Warum «Drittzahler» ein Alltagsthema in KMU ist
In vielen Schweizer KMU — Distributoren, Treuhand- und Verwaltungsmandate, Konzern-Dienstleister oder B2B-Plattformen — kommen regelmässig Vorgänge vor, bei denen ein Unternehmen nicht in eigenem Namen bestellt, bezahlt oder fakturiert, sondern für einen Kunden, eine Tochtergesellschaft oder einen Auftraggeber. Zentralisierte Bestellungen (gemeinsames Procurement), Rahmenverträge mit Sammelfakturierung und Vorauszahlungen im Auftrag Dritter sind typische Beispiele.
Aus Sicht des Obligationenrechts (OR) und des Mehrwertsteuergesetzes (MWSTG) reicht es jedoch nicht, den Namen des «eigentlichen» Begünstigten in einer Fussnote anzugeben: Es braucht klare Verträge, stimmige Belege und Buchungen, die eigene Forderungen, Verbindlichkeiten sowie Erträge oder Aufwendungen von denen des Dritten trennen. Fehler in dieser Phase erschweren den Vorsteuerabzug, ESTV-Prüfungen und den Jahresabschluss.
Dieser Leitfaden zeigt die häufigsten Szenarien in der Schweiz, das MWST-Grundprinzip und ein praktisches Buchhaltungsschema für KMU mit zentralisierten Bestellungen oder B2B-Fakturierung im Namen Dritter — ohne Auftrag, Kommission und Weiterverkauf zu verwechseln.
Typische Szenarien: wer fakturiert, wer zahlt, wer ist MWST-schuldig
Bevor Sie Konten und Workflows einrichten, müssen Sie das Rechtsverhältnis qualifizieren. Die Tabelle fasst die häufigsten B2B-Varianten zusammen:
| Szenario | Rolle des KMU | Rechnung des Lieferanten | Wirtschaftliche Wirkung |
|---|---|---|---|
| Einkauf im Auftrag des Kunden (Vorschuss / Procura) | Beauftragter: zahlt und fakturiert nach oder erstattet | Auf das KMU ausgestellt; der Kunde erscheint nicht als Käufer auf dem Lieferantenbeleg | Aufwandneutral bei Durchlauf; ggf. separate Gebühr |
| Zentralisierte Konzernbestellung | Einkaufszentrale fakturiert und verteilt auf Filialen | Lieferant fakturiert die Zentrale; interne Aufteilung | Intercompany-Durchlaufkonten; kein Ertrag auf durchgereichten Waren |
| Fakturierung in Namen und im Auftrag des Auftraggebers | Stellt Rechnung an den Endschuldner im Auftrag Dritter aus | Beleg mit Angabe des Auftraggebers und des Mandats | Nur Kommission oder Verwaltungsentgelt als Ertrag |
| Weiterverkauf / Dropship an B2B-Kunden | Einkäufer-Wiederverkäufer (eigene Lieferkette) | Lieferant → KMU; KMU → Kunde mit eigenem Preis | Voller Ertrag; MwSt. auf Verkauf und Einkauf (ausser Sonderfällen) |
| Marktplatz-Plattform (Agent) | Vermittlung; geteiltes Inkasso | Rechnung des Sellers an den Buyer; Plattform fakturiert Gebühr | Nur steuerpflichtige Gebühr, wenn man nicht Teil der Lieferkette ist |
Eine falsche Qualifizierung — etwa Weiterverkauf als einfachen Vorschuss behandeln — gehört zu den häufigsten Ursachen für Abweichungen zwischen MWST-Saldo und Hauptbuch.
Vertragliche Grundlage und Belegnachverfolgbarkeit
Einkaufs- oder Fakturierungsmandat
Ein schriftlicher Vertrag (oder akzeptierte AGB) muss festlegen: wer gegenüber dem Lieferanten schuldet, wer das Insolvenzrisiko des Endkunden trägt, ob das KMU eine Kommission einbehalten darf und in welchen Fristen weitergeleitete Beträge zu überweisen sind.
Bei Fakturierung «in Namen und im Auftrag» ist das Mandat auf dem ausgestellten Beleg zu nennen, mit klarer Identifikation von Auftraggeber und Leistungsempfänger.
Zentralisierte Bestellungen und interne PO
Bei konzernweiten Bestellungen empfiehlt sich eine einheitliche Bestellnummer gegenüber dem Lieferanten und im ERP ein Pflichtfeld «Kostenstelle / begünstigende Einheit». Jede Einkaufsposition muss vor der Zahlung einer Gesellschaft oder einem Konzernprojekt zugeordnet werden können.
Bewahren Sie den Schriftverkehr mit dem Lieferanten (Bestätigungen, Lieferscheine) und die genehmigte interne Aufteilung auf: bei Revision oder MWST-Prüfung dienen sie als Nachweis, dass kein verdeckter Ertrag entstanden ist.
B2B-Rechnungen: Pflichtangaben und Erwähnung des Dritten
In der Schweiz muss eine für den Vorsteuerabzug gültige Rechnung Art. 26 MWSTG erfüllen (Mindestinhalt, Parteienidentifikation, Satz, Bemessungsgrundlage). Bei Drittflüssen muss wer auf der Rechnung erscheint mit wer die Leistung MWST-rechtlich erbringt übereinstimmen:
- •Weiterbelastung an den Kunden: Das KMU stellt dem Kunden eine Rechnung (oder Belastungsanzeige) aus, die Lieferantenbeträge, MwSt. auf die Gebühr falls schuldig, und allfällige Spesen ausweist. Vermeiden Sie, den Umsatz mit Beträgen zu «aufblähen», die keine Erträge sind.
- •Lieferantenrechnung auf das KMU: Gehört Ware oder Dienstleistung einem Dritten, steht dem KMU der Vorsteuerabzug grundsätzlich nur zu, wenn der Einkauf der eigenen steuerpflichtigen Tätigkeit dient; bei reinem Einkauf im fremden Auftrag handelt das KMU oft nur als Durchleiter — der Abzug ist streng zu prüfen und zu dokumentieren.
- •Fakturierung im Auftrag des Auftraggebers: Explizit angeben, dass die Rechnung im Auftrag von [Firma und UID des Auftraggebers] ausgestellt wird und die Zahlung gemäss Mandatsanweisung erfolgt (dediziertes Konto des Auftraggebers oder vereinbarte Zahlungsinstruktionen).
Achtung bei Selbstfakturierung und Gutschriften: Korrigieren Sie im Auftrag Dritter weitergeleitete Beträge, muss die Gutschrift mit dem Originalbeleg und dem Durchlaufkonto verknüpft sein, nicht mit dem operativen Ertrag. Bei grenzüberschreitenden B2B-Vorgängen prüfen Sie Export/Import von Dienstleistungen und den Leistungsort separat.
Buchhalterische Aufteilung: Durchlaufkonten und Ergebnisneutralität
Ziel der Buchhaltung ist, dass im Auftrag Dritter ein- oder ausgezahlte Beträge Erträge, Materialaufwand oder operative Margen nicht verzerren. Das Schema unten eignet sich für KMU mit ordentlicher Buchführung (Swiss GAAP FER / Mikro):
| Konto (Beispiel) | Verwendung |
|---|---|
| 1090 / 2090 — Durchlauf Dritte (Aktiv/Passiv) | Vorauszahlungen an Lieferanten im Auftrag des Kunden; weiterzufakturierende oder zu erstattende Beträge |
| 1190 — Debitoren (nur Gebühr) | Verwaltungskommission, vertraglicher steuerpflichtiger Aufschlag |
| 2000 / 4000 — Kreditoren und Erträge | Nur eigene Vorgänge; Durchlauf nie als Ertrag 4000 buchen |
| Intercompany-Konto (Konzern) | Zuordnung zentralisierter Bestellung; Abschluss mit Aufteilungsrechnung oder interner Belastung |
Zahlenbeispiel: Lieferantenvorschuss und Weiterfakturierung an den Kunden
Ein Lieferant fakturiert CHF 10'000 + MwSt. 8,1% (CHF 810) an das KMU für Material für Kunde C. Das KMU zahlt und bucht: Durchlauf Dritte / Bank CHF 10'810. Nach dokumentierter Lieferung Weiterfakturierung an C für CHF 10'810 (Durchlauf) mit Ausgleich des Durchlaufs: Debitoren / Durchlauf Dritte. Erhält das KMU CHF 200 Gebühr + MwSt.: Debitoren / Dienstleistungsertrag CHF 216,20 (Normalsatz 8,1% auf das Entgelt).
Beim Monatsabschluss sollte der Saldo des Durchlaufkontos für abgeschlossene Posten nahe null liegen; anhaltende Salden deuten auf fehlende Rechnungen, nicht zugeordnete Zahlungen oder Fehlbuchungen auf Kostenstellen hin.
MWST-konform: Leistung, Surrogation und zentralisierte Bestellungen
Nach MWSTG unterliegt die Steuer der gegen Entgelt erbrachten Leistung im schweizerischen Hoheitsgebiet. Bei reinem Inkasso- oder Zahlungsmandat ohne Übernahme des wirtschaftlichen Lieferrisikos bildet oft nur die Kommission oder Verwaltungsgebühr die eigene Bemessungsgrundlage des KMU — nicht der gesamte an den Kunden weitergeleitete Umsatz.
Kauft das KMU ein und verkauft weiter (auch mit Direktlieferung an den B2B-Kunden), erbringt es in der Regel zwei getrennte steuerpflichtige Leistungen (Einkauf mit Abzugsrecht, Verkauf mit geschuldeter Steuer), ausser bei Sonderregimen oder befreiten Leistungen. Die Belegkette muss stimmen: Bestellung, Lieferantenrechnung, Kundenrechnung, allfälliger Lieferschein.
Bei intragruppenweit zentralisierten Bestellungen ersetzen interne Aufteilungen nicht die Rechnung des externen Lieferanten: Die Zentrale zieht die MwSt. auf dem Einkauf ab, wenn die Verwendung steuerpflichtig ist; Filialen erhalten eine interne Belastung mit festzulegendem MWST-Behandlung (intragruppen Leistungen, allfällige Befreiung bei kumulativer Erfüllung der Voraussetzungen). Bei komplexen Konzernen lohnen sich eine punktuelle Stellungnahme und einheitliche ESTV-Schemata.
MWST-Register und Abrechnung
Trennen Sie im Verkaufsregister steuerpflichtige Gebühren von auf Durchlaufkonten erfassten Durchlaufbeträgen (nicht steuerbar). Stellen Sie sicher, dass Durchlaufbeträge nicht zu Unrecht in Ziffer 200 (Total der Entgelte) oder in die Bemessungsgrundlagen zum Normalsatz (Ziffer 303) fliessen; Ziffer 220 betrifft nach Art. 23 MWSTG befreite Leistungen, nicht Durchlauf. Dokumentieren Sie Korrekturen für Gutschriften im Zusammenhang mit Dritten.
Zahlungen und Surrogation
Ziehen Sie im Auftrag des Auftraggebers ein, nutzen Sie dedizierte Bankkonten oder Abstimmungsregeln, die Beträge des Dritten sofort separieren. Behalten Sie Kommissionen nur ein, wo der Vertrag es erlaubt und nach buchhalterischem Abschluss der Posten.
Häufige Fehler und Warnsignale in der Bilanz
- Aufgeblähte Erträge: Durchlauf auf Konto 4000 erhöht künstlich den Umsatz und kann Prüfungsschwellen oder Bank-Covenants verschieben.
- MwSt.-Abzug auf «fremde» Einkäufe: ungerechtfertigter Abzug auf Spesen des Kunden ohne Mandat und ohne eigene Leistung.
- Inkonsistente Durchläufe: Debitoren mit Lieferantenbeträgen ohne Durchlauf-Gegenbuchung; schwierige Bankabstimmung.
- Offene Intercompany-Abschlüsse: Einkaufszentrale mit Beständen oder Verbindlichkeiten gegenüber Filialen am Geschäftsjahresende nicht ausgeglichen.
- Unvollständige B2B-Belege: fehlende UID, fehlender Mandatsverweis, falscher Satz nur auf der Gebühr.
Operativer Workflow und Digitalisierung mit Accountex
Ein robuster Prozess reduziert manuelle Arbeit beim Abschluss und richtet Verwaltung, Einkauf und Vertrieb aus:
- Qualifizierung bei Bestellung: Flag «im Auftrag Dritter» / «Konzernzentrale» mit Pflicht zu Kunde oder begünstigender Einheit.
- Erfassung Lieferantenrechnung: Buchung auf Durchlauf oder Intercompany, nie auf Materialaufwand bei Durchlauf.
- Belegausstellung an den Dritten: getrennte Vorlage für Durchlauf-Weiterfakturierung vs. Gebührenrechnung; separate Nummerierung falls sinnvoll für Audit.
- Bankabstimmung: Regeln, die Lieferantenzahlungen und Kundeneingänge derselben Durchlaufposten zuordnen.
- Kontrollberichte: Durchlaufsaldo pro Gegenpartei, Aging > 30/60 Tage, Abweichung abgezogene MwSt. vs. Durchläufe.
Mit integrierter Buchhaltung wie Accountex lohnen sich einmalige Zuordnung der Durchlaufkonten, Verknüpfung jeder B2B-Rechnung mit Mandat oder internem PO und automatische Erinnerungen für offene Durchlaufposten. So bleiben zentralisierte Bestellungen, buchhalterische Aufteilung und MWST-Abrechnung über das ganze Geschäftsjahr abgestimmt — nicht nur vor der quartalsweisen Frist.
Kurz-Checkliste vor dem quartalsweisen MWST-Abschluss
| Kontrolle | Massnahme |
|---|---|
| Saldo Durchlaufkonten Dritte | Abstimmung mit Liste offener Posten pro Kunde / Filiale |
| Steuerbarer Umsatz | Durchlaufbeträge vom Verkaufstotal ausschliessen |
| Vorsteuerabzug | Prüfen, dass jede Lieferantenrechnung eigener steuerpflichtiger Verwendung oder Mandatsdokumentation zugeordnet ist |
| Intercompany | Ausstehende Belastungen aus zentralisierten Bestellungen abschliessen |
| Belegarchiv | Mandate, PO und genehmigte Aufteilungen aufbewahren (10 Jahre, handels- und steuerrechtliche Anforderungen) |
Kantonale Vorschriften betreffen vor allem Ertrags- und Gewinnsteuer, nicht die Grundlogik der bundesrechtlichen MwSt. Bei Grenzfällen (Marktplatz, Dreiecksgeschäfte, grenzüberschreitende Dienstleistungen) vermeidet ein Treuhänder oder ein verbindliches ESTV-Ruling teure Nachforderungen.