissen (hochgeladene Dokumente, abgeschlossene Anfragen, erhaltene Einladungen).
Fiscal Year Switcher im actAs-Kontext zum schnellen Wechsel zwischen Geschäftsjahren des Mandanten während der Review.

Ein spezielles Banner erscheint, wenn eine Einladung abgelehnt wurde: Sie können es mit dismissRejection aus der Hauptliste entfernen und dabei in der Historie behalten.

Mandate: einladen, assoziieren und verwaltete Mandanten anlegen

Jede Mandantenbeziehung in Accountex wird durch ein Mandat repräsentiert (Datensatz FiduciaryAssociation). Die vollständige Liste ist in /fiduciary/mandates mit Filtern nach Status (ausstehend, aktiv, abgelehnt, beendet) und Suche nach Firmenname.

Mandate-Übersicht

Öffnen Sie /fiduciary/mandates für die Liste oder /fiduciary/mandates/[id] für das Detail eines einzelnen Mandats. Sie haben drei Wege, eine Mandantenbeziehung aufzubauen, je nach Grad der Autonomie des Mandanten.

Methode	Wann verwenden	Anfangsstatus
E-Mail-Einladung	Der Mandant nimmt aktiv teil: Registrierung, Login, volle Sichtbarkeit.	Ausstehend → Aktiv
FID-…-Code	Der Mandant hat bereits ein Konto und fragt selbst die Assoziation an.	Anfrage → Aktiv
Verwalteter Mandant	Buchhaltung vollständig delegiert; der Mandant arbeitet nicht im System.	Sofort aktiv

Ein Mandantenunternehmen einladen

Im Menü /fiduciary/mandates klicken Sie auf Mandant einladen (oder Neues Mandat), um einen Einladungslink per E-Mail zu senden.

Klicken Sie auf Mandant einladen oder Neues Mandat auf der Mandate-Seite.
Geben Sie die E-Mail der Kontaktperson des Mandantenunternehmens ein.
Fügen Sie eine personalisierte Nachricht hinzu (optional aber empfohlen).
Klicken Sie auf Einladung senden: Ein FiduciaryInvitation-Datensatz wird erstellt und eine E-Mail an den Mandanten gesendet.
Die Einladung erscheint in der Liste als Ausstehend; wenn der Mandant akzeptiert, wird das Mandat Aktiv.

Assoziation über Treuhänder-Code

Hat der Mandant bereits ein Accountex-Konto, kann er die Assoziation selbst anfordern, indem er Ihren FID-…-Code in seinem Bereich eingibt. Die Anfrage erscheint in /fiduciary/mandates unter Ausstehende Anfragen: Prüfen Sie die Informationen und klicken Sie auf Genehmigen oder Ablehnen.

Der FID-…-Code ist in /settings → Organisation → Assoziationscode der Treuhand (schreibgeschützt) sichtbar. Kopieren Sie ihn und teilen Sie ihn mit dem Mandanten über einen sicheren Kanal.

Verwalteten Mandanten direkt anlegen

Wenn der Mandant (noch) kein Accountex-Konto hat und Sie lieber die gesamte Buchhaltung verwalten, nutzen Sie den Button Verwalteten Mandanten anlegen. In einer einzigen Transaktion erstellt das System eine Unternehmensorganisation mit managed:true-Flag, free-Abonnement, Schweizer Kontenplan, erstem Geschäftsjahr, bereits genehmigter FiduciaryAssociation und einsatzbereitem Chat.

In /fiduciary/mandates klicken Sie auf Verwalteten Mandanten anlegen.
Abschnitt Firmendaten: Firmenname, Rechtsform, Branche, UID und MWST-Nummer (optional).
Abschnitt Sitz: Strasse, PLZ 4 Stellen, Stadt, Kanton.
Buchhaltungs-Einstellungen: Geschäftsjahresbeginn/-ende, Buchungsjahr, IBAN und Bank.
Klicken Sie auf Verwalteten Mandanten anlegen: Das Mandat ist sofort aktiv.

Möchte der Mandant später zugreifen, registrieren Sie ihn auf /auth/register mit seiner E-Mail und fügen Sie ihn als Mitglied der bestehenden managed-Organisation hinzu; regeln Sie dann die Sichtbarkeit mit dem Mandanten-Zugriffs-Toggle.

actAs-Kontext: als Mandant operieren

Sobald ein Mandat genehmigt ist, greifen Sie auf die Buchhaltung des Mandanten über den Parameter ?actAs=<orgId> zu. Alle tRPC/API-Aufrufe enthalten automatisch den Header x-acting-as-org und jede Aktion wird im Audit-Log des Mandanten mit Ihrer userId als Autor getrackt.

actAs-Kontext starten und verlassen

Öffnen Sie /fiduciary/mandates und klicken Sie in der Mandatszeile auf Zugreifen, oder öffnen Sie das Detail und klicken Sie auf Buchhaltung öffnen.
Die URL nimmt die Form /?actAs=<orgId> an und das Banner "Sie operieren als <Name Mandantenunternehmen>" erscheint im Header.
Sie navigieren Dashboard, Rechnungen, Spesen, Berichte und MWST des Mandanten mit owner-Rechten des Unternehmens.
Zum Verlassen klicken Sie auf Mandant verlassen im Banner oder kehren zu /fiduciary/mandates ohne Parameter zurück.

Tipp: Nutzen Sie mehrere Browser-Tabs, um parallel an mehreren Mandanten zu arbeiten (ein Tab pro Mandant).

An der Buchhaltung arbeiten

Sie führen alle Buchhaltungsvorgänge aus, wie es das Unternehmen tun würde. Jede Mutation wird mit Ihrem User als Autor protokolliert. Ändern Sie keine sensiblen Einstellungen (IBAN, Steuerdaten) ohne Absprache mit dem Mandanten: Sie könnten bestehende Zahlungsflüsse stören.

Doppelte Kontext-Kontrolle: Prüfen Sie vor jeder wichtigen Operation das "Acting as …"-Banner im Header, um keine Vorgänge beim falschen Mandanten zu buchen.

Mandanten-Zugriff auf eigene Buchhaltung verwalten

Bei aktiven Mandaten können Sie entscheiden, ob der Mandant seine Buchhaltung einsehen/bearbeiten kann oder ob die Verwaltung exklusiv bei der Kanzlei liegt (Mutation toggleClientAccountingAccess, Feld allowClientAccountingAccess). Der Schalter befindet sich im Mandats-Tab unter /fiduciary/mandates/[id].

Während Jahresabschlüssen: Deaktivieren Sie den Zugriff, um Mandanten-Buchungen während Anpassungen zu verhindern.
Für verwaltete Mandanten: Vermeiden Sie versehentliche Zugriffe, wenn der Mandant kein Interesse hat, selbst zu arbeiten.
Während Konsolidierungsperioden: Halten Sie die Salden stabil, während Sie das Multi-Mandats-Cluster bearbeiten.

Die Änderung ist sofort: Beim nächsten Laden sieht der Mandant einen "vom Treuhänder verwaltete Buchhaltung"-Bildschirm. Die Aktion wird im Audit-Log aufgezeichnet und der Mandant erhält eine Benachrichtigung.

Kommunikation: Chat, Dokumentenanfragen und öffentlicher Upload

Accountex bietet drei komplementäre Kanäle, um Informationen und Dokumente von Mandanten zu sammeln. Nutzen Sie den passenden je nach erforderlichem Formalitätsgrad.

Treuhänder-Mandanten-Chat

Öffnen Sie das Chat-FAB unten rechts, um Konversationen mit allen aktiven Mandanten zu sehen, oder klicken Sie auf Chat aus dem Mandats-Detail. Die Zustellung erfolgt in Echtzeit über Socket.IO (Raum org:[id]).

Direkte Dateianhänge über Büroklammer-Symbol (ChatMessage unterstützt Anhänge).
FAB-Badge mit Gesamtzahl ungelesener Nachrichten (getTotalUnread); automatische Lesemarkierung beim Öffnen.
Push-/E-Mail-Benachrichtigung an den Mandanten, falls in seiner Organisation konfiguriert.
Ideal für schnelle Klärungen; für formelle Anfragen mit Tracking und Fristen nutzen Sie stattdessen Dokumentenanfragen.

Dokumentenanfragen an Mandanten

Im Menü /fiduciary/document-requests erstellen Sie formelle Anfragen mit öffentlichem Link, den der Mandant ohne Login öffnet. Jedes hochgeladene Dokument wird automatisch versiegelt (SHA-256 + RSA-PSS + TSA) für die Revision.

Klicken Sie auf Neue Anfrage und wählen Sie den Empfänger-Mandanten aus aktiven Mandaten.
Füllen Sie Titel (z. B. "MWST-Unterlagen Q2 2026"), Beschreibung und Liste der angeforderten Dokumente aus.
Legen Sie eine optionale Frist fest, um automatische Erinnerungen zu aktivieren.
Das System erstellt einen eindeutigen Token, sendet eine E-Mail an den Mandanten mit dem Link /r/[token] und erzeugt die Benachrichtigung document_request_pending.
Überwachen Sie den Upload-Status in /fiduciary/document-requests/[id] mit Timeline und Integritätsdownload.
Senden Sie eine manuelle Erinnerung aus dem Detail oder lassen Sie /api/cron/document-reminders automatische Erinnerungen bis zur Fertigstellung senden.

Jedes hochgeladene Dokument ist mit SHA-256-Hash + RSA-PSS-Signatur + TSA-Zeitstempel versiegelt: sicherer Zeitstempel für Revisionen und ESTV-Kontrollen. Sie können auch wiederkehrende Anfrage-Vorlagen im Router document-request-template erstellen.

Öffentlicher Mandanten-Upload /r/[token]

Der Mandant erhält die E-Mail mit dem Link /r/[token], öffnet eine öffentliche Seite ohne Login mit Name des Treuhänders, Titel der Anfrage und Dokumentenliste. Jede Datei wird hochgeladen (max 10 MB über presigned S3-URL); am Ende erhalten Sie E-Mail + Benachrichtigung document_uploaded.

Meldet der Mandant, dass der Link nicht funktioniert, ist der Token wahrscheinlich abgelaufen oder die Anfrage bereits abgeschlossen. Erstellen Sie eine neue Anfrage und senden Sie den neuen Link; bei Fortbestehen öffnen Sie ein Support-Ticket mit der Request-ID.

Jahresabschlüsse, MWST und Berichte

Für jeden betreuten Mandanten führen Sie typischerweise einen vorgeprüften Abschlusszyklus, die ESTV-MWST-Abrechnung und die Erstellung der wichtigsten Berichte für die jährliche Revision durch.

Abschluss-Workflow

In /fiscal-years wählen Sie das Geschäftsjahr und klicken auf Abschlussvorschau; im Schritt Vor-Abschlussbericht laden Sie das PDF (/api/reports/pre-closing/pdf) mit Entwurfsbuchungen, nicht abgestimmten Konten und fehlenden Dokumenten.
Schliessen Sie Bankabstimmungen in /tools/bank-statement-import und Anlageabschreibungen in /assets ab.
Buchen Sie Abgrenzungen und andere Jahresendeanpassungen in /journal.
Erstellen Sie Finanznotizen in /reports/financial-notes: Lassen Sie den Mandanten in Entwurf prüfen, dann auf Endgültig wechseln.
In /fiscal-years nutzen Sie closingPreviewWithAdjustments für die Vorschau mit Anpassungen und senden diese dem Mandanten zur Bestätigung.
Klicken Sie auf Abschliessen: Der Status wird closed, Eröffnungsbilanzen werden generiert; exportieren Sie das Journal aus /tools/accounting-export für das Kanzlei-Archiv.

Schliessen Sie das Geschäftsjahr erst ab, wenn die Vor-Abschlussprüfung "grün" ist (keine Warnungen) und nach expliziter Bestätigung des Mandanten zu den Finanznotizen. Der Abschluss ist eine heikle Operation, die nicht überstürzt werden sollte.

ESTV-MWST-Abrechnung

Im actAs-Kontext öffnen Sie /vat/afc-declaration, um periodische Abrechnungen für jeden Mandanten zu verwalten.

Klicken Sie auf Neue Abrechnung und wählen Sie Zeitraum und Methode (effektiv/vereinbart).
Klicken Sie auf Generieren und prüfen Sie die Totale pro Satz.
Exportieren Sie das XML aus /api/vat/declaration/xml für den Upload ins ESTV-Portal.
Exportieren Sie das PDF für das Mandanten-Archiv und fügen Sie es dem Chat als Einreichungsnachweis bei.
Nach Einreichung im Portal klicken Sie auf Als eingereicht markieren, um den Status abzuschliessen.

Periodische Berichte für die Revision

Für jeden Mandanten und in regelmässigen Abständen erstellen Sie das Standard-Berichtsset, im Chat für die Review mit dem Mandanten anhängbar:

Bilanz (/reports/balance-sheet) und Erfolgsrechnung (/reports/income-statement) im PDF.
Saldenbilanz (/reports/trial-balance) und Hauptbuch/Nebenbücher (/reports/subsidiary-ledger) essenziell für Revision und ESTV-Kontrollen.
Kontenblatt für ein einzelnes Konto aus /chart-of-accounts/[code] → Kontenblatt-PDF exportieren (/api/reports/account-ledger/pdf).
Aging Forderungen/Verbindlichkeiten (/reports/aging) zur Überwachung von Eingängen und Zahlungen.
Kostenstellen-Analyse (/reports/cost-center-analytics) und Währungsbericht für Mandanten mit mehreren Währungen.
Budget-Bericht aus /budget/[id]-Detail → PDF exportieren (/api/reports/budget/pdf) für Plan-/Ist-Vergleich.

Für stabiles historisches Archiv nutzen Sie Konsolidierungs-Snapshots (Abschnitt Konsolidierung) oder den Buchhaltungsexport /tools/accounting-export mit Abacus-, Banana-, DATEV- und CSV-Formaten.

Multi-Mandats-Konsolidierung

Wenn Sie mehrere verbundene Gesellschaften betreuen (Gruppe desselben Mandanten), können Sie in /consolidation Konsolidierungsgruppen mit Konten-Mapping, Intercompany-Abstimmung und Anpassungen erstellen.

Konsolidierungsgruppe erstellen und verwalten

Gehen Sie zu /consolidation/new und geben Sie Gruppenname, Darstellungswährung und Muttergesellschaft ein.
In /consolidation/[groupId]/members fügen Sie Mitglieder hinzu (getAvailableClients) mit Anteil, Methode (Voll-/Quoten-/Equity-Konsolidierung) und funktionaler Währung.
In /consolidation/[groupId]/account-mapping klicken Sie auf Auto-Mapping (autoMapAccounts) und korrigieren manuell, wo nötig.
In /consolidation/[groupId]/intercompany erstellen Sie Regeln zur Identifizierung gegenseitiger Posten und klicken auf Abstimmen.
In /consolidation/[groupId]/adjustments erfassen Sie Konsolidierungsanpassungen (Eliminierungen, Reklassifizierungen) und generieren konsolidierte PDF-Berichte.

Funktion	Pfad
Neue Gruppe	`/consolidation/new`
Mitglieder	`/consolidation/[groupId]/members`
Konten-Mapping	`/consolidation/[groupId]/account-mapping`
Intercompany	`/consolidation/[groupId]/intercompany`
Anpassungen	`/consolidation/[groupId]/adjustments`
Snapshots	`/consolidation/[groupId]/snapshots`

Nutzen Sie Snapshots, um eine stabile Version der Konsolidierung einzufrieren (nützlich für Perioden-Bilanzen) und historische Reihen für Trendanalysen zu vergleichen. Sie können mehrere unabhängige Gruppen für verschiedene Partitionen desselben Perimeters erstellen.

Kanzlei-Management: Einstellungen, Mitarbeiter, Abonnement

Alle Kanzlei-Verwaltungsfunktionen befinden sich unter /settings. Hier verwalten Sie Stammdaten, Mitarbeiter, Stripe-Abonnement und Benachrichtigungen.

Ein Mandat beenden

Öffnen Sie /fiduciary/mandates/[id] und klicken Sie auf Mandat beenden: Die Assoziation wird deaktiviert, Sie verlieren den actAs-Zugriff und der Mandant erhält eine Benachrichtigung. Wurde Ihre Einladung abgelehnt, klicken Sie auf Verwerfen, um sie aus der Hauptliste zu entfernen (sie bleibt in der Historie).

Vor Beendigung eines Mandats laden Sie immer Buchhaltungsexporte (Abacus/Banana/DATEV/CSV) und Perioden-Bilanzen für das Kanzlei-Archiv herunter: Es gibt kein natives "Wieder öffnen" und die erneute Assoziation erfordert eine neue Einladung.

Kanzlei-Einstellungen

In /settings finden Sie Tabs identisch zu Unternehmen, mit einigen für Treuhänder spezifischen Besonderheiten:

Schreibgeschützter Assoziationscode FID-… sichtbar in Organisation (kopieren, um ihn mit Mandanten zu teilen).
Kanzlei-Daten: Firmenname, Adresse, IBAN für Honorare, Logo angewendet auf für Mandanten erstellte PDFs, wenn konfiguriert.
Rechnungs-/Mahnpräfixe: nur verwendet für die von der Kanzlei ausgestellte Rechnungsstellung (Ihre eigenen Honorare).
Individuelle Farben angewendet auf PDFs und Kanzlei-Dokumente.
Privacy und Verarbeitungsregister (/settings/privacy/registro-trattamenti) obligatorisch gemäss Art. 30 DSGVO / Art. 12 revDSG.

Kanzlei-Mitarbeiter

In /settings/collaborators klicken Sie auf Mitarbeiter einladen (Plan-Limit) und geben die E-Mail ein: Eine CollaboratorInvitation wird erstellt und eine E-Mail gesendet. Der Mitarbeiter hat die Rolle collaborator auf der Treuhänder-Organisation, sieht die Mandate und greift per actAs zu.

Jede Mitarbeiter-Aktion wird im Audit-Log des Mandanten protokolliert, auf dem er arbeitet. Entfernen entzieht den Zugang zur Kanzlei und allen Mandaten. Externe Revisoren können als Mitarbeiter eingeladen oder mit Offline-Exporten versorgt werden.

Kanzlei-Abonnement

In /settings/subscription sehen Sie den aktuellen Plan und Limits (OCR/Monat, Speicher, Mitarbeiter). Klicken Sie auf Plan ändern für Upgrade via Stripe oder greifen Sie auf das Stripe-Kundenportal für Zahlungsmittel und Rechnungen zu. Historie in /settings/billing.

OCR- und Speichernutzung werden über alle Kanzlei-Operationen und alle verwalteten Mandanten summiert: Überwachen Sie den Verbrauch, um Blockaden zu vermeiden (429-Fehler auf OCR bei Sättigung). Upgraden Sie vor Spitzenzeiten wie Abschlüssen oder MWST-Einreichungen.

Benachrichtigungen für den Treuhänder

In /settings/notifications konfigurieren Sie in-app (Socket.IO Echtzeit), Browser-Push und E-Mail-Digest (täglich oder wöchentlich). Relevante Ereignisse: document_uploaded, Chat-Nachrichten, Assoziations-Einladungen/Anfragen, überfällige Mandanten-Rechnungen. Aktivieren Sie Push für dringende Ereignisse und E-Mail-Digest für die Gesamtübersicht.

Compliance: Audit-Log, Versiegelung, Privacy, API

Treuhänder sind für Nachvollziehbarkeit und regulatorische Compliance verantwortlich (revDSG, LIP, 10 Jahre Archivierung). Accountex bietet integrierte Werkzeuge, um diese Pflichten abzudecken.

Audit-Log

Das Schlüsselwerkzeug für Revision und Steuerkontrollen ist sowohl auf Kanzlei-Ebene (/audit-log) als auch im actAs-Kontext verfügbar (wo es Aktionen auf der Mandantenorganisation zeigt, einschliesslich Ihrer).

Auf Kanzlei-Ebene: Aktionen der Mitglieder auf dem eigenen Kanzlei-Konto.
Im actAs-Kontext: Aktionen auf der Mandantenorganisation mit Ihrer userId getrackt.
Filter nach Nutzer, Aktion, Datum, Entität; sensible Schlüssel (Passwörter, Token) werden bereinigt.
Unverzichtbar für regelmässige Reviews (monatlich empfohlen bei mehreren Mitarbeitern).

Dokumentenversiegelung

Jedes Dokument in /documents des Mandanten ist mit SHA-256-Hash, RSA-PSS-Signatur und TSA-Zeitstempel versiegelt. Für Prüfungen öffnen Sie /documents, klicken Sie auf Integrität prüfen am Dokument: Ist es authentisch und unverändert, besteht die Prüfung.

Die Aufbewahrungsrichtlinie (retentionUntil) respektiert die 10 Jahre, die von der Schweizer Gesetzgebung verlangt werden. Für historisches Backfill nutzen Sie sealExisting aus dem Dokumenten-Menü des Mandanten.

Privacy, DSGVO und revDSG

In /settings/privacy verwalten Sie Kanzlei-Einwilligungen und Anfragen zum Export/Löschen personenbezogener Daten. In /settings/privacy/registro-trattamenti füllen Sie das obligatorische Register (Zweck, Rechtsgrundlage, Datenkategorien, Empfänger, Aufbewahrung, Sicherheitsmassnahmen) für jede für Mandanten durchgeführte Verarbeitungstätigkeit aus.

API-Keys und Webhooks

In /settings/api erstellen Sie API-Keys (Name + Scopes, Wert nur einmal angezeigt) und Webhooks (URL + Events invoice.*, expense.* + HMAC-Secret). Überwachen Sie die Zustellungshistorie und nutzen Sie Test senden, um den Endpoint zu verifizieren. Für Operationen auf Mandanten verwenden Sie immer den Header x-acting-as-org.

Integrierter Support

Klicken Sie auf Support in Sidebar/Header, um ein SupportTicket zu öffnen: Wenn keines existiert, wird es automatisch erstellt. Schreiben Sie die Anfrage, fügen Sie Screenshots an; Accountex-Admins antworten in-app. Ungelesene Admin-Nachrichten werden im Benachrichtigungs-Badge gezählt; Anhänge sind via presigned URL verfügbar.

Operative Best Practices

Maximale Sicherheit: 2FA verpflichtend für alle Kanzlei-Mitglieder; Backup-Codes im Tresor aufbewahrt.
Konsistente Namensgebung: Nutzen Sie ähnliche Konventionen für Kontenplan und Kostenstellen über alle Mandanten zur Erleichterung der Konsolidierung.
Nutzen Sie Dokumentenanfragen statt Chat für formelle Erfassung: Sie erhalten Tracking, Fristen und automatische Versiegelung.
Laden Sie periodische Exporte (Abacus/Banana/DATEV/CSV) aus /tools/accounting-export für externes Archiv zusätzlich zum Systemarchiv.
Prüfen Sie actAs vor jeder wichtigen Aktion: Ein Flag im Header bestätigt die Organisation, auf der Sie operieren.
Überwachen Sie das Abonnement: OCR und Speicher werden zwischen allen verwalteten Mandanten geteilt, upgraden Sie vor saisonalen Spitzen.

FAQ und Troubleshooting

Der Mandant erhält die Einladungs-E-Mail nicht

Bitten Sie ihn, den Spam zu prüfen. Alternativ teilen Sie den Code FID-… und lassen ihn die Assoziation über sein /settings anfordern.

Ich finde eine Funktion im actAs-Betrieb nicht

Einige /fiduciary/...-Bereiche sind nur für die Treuhänder-Organisation sichtbar, nicht für den Mandanten. Verlassen Sie den actAs-Kontext, um zu den Treuhänder-Funktionen zurückzukehren.

Fehler "you're acting as another organization" in den APIs

Der Client hat den Header x-acting-as-org gesendet, aber Sie haben kein aktives Mandat auf dieser Organisation. Prüfen Sie die Mandate-Liste und starten Sie den actAs-Kontext über die UI neu.

Ich habe versehentlich ein Mandat beendet

Es gibt kein natives "Wieder öffnen": Senden Sie dem Mandanten eine neue Einladung in /fiduciary/mandates und lassen Sie ihn erneut genehmigen. Die Historie der vorherigen Vorgänge bleibt im Audit-Log des Mandanten sichtbar.

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