Was ist die QR-Rechnung
Die QR-Rechnung (QR-facture / QR-fattura) ist der neue Schweizer Zahlungsstandard, der eingeführt wurde, um die traditionellen Einzahlungsscheine (ESR/BVR) durch ein modernes, sicheres und ISO-20022-konformes digitales Format zu ersetzen.
Es handelt sich um eine Rechnung — genauer gesagt um einen Zahlteil — der einen Swiss QR Code mit allen für die Zahlung erforderlichen Informationen enthält: IBAN des Begünstigten, Betrag, Währung und eine strukturierte Referenz, die den automatischen Abgleich ermöglicht.
Seit dem 30. September 2022 ist die QR-Rechnung das einzige zugelassene Format für Zahlungen in Schweizer Franken und Euro über das nationale Bankensystem. Die alten roten (EZ) und orangen (ESR) Einzahlungsscheine werden nicht mehr akzeptiert.
Vom Einzahlungsschein zur QR-Rechnung
Der Übergang zur QR-Rechnung erfolgte in mehreren Phasen, gesteuert von SIX Group in Zusammenarbeit mit den Schweizer Banken:
SIX veröffentlicht die technischen Spezifikationen der QR-Rechnung basierend auf dem ISO-20022-Standard. Die Entwicklungsphase für Banken und Softwareanbieter beginnt.
Am 30. Juni 2020 wird die QR-Rechnung offiziell lanciert. Die Koexistenzphase mit den alten Einzahlungsscheinen (ESR und EZ) beginnt.
Am 30. September 2022 endet die Koexistenzphase. Die alten Einzahlungsscheine werden endgültig abgeschafft. Die QR-Rechnung wird zum einzigen zugelassenen Format.
Konsolidierung des Standards: Alle Schweizer Banken unterstützen die QR-Rechnung vollständig. Wachsende Verbreitung von eBill als digitale Ergänzung.
Aufbau der QR-Rechnung
Eine Schweizer QR-Rechnung besteht aus zwei Hauptteilen: dem Zahlteil und dem Empfangsschein. Der QR-Code ist in den Zahlteil integriert und enthält folgende Elemente:
Swiss QR Code
Zweidimensionaler QR-Code von 46×46 mm mit Schweizerkreuz in der Mitte. Enthält alle Zahlungsinformationen in strukturiertem Format gemäss SIX-Spezifikationen.
IBAN oder QR-IBAN
Das Konto des Begünstigten. Die QR-IBAN (mit QR-IID-Teilnehmernummer) ermöglicht die Verwendung der strukturierten QRR-Referenz, dem Pendant zur früheren ESR-Nummer.
Betrag und Währung
Der zu zahlende Betrag in CHF oder EUR. Kann offen gelassen werden (leeres Feld), damit der Zahler den Betrag manuell eingeben kann.
Strukturierte Referenz
Drei mögliche Typen: QRR (QR-Referenz, 27 Stellen — kompatibel mit der früheren ESR), SCOR (Structured Creditor Reference, ISO 11649) oder keine Referenz.
Angaben zum Zahlungsempfänger
Name, Adresse und Land des Zahlungsempfängers. Diese Daten werden auch im Klartext neben dem QR-Code gedruckt.
Zusätzliche Informationen
Freitextfeld für unstrukturierte Mitteilungen (z. B. Rechnungsnummer, Fälligkeit) und ein Feld für strukturierte Rechnungsinformationen (Swico, SIX).
Der Zahlteil muss exakte Abmessungen einhalten (105 × 210 mm) und am unteren Rand des Dokuments positioniert sein, getrennt durch eine Perforations- oder Schnittlinie.
Gesetzliche Pflichten seit 2022
Mit der Abschaffung der Einzahlungsscheine müssen Schweizer Unternehmen präzise Vorgaben im Zahlungsverkehr einhalten:
- Alle Rechnungen, die eine Zahlung per Bank- oder Postüberweisung vorsehen, müssen einen QR-Rechnungsteil gemäss SIX-Spezifikationen enthalten.
- Die alten roten und orangen Einzahlungsscheine sind seit dem 30. September 2022 ungültig — Banken und PostFinance akzeptieren sie nicht mehr.
- Der QR-Code muss im Swiss-QR-Code-Format (46×46 mm) mit dem Schweizerkreuz in der Mitte auf weissem, perforiertem Papier oder mit Schnittmarkierung gedruckt werden.
- Die Daten im QR-Code müssen exakt mit den im Klartext gedruckten Daten im Zahlteil übereinstimmen — Abweichungen sind nicht zulässig.
- Unternehmen, die Serienrechnungen ausstellen, müssen eine QR-IBAN mit strukturierter QRR- oder SCOR-Referenz verwenden, um den automatischen Abgleich zu ermöglichen.
Rechnungen ohne gültigen QR-Rechnungsteil können von den Banken nicht automatisch verarbeitet werden. Dies kann zu Zahlungsverzögerungen und zusätzlichen Kosten für manuelle Zahlungen führen.
So erstellen Sie eine QR-Rechnung
Die Erstellung einer QR-Rechnung ist ein standardisierter Prozess. Hier sind die wichtigsten Schritte:
QR-IBAN bei Ihrer Bank anfordern
Kontaktieren Sie Ihre Bank oder PostFinance, um eine QR-IBAN für Ihr Konto zu erhalten. Diese spezielle IBAN (mit QR-IID) ermöglicht die Verwendung der strukturierten QRR-Referenz für den automatischen Zahlungsabgleich.
Kompatible Software wählen
Verwenden Sie eine Buchhaltungs- oder Fakturierungssoftware, die die Erstellung SIX-konformer QR-Rechnungen unterstützt. AccountEX generiert native QR-Rechnungen automatisch, einschliesslich der Berechnung der QRR-Referenz und der korrekten Formatierung.
Rechnungsdaten eingeben
Füllen Sie die Pflichtfelder aus: QR-IBAN des Begünstigten, Betrag, Währung (CHF oder EUR), Daten des Gläubigers und des Schuldners, strukturierte Referenz und allfällige Zusatzinformationen.
QR-Code generieren und prüfen
Die Software generiert automatisch den Swiss QR Code mit allen Daten. Überprüfen Sie stets, ob die Daten im QR-Code mit den im Klartext gedruckten Daten übereinstimmen. Verwenden Sie einen QR-Leser für eine abschliessende Kontrolle vor dem Versand.
Drucken oder digital versenden
Die QR-Rechnung kann auf Papier gedruckt (mit Perforationslinie) oder als PDF versandt werden. Beim digitalen Versand kann der Empfänger den QR-Code direkt vom Bildschirm mit seiner Mobile-Banking-App scannen.
Integration mit Buchhaltungssoftware
Einer der Hauptvorteile der QR-Rechnung ist die Möglichkeit, den gesamten Zahlungsfluss durch die Integration mit Buchhaltungssoftware zu automatisieren:
Automatische Ausstellung
Moderne Buchhaltungssoftware wie AccountEX generiert automatisch konforme QR-Rechnungen aus den Buchungsdaten. Die strukturierte Referenz wird automatisch und eindeutig für jede Rechnung berechnet.
Automatischer Abgleich (camt.054)
Dank der QRR-Referenz enthält die camt.054-Datei der Bank beim Zahlungseingang die strukturierte Referenz. Die Software ordnet sie automatisch der offenen Rechnung zu und schliesst die Forderung ohne manuellen Eingriff.
Scannen und Bezahlen (Lieferantenseite)
Wenn Sie eine QR-Rechnung von einem Lieferanten erhalten, scannt die Buchhaltungssoftware den QR-Code, extrahiert alle Daten und erstellt die automatische Buchung. Die Zahlung kann mit einem Klick genehmigt und an die Bank übermittelt werden.
ISO-20022-Kompatibilität
Die QR-Rechnung ist vollständig in das von den Schweizer Banken verwendete ISO-20022-Ökosystem integriert (pain.001 für Zahlungsaufträge, camt.053/054 für Kontoauszüge). Dies gewährleistet volle Interoperabilität mit jeder Schweizer Bank.
Vorteile für KMU und Treuhandgesellschaften
Die Einführung der QR-Rechnung bietet zahlreiche konkrete Vorteile für Unternehmen und Buchhaltungsfachleute:
Eliminierung von Tippfehlern
Alle Zahlungsdaten sind im QR-Code kodiert: keine Fehler mehr bei der manuellen Eingabe von IBAN, Beträgen oder Referenznummern.
Automatischer Abgleich
Die strukturierte QRR-Referenz ermöglicht die automatische Zuordnung zwischen Zahlung und Rechnung und reduziert den Zeitaufwand für Mahnungen und Debitorenmanagement drastisch.
Kostenreduzierung
Zahlungen per QR-Rechnung haben niedrigere Bankgebühren als manuelle Überweisungen. Die Automatisierung reduziert zudem den Zeitaufwand des Verwaltungspersonals.
Vielseitigkeit des Formats
Die QR-Rechnung kann auf Papier gedruckt, als PDF versandt oder mit eBill für einen vollständig digitalen Ablauf integriert werden. Sie passt sich jedem Bedarf an.
Garantierte Konformität
Bei Verwendung zertifizierter Software sind die generierten QR-Rechnungen automatisch konform mit den SIX-Spezifikationen und der Schweizer Bankenregulierung.
Multi-Mandat-Verwaltung
Für Treuhandgesellschaften, die mehrere Kunden betreuen, standardisiert die QR-Rechnung den Fakturierungsprozess und macht den mandatsübergreifenden Abgleich deutlich effizienter.
Häufige Fehler und wie man sie vermeidet
Bei der Implementierung der QR-Rechnung machen einige Unternehmen wiederkehrende Fehler. Hier die häufigsten und wie man sie vermeidet:
- Standard-IBAN statt QR-IBAN: Für die Verwendung der QRR-Referenz ist eine QR-IBAN (mit QR-IID) erforderlich. Eine Standard-IBAN unterstützt QRR nicht und die Zahlung wird möglicherweise nicht automatisch abgeglichen.
- Abweichung zwischen QR-Daten und Klartextdaten: Die im Klartext neben dem QR-Code gedruckten Daten müssen exakt mit dem Inhalt des Codes übereinstimmen. Jede Abweichung kann zur Ablehnung der Rechnung führen.
- Falsches Druckformat: Der Zahlteil muss exakt 105 × 210 mm messen und sich am unteren Rand der Seite befinden. Falsche Ränder oder Skalierungen beeinträchtigen die Lesbarkeit des QR-Codes.
- Fehlende strukturierte Referenz: Ohne QRR- oder SCOR-Referenz ist kein automatischer Abgleich möglich. Bei Serienrechnungen ist die strukturierte Referenz unverzichtbar.
- Fehlendes oder falsches Schweizerkreuz: Der Swiss QR Code muss das Schweizerkreuz in der Mitte enthalten (7×7 mm). Ein generischer QR-Code ohne Schweizerkreuz ist nicht konform und wird möglicherweise von Banklesegeräten nicht erkannt.
- Vorausgefüllter Betrag, wenn nicht erforderlich: Bei Spenden oder Zahlungen mit variablem Betrag muss das Betragsfeld leer gelassen werden. Ein vorausgefüllter Betrag verhindert, dass der Zahler den Betrag ändern kann.
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