Accountex Kunden-Tutorial: der komplette operative Leitfaden

1. Was Sie mit diesem Tutorial lernen

Ziele des Tutorials

• Firmen-Onboarding in unter 15 Minuten abschliessen (Konto, 2FA, Organisationsdaten, Kontenplan).
• Die erste Schweizer QR-Rechnung ausstellen, buchen und mit dem Bankauszug abstimmen.
• Spesen mit automatischem OCR, Bulk-Scanner und Dokumenten-Klassifizierungsregeln verwalten.
• Eine ESTV-MWST-Abrechnung (effektiv oder Saldosteuer) mit PDF- und konformem XML-Export erstellen.
• Bilanz, Erfolgsrechnung, Altersstrukturreport und Hauptbuch als PDF exportieren.
• Mitarbeiter, API-Keys, DSGVO/nDSG-Datenschutz konfigurieren und einen externen Treuhänder verbinden.

Aufbau der Anleitung

Die Anleitung ist in 9 thematische Kapitel plus diese Einführung gegliedert. Jedes Kapitel folgt dem gleichen Schema: Zweck, Pfad in der App, nummerierte Arbeitsschritte, Hinweise und Tipps. Sie können sie beim ersten Zugriff von vorne bis hinten lesen oder als Schnellreferenz über das seitliche Inhaltsverzeichnis nutzen.

2. Erster Zugriff, Sicherheit und Firmen-Onboarding

In wenigen Minuten erstellen Sie Ihr Konto, aktivieren 2FA, registrieren das Unternehmen und machen sich mit der Oberfläche vertraut. Dieses Kapitel deckt die Abschnitte 1, 2 und 3 des operativen Handbuchs ab.

Registrierung mit E-Mail und Passwort

Erstellen Sie Ihr Accountex-Konto über /auth/register

1. Öffnen Sie den Browser und rufen Sie die Plattform auf. Klicken Sie auf Registrieren.
2. Füllen Sie Vorname, Nachname, E-Mail und Passwort aus (mindestens 8 Zeichen). Akzeptieren Sie AGB und Datenschutz.
3. Klicken Sie auf Konto erstellen. Prüfen Sie Ihr Postfach: Sie erhalten eine Nachricht von Brevo mit einem Bestätigungslink.
4. Klicken Sie den Link: Sie werden mit automatischem Login zur Plattform weitergeleitet und zu /onboard umgeleitet.
5. Wenn Sie die E-Mail nicht innerhalb von 1-2 Minuten erhalten, prüfen Sie den Spam und verwenden Sie E-Mail erneut senden. Es können keine zwei Konten mit derselben E-Mail registriert werden.

Registrierung oder Login mit Google

Alternativ klicken Sie Mit Google anmelden auf der Seite und wählen das Konto im Einwilligungsbildschirm. Beim ersten Zugriff werden Sie zu /onboard geführt, um die Organisation zu erstellen. /auth

Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) aktivieren

Schützen Sie den Kontozugang über /settings/security

Unternehmensorganisation erstellen

Beim ersten Zugriff mit verifiziertem Konto werden Sie weitergeleitet zu /onboard

1. Wählen Sie Unternehmen als Organisationstyp.
2. Füllen Sie Firmenname, Rechtsform (AG, GmbH, Einzelunternehmen), Branche, Geschäftsjahr mit Start- und Enddatum aus.
3. Tragen Sie Adresse, PLZ (mindestens 4 Stellen), Kanton, IBAN und Bank ein.
4. Optional: Laden Sie ein Logo hoch (max. 2 MB, JPG/PNG) und passen Sie die Rechnungs- und Mahnungs-Präfixe an.
5. Klicken Sie Organisation erstellen.
6. Das System generiert den Schweizer Standard-Kontenplan, erstellt ein Free-Abonnement, markiert den Nutzer als onboarded und leitet ins Dashboard weiter.

Sich in der Oberfläche zurechtfinden

Das Dashboard (/) ist in Seitenleiste, Kopfzeile und Hauptbereich gegliedert. Die wichtigsten Bereiche sind mit einem Klick erreichbar.

• Linke Seitenleiste — Hauptnavigation: Dashboard, Rechnungen, Spesen, Banken, Reports, Einstellungen.
• Kopfzeile — Organisations-Umschalter (Multi-Org), globale Suche, Benachrichtigungen und Benutzermenü.
• Geschäftsjahr-Umschalter — wählen Sie das Kontext-Geschäftsjahr: Reports, neue Buchungen und MWST-Abrechnungen nutzen das aktive Jahr.
• Befehlspalette — drücken Sie Cmd+K (Mac) oder Ctrl+K (Windows/Linux) für Cross-Entity-Suche oder Schnellaktionen wie Neue Rechnung.
• Benachrichtigungspanel — die Glocke in der Kopfzeile zeigt Echtzeit-Benachrichtigungen (Socket.IO): einzeln oder alle als gelesen markieren.
• Sprachumschalter (DE/IT/FR/EN) und Chat-FAB unten rechts, um mit dem verbundenen Treuhänder zu sprechen.

3. Kontenplan und Geschäftsjahre

Der Kontenplan ist das Rückgrat Ihrer Buchhaltung. Accountex generiert ihn automatisch mit dem Schweizer KMU-Standard am Ende des Onboardings, lässt sich aber an Ihre Branche anpassen. Dieses Kapitel deckt die Abschnitte 4 und 5 des Handbuchs ab.

Kontenplan anzeigen und anpassen

Der Kontenplan ist verfügbar unter /chart-of-accounts

• Konten werden als hierarchischer Baum nach Typ gruppiert: Aktiven, Passiven, Erträge, Aufwendungen.
• Jede Zeile zeigt Code, Name, Typ und laufenden Saldo.
• Erweitern Sie Elternkonten per Pfeilklick, um Unterkonten zu sehen.
• Klicken Sie auf eine Kontozeile, um das Kontobuch mit Bewegungsliste und laufendem Saldo zu öffnen.
• Aus der Detailansicht können Sie das Kontobuch als PDF exportieren (Endpunkt /api/reports/account-ledger/pdf).
• Ziehen Sie Konten, um sie umzusortieren oder unter ein neues Elternkonto zu verschieben (Drag & Drop).

Neues Konto erstellen

Wenn Ihre Branche spezifische Konten erfordert, können Sie sie jederzeit hinzufügen.

1. Klicken Sie Neues Konto aus der Liste.
2. Geben Sie Code (z.B. 4400), Name, Typ (Aktiv, Passiv, Ertrag, Aufwand) ein.
3. Setzen Sie Gruppe und optional Elternkonto für die Hierarchie.
4. Klicken Sie Erstellen. Das Konto ist sofort in den Buchungsauswahlen verfügbar.
5. Ein Konto mit Bewegungen kann nicht gelöscht werden: verwenden Sie Deaktivieren, um es aus neuen Eingaben auszublenden und die Historie zu erhalten.

Dokumentregeln und automatische Klassifizierung

Zusätzlich zu OCR-Scannerregeln können Sie generische Dokumenten-Klassifizierungsregeln definieren, die mit dem Kontenplan verknüpft sind. Legen Sie Priorität, Bedingung (Kategorie, Stichwort, Lieferant) und Aktion (Konto zuweisen, MWST-Satz, Tag) fest. Klicken Sie Regeln anwenden, um bestehende Dokumente rückwirkend zu verarbeiten.

Geschäftsjahre verwalten

Jedes Buchungsjahr ist ein separates Geschäftsjahr, verwaltet unter /fiscal-years

1. Klicken Sie Neues Geschäftsjahr und geben Sie Name (z.B. 2026), Startdatum und Enddatum ein.
2. Das aktuelle Jahr wird hervorgehoben. Nutzen Sie den Geschäftsjahr-Umschalter in der Kopfzeile, um den Kontext in Reports zu ändern.
3. Sie können mehrere Geschäftsjahre gleichzeitig offen haben, um periodenübergreifende Buchungen zu verwalten.
4. Ein abgeschlossenes Jahr bleibt zur Historie einsehbar, akzeptiert aber keine neuen Buchungen mehr.

Ein Geschäftsjahr abschliessen

Der Abschluss ist ein geführter mehrstufiger Prozess, der die Datenintegrität prüft, bevor das Jahr eingefroren wird.

1. Wählen Sie das Jahr und klicken Sie Abschlussvorschau: prüfen Sie Eröffnungskonten, Jahresergebnis und vorgeschlagene Buchungen.
2. Klicken Sie Vorschau mit Anpassungen, um Jahresendbuchungen (Abgrenzungen, Rechnungsabgrenzungen, Abschreibungen) hinzuzufügen.
3. Laden Sie den Vorabschluss-Report (/api/reports/pre-closing/pdf) herunter, der Entwurfsbuchungen, unabgestimmte Konten und Anomalien auflistet. Beheben Sie Issues vor dem Weitergehen.
4. Klicken Sie Geschäftsjahr abschliessen: Status wird closed, Eröffnungssalden werden für das Folgejahr automatisch generiert und Sie können keine Buchungen mehr im abgeschlossenen Jahr erstellen.

4. Rechnungsstellung: Kunden, Rechnungen, Gutschriften und Mahnungen

Der Verkaufsbereich ist der tägliche operative Kern: stellen Sie Schweizer QR-Rechnungen aus, verwalten Sie Gutschriften, wiederkehrende Rechnungen, Zeilenvorlagen, Kostenstellen und Zahlungsmahnungen. Dieses Kapitel deckt die Abschnitte 6-13 des Handbuchs ab.

Kundenstammdaten

Verwalten Sie Ihr Kundenverzeichnis unter /clients

1. Klicken Sie Neuer Kunde aus der Liste.
2. Füllen Sie Firmenname, Adresse, PLZ/Ort, E-Mail und MWST-Nummer falls zutreffend aus.
3. Klicken Sie Erstellen. Der Kunde ist sofort in den Rechnungsauswahlen verfügbar.
4. Verwenden Sie die Suchleiste oben, um nach Name, MWST-Nr. oder E-Mail zu filtern. Ein Kunde mit verknüpften Rechnungen kann nicht gelöscht werden: bearbeiten oder deaktivieren.

Eine Rechnung ausstellen

Rechnungen folgen dem Fluss Entwurf → versendet → verbucht → bezahlt, verwaltet unter /invoices

1. Klicken Sie Neue Rechnung. Wählen Sie den Kunden (oder erstellen Sie einen neuen ad hoc).
2. Setzen Sie Ausstellungsdatum und Fälligkeitsdatum.
3. Fügen Sie Zeilen hinzu: Beschreibung, Menge, Einzelpreis, Ertragskonto, MWST-Satz (7.7%, 2.5%, 3.7% oder steuerfrei).
4. Optional: wählen Sie Fremdwährung (FX-Kurse werden bei Verbuchung angewendet) und verknüpfen Sie eine Kostenstelle.
5. Das System berechnet automatisch Zwischensumme, MWST je Satz und Total. Die Nummer ist fortlaufend pro Geschäftsjahr mit dem in den Einstellungen definierten Präfix.
6. Klicken Sie Als Entwurf speichern, dann Senden, um sie an den Kunden zu schicken, Verbuchen, um Buchungen zu generieren (Konten 1100 Forderungen, Erträge, 2170 MWST-Schuld), Als bezahlt markieren bei Zahlungseingang.

Rechnungsstatus

Gutschriften

Um eine Rechnung ganz oder teilweise zu stornieren, klicken Sie Neue Gutschrift in /invoices oder gehen direkt zu /invoices/new/credit-note

Wiederkehrende Rechnungen

Für Abonnements oder periodische Gebühren erstellen Sie eine wiederkehrende Vorlage mit Frequenz (monatlich, vierteljährlich, jährlich) und nächstem Ausstellungsdatum. Rechnungen werden automatisch als Entwurf per Cron erzeugt mit Benachrichtigung recurring_invoice_generated. Pfad: /invoices/recurring

Rechnungszeilen-Vorlagen

Beschleunigen Sie wiederkehrende Erstellung durch Speichern von Zeilenvorlagen (Beschreibung, Betrag, Ertragskonto, MWST-Satz). Beim Erstellen der Rechnung klicken Sie Aus Vorlage einfügen. Pfad: /invoices/templates

Kostenstellen und Zuweisung

Konfigurieren Sie Kostenstellen für Deckungsbeitragsanalyse pro Projekt, Abteilung oder Geschäftsfeld. In Rechnungen, Spesen, Buchungen und Budgets verfügbar. Automatische Zuweisungsregeln in /invoices/cost-centers mit Simulation vor Ausführung. Pfad: /invoices/cost-centers

Zahlungsmahnungen

Treiben Sie überfällige Forderungen mit progressiven 3-Stufen-Mahnungen ein, verwaltet unter /reminders

1. Klicken Sie Neue Mahnung. Wählen Sie aus der Liste der überfälligen Rechnungen die zu mahnenden aus.
2. Wählen Sie die Stufe (1, 2 oder 3). Zinsen und Gebühren werden automatisch aus den Organisationseinstellungen berechnet.
3. Speichern: das System erstellt die Mahnung in /reminders/[id] mit fortlaufender Nummer.
4. Klicken Sie PDF herunterladen (/api/reminders/pdf) oder Per E-Mail senden an den Kunden.
5. Nutzen Sie Batch erstellen, um mehrere Mahnungen auf einmal zu generieren. Der Cron /api/cron/payment-reminders kann automatisch 1 → 2 → 3 eskalieren, wenn aktiviert.

Hauptjournal

Für manuelle Journalbuchungen (z.B. Abschreibungen, Abgrenzungen, Umklassifizierungen) verwenden Sie das Journal in /journal

1. Klicken Sie Neue Buchung. Geben Sie Datum und Beschreibung ein.
2. Fügen Sie mindestens zwei Zeilen hinzu (Soll/Haben) mit Konto und Betrag. Das System validiert, dass Summe Soll = Summe Haben.
3. Optional: Verknüpfen Sie Zeilen mit einer Kostenstelle oder die Buchung mit einer Rechnung, Spese, Banktransaktion oder Anlage.
4. Als Entwurf speichern. Zum Verbuchen klicken Sie Verbuchen: Status posted, fortlaufende Nummer zugewiesen.
5. Um eine verbuchte Buchung zu stornieren klicken Sie Stornieren: eine verknüpfte Gegenbuchung wird erstellt. Wiederkehrende Buchungen in /journal/recurring (Cron /api/cron/recurring).

5. Spesen, Lieferanten, OCR und Dokumentenarchiv

Accountex automatisiert die Spesenverwaltung mit integriertem AWS-Textract-OCR, Multi-Dokument-Bulk-Scanner, Lieferantenregeln und zertifizierter Archivierung mit TSA-Zeitstempelsiegel. Dieses Kapitel deckt die Abschnitte 14-17 des Handbuchs ab.

Eine Spese manuell erfassen

Zum Erfassen von Spesen ohne OCR oder für punktuelle Korrekturen nutzen Sie das Formular in /expenses

1. Klicken Sie Neue Spese.
2. Füllen Sie Lieferant (oder erstellen einen ad hoc), Datum, Betrag, Aufwandskonto, MWST-Satz aus.
3. Optional: Laden Sie Anhang (S3-Upload, max. 10 MB) hoch und verknüpfen Sie eine Kostenstelle.
4. Speichern. Die Nummer ist fortlaufend. Klicken Sie Verbuchen, um die Buchung auf Aufwandskonto und abzugsberechtigte MWST zu erzeugen.
5. Bei Zahlung klicken Sie Als bezahlt markieren: die Zu zahlen-Liste aktualisiert sich automatisch.

Automatisches OCR und Bulk-Scanner

Die AWS-Textract-OCR-Engine ist im Spesenformular und im Bulk-Scanner integriert /tools/bulk-scanner

• Laden Sie ein JPEG, PNG, TIFF oder PDF-Dokument hoch (max. 10 MB). PDFs werden vor OCR clientseitig in PNG umgewandelt.
• Das System extrahiert: Lieferant, Datum, Betrag, MWST, Beschreibung. Vorgeschlagene Konten stammen aus Ihrem Kontenplan.
• Bestätigen Sie die vorgeschlagenen Werte oder ändern Sie sie, dann Speichern. Jeder Scan erhöht den OCR-Verbrauch des Plans (429-Fehler bei Überschreitung).
• In /tools/bulk-scanner mehrere Dokumente hochladen: ausstehend → Verarbeitung → abgeschlossen. Pro Item Daten prüfen und Bestätigen klicken, um Spese oder Rechnung zu erzeugen.
• In /tools/scanner-rules automatische Regeln erstellen: z.B. "wenn Lieferant Swisscom enthält, setze Konto 6500 und MWST 7.7%". Regeln greifen in Prioritätsreihenfolge.

Spesen-Massenerfassung

Für grosse Volumen (z.B. Monats-Bons) gehen Sie zu /expenses/bulk

Lieferantenstammdaten

Verwalten Sie Lieferanten mit IBAN, Skonti und Standardkonten-Regeln unter /suppliers

Dokumentenarchiv und Integrität

Alle hochgeladenen Dokumente (Spesen, Eingangsrechnungen, Sonstiges) werden archiviert in /documents

• SHA-256-Hash pro Dokument zur Integritätssicherung.
• Digitale RSA-PSS-Signatur für Authentizität.
• TSA-Zeitstempel (zertifizierte Zeitmarke) als Datumsnachweis.
• Konfigurierbare Aufbewahrungsrichtlinie (retentionUntil). Schaltfläche Integrität prüfen, um Hash und Signatur jederzeit zu überprüfen.

6. Banken und Abstimmung

Accountex stimmt Banktransaktionen automatisch mit Rechnungen und Spesen ab und eliminiert manuelle Arbeit. Importieren Sie den Auszug einmal in CAMT, CSV oder Excel: das System lernt die Spaltenzuordnung. Dieses Kapitel deckt Abschnitt 18 des Handbuchs ab.

Kontoauszug-Import

Importieren Sie Kontoauszüge von /tools/bank-statement-import

1. Klicken Sie Neuer Import. Laden Sie die Datei hoch (CSV, Excel oder CAMT ISO 20022).
2. Beim ersten Upload konfigurieren Sie die Spaltenzuordnung (BankAccountMapping) mit Datum, Betrag, Beschreibung, Referenz.
3. Speichern Sie das Mapping: es wird bei künftigen Imports derselben Bank wiederverwendet.
4. Prüfen Sie die Transaktionsvorschau und schliessen Sie ggf. irrelevante Zeilen aus.
5. Bestätigen: das System erstellt einen BankStatement mit geparsten BankTransaction-Einträgen. Öffnen Sie /tools/bank-statement-import/[id], um frühere Imports zu prüfen.

Automatische Abstimmung

Im Dashboard oder im Bankenbereich klicken Sie Unabgestimmte Transaktionen → Automatische Zuordnung. Das System sucht passende Rechnungen und Spesen nach Betrag, Datum und Kunde/Lieferant. Prüfen Sie die Vorschläge und klicken Sie Bestätigen, um sie im Block oder einzeln zu akzeptieren.

Manuelle Abstimmung

Für nicht automatisch zugeordnete Transaktionen wählen Sie eine aus und klicken Mit Dokument abstimmen. Wählen Sie die zu verknüpfende Rechnung oder Spese, bestätigen Sie. Das System erfasst die Zahlung und aktualisiert den Dokumentstatus.

Aktionen auf einer Transaktion

Neben dem Matching bietet jede Transaktion vier Direktaktionen, die verknüpfte Daten erstellen oder aktualisieren.

• Spese aus Transaktion erstellen — füllt eine Spese mit Datum, Betrag und Beschreibung der Transaktion vor.
• Zahlung erfassen — markiert eine auswählbare Rechnung oder Spese als bezahlt.
• Manuelle Buchung erstellen — öffnet eine Journalbuchung, die bereits mit der Transaktion verknüpft ist.
• Ignorieren — schliesst die Transaktion aus künftigen Vorschlägen aus (interne Bewegungen, bereits erfasste Umbuchungen).

7. MWST, Kantonssteuern, Anlagen und Budget

Dieses Kapitel bündelt Steuer- und Planungsfunktionen: ESTV-MWST-Abrechnung, Kantonssteuern, Anlagen mit Abschreibungen und Monatsbudgets. Deckt die Abschnitte 19-22 des Handbuchs ab.

ESTV-MWST-Abrechnung

Erstellen Sie die quartals- oder halbjährliche MWST-Abrechnung im Modus effektiv oder Saldosteuer aus /vat/afc-declaration

1. Klicken Sie Neue Abrechnung.
2. Wählen Sie die Periode (Quartal oder Halbjahr) und die MWST-Methode (effektiv oder Saldosteuer, in den Organisationseinstellungen konfiguriert).
3. Klicken Sie Erstellen: das System berechnet die Totale je Satz (7.7%, 2.5%, 3.7%) mit konformen eCH-Daten.
4. Prüfen Sie die Abrechnung. Exportieren Sie als PDF (/api/vat/declaration/pdf) oder ESTV-konformes XML (/api/vat/declaration/xml).
5. Nach dem Einreichen bei der ESTV öffnen Sie die Abrechnung und klicken Als eingereicht markieren. Bewahren Sie PDF und XML als Nachweis auf.

Kantonssteuern (in Vorbereitung)

Die Seite zur kantonalen Steuererklärung ist derzeit in Vorbereitung. In der Zwischenzeit erstellen Sie Erfolgsrechnung (/reports/income-statement) und Bilanz (/reports/balance-sheet) für das betreffende Jahr, exportieren sie als PDF und senden sie Ihrem Treuhänder oder Kanton per Chat oder Dokumentenanforderung.

Anlagen und Abschreibungen

Verwalten Sie das Anlagenregister mit Kategorien, Abschreibungsmethode und automatischen Plänen unter /assets

1. In /assets/categories erstellen Sie Neue Kategorie mit Name, Methode (linear oder degressiv), Satz, Konten (Anlage, Kumulierte, Abschreibungsaufwand).
2. In /assets klicken Sie Neue Anlage. Füllen Sie Beschreibung, Anschaffungswert, Anschaffungsdatum, Kategorie, Methode aus.
3. Aus dem Detail klicken Sie Abschreibungsvorschau für die Periode, dann Abschreibung verbuchen, um sie zu erfassen.
4. Nutzen Sie Periodenabschreibungen verbuchen, um alle Anlagen im Batch zu verarbeiten.
5. Bei Verkauf oder Verschrottung klicken Sie Abgang: geben Sie Datum und Restwert ein. Das System erstellt die Abgangsbuchung.

Budget und Soll-Ist-Vergleich

Planen Sie das Jahresbudget pro Konto und Kostenstelle in /budget. Erstellen Sie ein Neues Budget verknüpft mit dem Geschäftsjahr, fügen Sie Zeilen mit monatlichen Beträgen hinzu und vergleichen Sie Budget vs. Ist mit getComparison (Abweichung pro Konto). Exportieren Sie als PDF. Pfad: /budget

8. Buchhaltungsreports und Datenexport

Alle Reports können bei Bedarf generiert und als PDF exportiert werden. Nutzen Sie sie für interne Kontrolle, Treuhänder-Anfragen, Audit oder Prüfung. Dieses Kapitel deckt die Abschnitte 23-24 des Handbuchs ab.

Buchhaltungsexport für andere Software

Um das Journal an Revisor, Treuhänder oder an ein anderes System zu senden, exportieren Sie die Datei im Format Abacus, Banana, DATEV oder generisches CSV. Wählen Sie Periode und Format, die Datei wird heruntergeladen. Pfad: /tools/accounting-export

9. SEPA, Datenmigration und Konsolidierung

Erweiterte Funktionen umfassen SEPA-Zahlungen, Migration aus Vorgängersystemen und Multi-Gesellschafts-Konsolidierung.

SEPA-Zahlungsplanung (pain.001)

Automatisieren Sie Lieferantenzahlungen durch Erzeugen von pain.001-SEPA-XML-Dateien zum Hochladen ins E-Banking. Pfad: /tools/payment-planning

1. Klicken Sie Neuer Vorschlag. Wählen Sie Valutadatum und Kriterien (Rechnungen/Spesen fällig innerhalb N Tagen).
2. Das System generiert einen Vorschlag mit Beträgen und Empfängern. Öffnen Sie ihn und verwenden Sie Einschliessen/Ausschliessen pro Posten.
3. Prüfen Sie Totale und klicken Sie Genehmigen → Zahlungen ausführen: die pain.001-SEPA-XML-Datei wird erzeugt und heruntergeladen.
4. Laden Sie die Datei im E-Banking Ihrer Bank hoch, um die Sammelüberweisungen auszuführen. Das System erstellt einen PaymentBatch mit nachverfolgten Posten.

Datenmigration aus anderer Software

Der geführte Assistent importiert Kunden, Lieferanten, Eröffnungssalden, offene Rechnungen und Bankbewegungen aus DATEV, Banana, Abacus oder generischem CSV. Die Formaterkennung ist automatisch (detectFormat), Sie können CSV-Vorlagen für Korrekturen herunterladen und die Migration später fortsetzen. Pfad: /tools/data-migration

Multi-Gesellschafts-Konsolidierung

Wenn Sie eine Gruppe verbundener Gesellschaften führen, können Sie konsolidierte Bilanz und Erfolgsrechnung mit Intercompany-Eliminierungen erzeugen. Pfad: /consolidation

• Erstellen Sie eine Gruppe in /consolidation/new mit Darstellungswährung und Muttergesellschaft.
• Fügen Sie Mitglieder mit Methode (Vollkonsolidierung, Equity, Quotenkonsolidierung), Beteiligungsquote und funktionaler Währung hinzu.
• Kontenmappings lokal → Gruppenkonto mit Auto-Map und manuellen Korrekturen.
• Intercompany-Regeln mit Kontopatterns und automatischer Abstimmung gegenseitiger Salden.
• Export konsolidierte Bilanz und ER als PDF, historische Snapshots für periodischen Vergleich.

10. Einstellungen, Mitarbeiter, Abrechnung und Treuhänder

Das letzte Kapitel deckt alle Konfigurationen ab: Profil, Mitarbeiter, Abonnement, Datenschutz, API, Audit-Log, Treuhänder-Interaktion und Troubleshooting-FAQs. Deckt die Abschnitte 29-38 des Handbuchs ab.

Benutzerprofil und Sicherheit

Profil (Name, E-Mail, Bild, Erstellungsdatum) anzeigen und bearbeiten. Die E-Mail ist nicht bearbeitbar. Konfigurieren Sie 2FA und Passwortänderung in /settings/security. Pfad: /settings/profile

Mitarbeitende verwalten

Laden Sie Teammitglieder zur Zusammenarbeit in der Organisation ein. Klicken Sie Mitarbeiter einladen, geben Sie die E-Mail ein, das System versendet die Einladung. Offene Einladungen mit Einladung abbrechen verwalten; aktive Mitarbeitende können jederzeit entfernt werden. Das Limit hängt vom Plan ab. Pfad: /settings/collaborators

Abonnement und Stripe-Abrechnung

Aktuellen Plan (Gratis, Full), Limits (OCR/Monat, Speicher, Mitarbeiter) anzeigen und Plan per Stripe-Checkout wechseln. In /settings/billing finden Sie die Stripe-Rechnungshistorie mit PDF-Download. Pfad: /settings/subscription

Datenschutz, DSGVO und nDSG

Einwilligungen verwalten (DataConsent), Datenlöschung anfordern (Recht auf Vergessenwerden), Daten exportieren (Portabilität). Das Verarbeitungsverzeichnis (Art. 30 DSGVO / Art. 12 nDSG) ist in /settings/privacy/registro-trattamenti verfügbar. Pfad: /settings/privacy

API-Keys und Webhooks

Generieren Sie API-Keys mit spezifischen Scopes (invoices:read, expenses:write) für externe Integrationen. Konfigurieren Sie Webhooks mit URL, Events (invoice.*, expense.*, usw.) und HMAC-Secret. Webhook-Test mit Schaltfläche Test senden (test.ping). Pfad: /settings/api

Audit-Log

Alle Mutationen (create, update, delete) werden im Audit-Log protokolliert. Filtern Sie nach Benutzer, Aktion, Datum oder Entität; öffnen Sie einen Eintrag, um den Vorher/Nachher-Diff zu sehen. Sensible Schlüssel (Passwörter, Tokens) sind anonymisiert. Pfad: /audit-log

Treuhänder verbinden

Wenn Ihr Unternehmen von einem Treuhänder betreut wird, können Sie sich auf zwei Arten verbinden: per E-Mail-Einladung oder per Verbindungscode.

1. Wenn Sie eine Einladungs-E-Mail erhalten, klicken Sie den Link, melden Sie sich an (oder registrieren Sie sich) und bestätigen Sie die Verknüpfung.
2. Wenn der Treuhänder Ihnen einen FID-... Code gibt, gehen Sie zu /settings oder dem Dashboard-Banner, klicken Sie Treuhänder verbinden, geben Sie den Code ein und klicken Sie Verknüpfung anfragen.
3. Nach der Verknüpfung klicken Sie den Chat-FAB unten rechts, um in Echtzeit (WebSocket) zu kommunizieren und auf Dokumentenanforderungen zu reagieren.
4. Zum Entfernen des Treuhänders gehen Sie zu /settings Tab Treuhänder und klicken Treuhänder entfernen: er verliert den Zugriff auf Ihre Organisationsdaten.

FAQ und Troubleshooting

Häufige Probleme und schnelle Lösungen. Für direkten Support klicken Sie Support in der Kopfzeile oder Seitenleiste: öffnet ein internes Ticket mit Dateianhang-Option.