Pflicht zur Arbeitszeiterfassung: ArG-Konformität, digitale Tools und Auswirkungen auf die Personalkosten in Schweizer KMU

In der Schweiz ist jeder Arbeitgeber verpflichtet, die Dauer der von seinem Personal tatsächlich geleisteten Arbeit zu dokumentieren. Die Pflicht ergibt sich aus Art. 46 des Bundesgesetzes über die Arbeit (ArG) und Art. 73 der Verordnung 1 zum Arbeitsgesetz (ArGV 1). Es handelt sich nicht um eine administrative Formalität: Das Arbeitszeitregister ermöglicht die Überprüfung der Einhaltung der maximalen Wochenarbeitszeit, der Ruhezeiten sowie der Regeln zu Überstunden und Überzeiten.

Für KMU — oft mit kleinen Teams, wechselnden Schichten und Verantwortlichen, die mehrere Rollen kombinieren — kann die Arbeitszeiterfassung wie eine zusätzliche Belastung erscheinen. Zuverlässige Daten zur Arbeitszeit sind jedoch die Grundlage für die korrekte Berechnung von Löhnen, Zuschlägen und Personalkosten in der Buchhaltung. Ein integriertes digitales System reduziert manuelle Fehler, beschleunigt den Monatsabschluss und schützt das Unternehmen im Falle einer Kontrolle durch die kantonale Arbeitsinspektion.

Dieser Leitfaden erläutert, was das Bundesgesetz vorsieht, welche Ausnahmen zulässig sind, wie Sie geeignete digitale Tools auswählen und welche Auswirkungen die Erfassung auf die Verwaltung der Personalkosten hat — mit aktualisierten Referenzen für 2026.

Art. 46 ArG — Der Arbeitgeber stellt den Vollzugs- und Aufsichtsbehörden die Register oder anderen für die Anwendung des Gesetzes erforderlichen Unterlagen zur Verfügung. In der Praxis muss das Unternehmen jederzeit nachweisen können, wie Arbeitszeiten, Ruhezeiten und Ausgleiche organisiert sind.

Art. 73 ArGV 1 — Definiert den Mindestinhalt des Registers: tägliche und wöchentliche Dauer der tatsächlich geleisteten Arbeit, zeitliche Koordinaten (Beginn und Ende), Pausen von mindestens 30 Minuten, Überstunden und Ausgleichszeit sowie gesetzlich vorgesehene Zeit- und Lohnzuschläge.

Art. 73a und 73b ArGV 1 — Mit der Revision, die am 1. Januar 2016 in Kraft trat, eingeführt; sie sehen eine vollständige Befreiung (73a) oder eine vereinfachte Erfassung (73b) für Kategorien von Arbeitnehmenden mit hoher Autonomie bei der Organisation der Arbeitszeit vor. In Unternehmen mit weniger als 50 Mitarbeitenden kann die Vereinbarung zur vereinfachten Erfassung individuell schriftlich abgeschlossen werden.

Berechnung der Zuschläge — Nachtarbeit (in der Regel zwischen 23:00 und 06:00 Uhr), Sonntags- und Feiertagsarbeit löst gemäss ArG vorgesehene Zeit- oder Lohnzuschläge aus, die auf den tatsächlich erfassten Stunden berechnet werden müssen. Fehler im Register führen zu Unter- oder Überschätzung der Lohnkosten.

Zuordnung nach Projekt oder Kostenstelle — In KMU, die stundenweise abrechnen (Beratung, Handwerk, Dienstleistungen), liefert das Time Tracking die Marge pro Auftrag und die Rentabilität pro Kunde — Daten, die Accountex für Managementanalysen und Reporting nutzen kann.

Rückstellungen und Budget — Der Vergleich von geplanten und tatsächlichen Stunden ermöglicht es, Überstundenüberschüsse frühzeitig zu erkennen, Einstellungen zu planen oder Arbeitsbelastungen neu zu verhandeln, bevor sie die Bilanz beeinflussen.

Monatsabschluss — Die Abstimmung von Anwesenheitsregister, Lohnabrechnungen und Buchungsdaten (Lohnkonto, Sozialversicherungsschulden, Ferienrückstellungen) reduziert Nachzahlungen und Korrekturen. Ein digitaler Fluss zwischen Stempelung und Buchhaltung beschleunigt den Monatsabschluss im KMU.

Die kantonalen Arbeitsinspektionen können jederzeit die Register einfordern, auch aufgrund einer Meldung eines Mitarbeitenden. Fehlende konforme Dokumentation, unvollständige Register oder unterlassene monatliche Bestätigung können zu Verwarnungen, Abhilfebescheiden und administrativen Bussen führen.

In schwerwiegenden Fällen — übermässige Arbeitszeiten, die Gesundheit und Sicherheit gefährden — sieht das Gesetz strafrechtliche Sanktionen vor und in extremen Situationen die Einstellung der Tätigkeit. Für den Unternehmer besteht neben dem rechtlichen Risiko die Gefahr rückwirkender Lohnforderungen, nicht bezahlter Zuschläge und Reputationsschäden.

Die Arbeitszeiterfassung sollte nicht isoliert in der HR-Software bleiben. Wenn die Daten in die Buchhaltung fliessen, erhält der Unternehmer einen realistischen Überblick über Personalkosten, Margen pro Auftrag und monatliche Schwankungen — zentrale Elemente für fundierte unternehmerische Entscheidungen.

Mit Accountex können Schweizer KMU die aus den geleisteten Stunden abgeleiteten Lohnkosten importieren oder erfassen, den Anteil des Personals am Umsatz überwachen und Berichte erstellen, die mit den Schweizer Rechnungslegungsnormen übereinstimmen. Ein integrierter Prozess — vom Time Tracking bis zur Bilanz — reduziert manuelle Arbeit und erhöht die Zuverlässigkeit der Finanzdaten und verwandelt eine ArG-Pflicht in ein Managementinstrument.