Vom Selbstständigen zum Arbeitgeber
Die Einstellung des ersten Mitarbeiters ist einer der bedeutendsten Meilensteine im Wachstum eines Schweizer Einzelunternehmens. Bis zu diesem Zeitpunkt ist die administrative Verwaltung relativ einfach: persönliche AHV, Grundbuchhaltung, MWST-Abrechnung. Mit der Ankunft eines Mitarbeiters treten jedoch gesetzliche Pflichten, Beitrags- und Versicherungspflichten in Kraft, die die administrative Belastung grundlegend verändern.
Der Übergang vom Solo-Unternehmer zum Arbeitgeber wird durch das Obligationenrecht (OR, Art. 319–362), das Bundesgesetz über die AHV (AHVG), das Bundesgesetz über die berufliche Vorsorge (BVG) und das Bundesgesetz über die Unfallversicherung (UVG) geregelt. Wer diese Anforderungen unterschätzt, riskiert Sanktionen, Nachzahlungen mit Zinsen und Probleme mit den Ausgleichskassen.
Die gute Nachricht: Digitale Werkzeuge automatisieren heute einen Grossteil dieser Prozesse — von der Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge über die Lohnabrechnungserstellung bis zur Quellensteuer-Deklaration und elektronischen Datenübermittlung an die AHV-Kassen. Dieser Leitfaden begleitet Sie Schritt für Schritt durch alles, was Sie wissen und tun müssen, wenn Sie Ihren ersten Mitarbeiter einstellen.
Wann es Zeit ist, einzustellen
Es ist nicht immer einfach zu erkennen, wann die Arbeitslast eine Einstellung rechtfertigt. Hier sind fünf konkrete Anzeichen, dass der Zeitpunkt gekommen ist:
Sie arbeiten regelmässig über 50 Stunden pro Woche
Wenn Sie seit Monaten regelmässig über 50 Wochenstunden arbeiten, leiden Arbeitsqualität und Ihre Gesundheit. Ein Mitarbeiter ermöglicht es Ihnen, operative Aufgaben zu delegieren und sich auf Strategie und Geschäftsentwicklung zu konzentrieren.
Sie lehnen Kunden oder Aufträge aus Zeitmangel ab
Jeder abgelehnte Kunde ist verlorener Umsatz. Wenn Sie regelmässig Anfragen ablehnen müssen, weil Sie sie nicht bewältigen können, übersteigen die Opportunitätskosten wahrscheinlich die Kosten eines Mitarbeiters.
Fristen werden systematisch verpasst
Lieferverzögerungen, verspätete MWST-Abrechnungen, Rechnungen mit wochenlanger Verspätung: Das sind alles Symptome einer Überlastung. Ein Teammitglied für das operative Geschäft beseitigt diese Engpässe.
Sie verbringen mehr Zeit mit Administration als mit dem Kerngeschäft
Wenn Buchhaltung, Fakturierung, E-Mails und Bürokratie mehr als 40 % Ihrer Zeit beanspruchen, entziehen Sie dem wertschöpfenden Kerngeschäft Ressourcen. Ein Mitarbeiter — auch in Teilzeit — kann wertvolle Stunden freisetzen.
Der Umsatz deckt die Gesamtkosten eines Mitarbeiters
Berechnen Sie die jährlichen Bruttokosten (Lohn + Sozialversicherungsbeiträge + Versicherungen: ca. 115–120 % des Nettolohns). Wenn der aktuelle Umsatz oder die Aufträge in der Pipeline diese Kosten bequem decken, ist die Einstellung finanziell tragbar.
Neue gesetzliche Pflichten als Arbeitgeber
Wenn Sie Ihren ersten Mitarbeiter einstellen, treten eine Reihe von gesetzlichen Pflichten in Kraft, die zuvor nicht galten. Hier die wichtigsten:
Anmeldung als AHV/IV/EO-Arbeitgeber
Sie müssen sich bei der kantonalen AHV-Ausgleichskasse innerhalb von 30 Tagen nach Beginn des Arbeitsverhältnisses als Arbeitgeber anmelden. Ab diesem Zeitpunkt sind Sie für den Abzug und die Abführung der AHV/IV/EO-Beiträge aller Mitarbeitenden verantwortlich (Art. 12 AHVG).
BVG-Anschluss (berufliche Vorsorge)
Übersteigt der Jahreslohn des Mitarbeiters die BVG-Eintrittsschwelle (CHF 22'050 im Jahr 2026), sind Sie verpflichtet, den Mitarbeiter innert der gesetzlichen Fristen einer Vorsorgeeinrichtung anzuschliessen. Der Beitrag ist paritätisch: mindestens 50 % zu Lasten des Arbeitgebers.
Obligatorische Unfallversicherung (UVG)
Jeder Mitarbeiter — auch Teilzeitkräfte — muss ab dem ersten Arbeitstag gegen Berufsunfälle (UVG) versichert sein. Die Berufsunfallversicherung (BU) geht vollständig zu Lasten des Arbeitgebers. Für Mitarbeitende mit mindestens 8 Wochenstunden ist auch die Nichtberufsunfallversicherung (NBU) obligatorisch.
Quellensteuer
Besitzt der Mitarbeiter keine Niederlassungsbewilligung C oder Schweizer Staatsangehörigkeit, sind Sie verpflichtet, die Quellensteuer vom Lohn abzuziehen und an die kantonale Steuerbehörde abzuführen. Die Sätze variieren nach Kanton, Zivilstand und Kinderzahl. Die Berechnung erfolgt monatlich, die Deklaration vierteljährlich.
Arbeitsbewilligung für Ausländer
Stellen Sie einen Nicht-EU/EFTA-Staatsangehörigen ein, müssen Sie vor Arbeitsbeginn eine Arbeitsbewilligung einholen. Für EU/EFTA-Bürger ist das Verfahren vereinfacht, aber die Meldung an die kantonale Migrationsbehörde bleibt obligatorisch.
Aufbewahrung der Lohndokumentation
Der Arbeitgeber muss sämtliche Unterlagen zu Löhnen, abgeführten Beiträgen und Lohnausweisen mindestens 10 Jahre aufbewahren (Art. 958f OR). Die jährlichen Lohnausweise müssen der Steuerbehörde übermittelt werden.
Obligatorische Versicherungen für Arbeitgeber
Neben den Sozialversicherungsbeiträgen erfordert die Einstellung des ersten Mitarbeiters den Abschluss spezifischer Versicherungen:
UVG — Berufsunfallversicherung
Obligatorisch für alle Mitarbeitenden ab dem ersten Arbeitstag. Deckt Arbeitsunfälle und Berufskrankheiten. Die Prämie geht vollständig zu Lasten des Arbeitgebers und variiert je nach Branche und Risikoklasse (von 0.04 % bis über 10 % für Hochrisikobranchen).
BVG — Berufliche Vorsorge (2. Säule)
Obligatorisch, wenn der Jahreslohn CHF 22'050 übersteigt (Schwelle 2026). Der Arbeitgeber muss den Mitarbeiter einer BVG-Stiftung anschliessen und mindestens 50 % der Beiträge übernehmen. Die Altersgutschriften betragen 7 % (25–34 Jahre) bis 18 % (55–65 Jahre) des koordinierten Lohns.
Krankentaggeldversicherung
Bundesrechtlich nicht obligatorisch, aber dringend empfohlen und in den meisten Gesamtarbeitsverträgen (GAV) vorgesehen. Ohne diese Versicherung ist der Arbeitgeber verpflichtet, den Lohn im Krankheitsfall gemäss Berner/Zürcher Skala weiterzuzahlen (3 Wochen im ersten Dienstjahr).
UVG — Nichtberufsunfallversicherung (NBU)
Obligatorisch für Mitarbeitende, die mindestens 8 Stunden pro Woche beim gleichen Arbeitgeber arbeiten. Die Prämie trägt der Arbeitnehmer, aber der Arbeitgeber ist für den Abschluss der Police und den Lohnabzug verantwortlich.
Achtung: Der fehlende Abschluss einer UVG-Versicherung ist strafbar. Erleidet ein Mitarbeiter einen Unfall ohne Versicherungsschutz, haftet der Arbeitgeber persönlich für alle Kosten und kann strafrechtlich verfolgt werden. Melden Sie sich bei der SUVA oder einem zugelassenen Privatversicherer an, bevor das Arbeitsverhältnis beginnt.
Den Arbeitsvertrag richtig aufsetzen
Der Einzelarbeitsvertrag (Art. 319–343 OR) bedarf keiner Schriftform, um gültig zu sein, aber es wird dringend empfohlen, ihn schriftlich festzuhalten. Hier die Schritte für einen konformen Vertrag:
Art des Arbeitsverhältnisses festlegen
Unbefristet oder befristet? Vollzeit oder Teilzeit? Die Vertragsart bestimmt die Regeln zu Kündigung, Probezeit und Beiträgen. Für die erste Anstellung ist der unbefristete Vertrag mit einer Probezeit von 1–3 Monaten (Art. 335b OR) die gängigste Wahl.
Wesentliche Bedingungen festlegen
Der Vertrag sollte enthalten: Arbeitsbeginn, Funktion/Aufgaben, Arbeitsort, wöchentliche Arbeitszeit, Bruttolohn (monatlich oder stündlich), 13. Monatslohn (falls vereinbart), Ferienanspruch (gesetzlich mind. 4 Wochen/Jahr, 5 Wochen bis 20 Jahre), Probezeit und Kündigungsfristen.
Obligatorische und empfohlene Klauseln aufnehmen
Gesetzlich vorgeschriebene Klauseln: Spesenerstattung (Art. 327a OR), Lohnfortzahlung bei Krankheit. Empfohlene Klauseln: Geheimhaltung, Konkurrenzverbot (Art. 340 OR), geistiges Eigentum, Betriebsordnung, Gerichtsstand.
Gesamtarbeitsvertrag (GAV) prüfen
Fällt Ihre Tätigkeit in eine Branche mit obligatorischem GAV (Bau, Gastgewerbe, Reinigung usw.), gehen die Mindestbedingungen des GAV dem Einzelarbeitsvertrag vor. Prüfen Sie auf www.service-cct.ch, ob ein anwendbarer GAV existiert.
Vertrag unterschreiben und aufbewahren
Lassen Sie zwei Originale unterzeichnen (eines für den Arbeitgeber, eines für den Arbeitnehmer). Bewahren Sie Ihr Exemplar mindestens 10 Jahre nach Ende des Arbeitsverhältnisses auf. Eine Dokumentenverwaltungssoftware ermöglicht die konforme digitale Archivierung des Vertrags.
Lohnbuchhaltung ab dem ersten Mitarbeiter einrichten
Die Lohnbuchhaltung ist wahrscheinlich der komplexeste Aspekt für erstmalige Arbeitgeber. So vereinfacht AccountEX den Prozess ab dem ersten Tag:
Automatische Beitragsberechnung
Die Software berechnet automatisch AHV/IV/EO, ALV, UVG, BVG und Familienzulagen auf Basis des Bruttolohns, des Alters des Mitarbeiters und des Kantons. Keine Excel-Tabellen oder fehleranfällige manuelle Berechnungen mehr.
Automatische Quellensteuer
Für quellensteuerpflichtige Mitarbeitende wendet das System automatisch den korrekten kantonalen Tarif an — basierend auf Zivilstand, Kindern und Konfession. Die Quartalsdeklaration wird generiert und kann elektronisch übermittelt werden.
Konforme Lohnabrechnungen erstellen
Jeden Monat erstellt die Software detaillierte Lohnabrechnungen mit allen Beiträgen, Abzügen und dem Nettolohn. Die Abrechnungen entsprechen den Schweizer Standards und werden digital archiviert.
Jährlicher Lohnausweis
Zum Jahresende generiert AccountEX automatisch den Lohnausweis für jeden Mitarbeiter, ausgefüllt gemäss dem offiziellen Formular der Eidgenössischen Steuerverwaltung.
Elektronische Übermittlung an AHV-Kassen
Die Lohndaten können elektronisch an die AHV-Ausgleichskasse im Standard-ELM-Format (Einheitliches Lohnmeldeverfahren) übermittelt werden, wodurch das manuelle Ausfüllen der Jahresformulare entfällt.
Personalkosten-Dashboard
Ein dediziertes Dashboard zeigt in Echtzeit die gesamten Personalkosten inklusive Sozialversicherungsbeiträge und Versicherungen an, sodass Sie die finanziellen Auswirkungen der Einstellung Monat für Monat verfolgen können.
AccountEX übernimmt automatisch die Aktualisierung der AHV-, UVG- und FAK-Sätze zu jedem Jahresbeginn. Sie müssen keine Tabellen oder Prozentsätze manuell aktualisieren: Die Software ist stets mit den aktuellen Bundes- und Kantonssätzen abgeglichen.
Praktische Tipps für die erste Einstellung
- Melden Sie das Arbeitsverhältnis innerhalb von 30 Tagen nach Arbeitsbeginn bei der AHV-Ausgleichskasse an — Verzögerungen verursachen Verzugszinsen und mögliche Sanktionen
- Schliessen Sie die UVG-Versicherung vor dem ersten Arbeitstag des Mitarbeiters ab: Ohne Versicherungsschutz haften Sie persönlich für einen möglichen Unfall
- Planen Sie im Budget die Gesamtkosten des Mitarbeiters ein (Lohn + Beiträge + Versicherungen): Die tatsächlichen Arbeitgeberkosten liegen ca. 15–20 % über dem Bruttolohn
- Halten Sie den Arbeitsvertrag schriftlich fest, auch wenn das Gesetz dies nicht verlangt: Im Streitfall ist der schriftliche Vertrag Ihr bester Schutz
- Prüfen Sie, ob ein obligatorischer GAV für Ihre Branche gilt — die Mindestbedingungen des GAV gehen dem Einzelarbeitsvertrag vor
- Bewahren Sie sämtliche Lohndokumentation mindestens 10 Jahre auf: Lohnabrechnungen, Lohnausweise, Beitragsabrechnungen und Zahlungsbestätigungen
- Verwenden Sie AccountEX, um Lohnbuchhaltung, Beiträge und Quellensteuer ab dem ersten Mitarbeiter zu automatisieren — sparen Sie Zeit, vermeiden Sie Fehler und bleiben Sie compliant
Vereinfachen Sie Ihre Schweizer Buchhaltung
AccountEX erledigt MWST, QR-Rechnungen und Buchungen mit AI. Kostenlos starten.
Kostenlos starten
Sozialversicherungsbeiträge des Arbeitgebers
Als Arbeitgeber sind Sie für den Abzug des Arbeitnehmeranteils und die Abführung sowohl des Arbeitnehmer- als auch des Arbeitgeberanteils verantwortlich. Hier die Aufschlüsselung für 2026, berechnet auf einem Bruttojahresgehalt von CHF 60'000:
Die BVG-Sätze hängen vom Alter des Mitarbeiters und der gewählten Vorsorgeeinrichtung ab. Die UVG-Sätze variieren je nach Risikoklasse der Tätigkeit. Die Familienzulagen (FAK) haben unterschiedliche kantonale Sätze. Verwenden Sie eine aktuelle Lohnbuchhaltungssoftware für die genaue Berechnung.