Warum Kurzarbeit ein entscheidendes Instrument für KMU ist
Wenn die Aufträge vorübergehend zurückgehen, die Unternehmensstruktur aber weiterhin benötigt wird, ist eine Kündigung nicht immer die effizienteste Antwort. In der Schweiz ermöglicht die Kurzarbeit (RHT, oder Kurzarbeit) KMU, die effektiven Arbeitsstunden zu reduzieren und gleichzeitig das Arbeitsverhältnis aufrechtzuerhalten – dank einer Entschädigung der Arbeitslosenkasse (Kurzarbeitsentschädigung, ILR) im Rahmen der Arbeitslosenversicherung.
Für Unternehmer, Administrationsverantwortliche und Treuhänder ist die Kurzarbeit nicht nur eine Massnahme des Arbeitsmarktes: Sie ist ein komplexer Finanzvorgang. Der Arbeitgeber zahlt Löhne und Sozialversicherungsbeiträge im Voraus, reicht periodische Abrechnungen bei der Arbeitslosenkasse ein und erhält die Erstattungen mit einer gewissen Verzögerung zurück. Eine ungenaue Abwicklung kann die Liquidität gerade dann belasten, wenn das Unternehmen am verletzlichsten ist.
Dieser Leitfaden erläutert die gesetzlichen Voraussetzungen, das Verfahren über Job-Room und die kantonale Ausgleichskasse, die Lohnbehandlung, die Buchhaltung nach Schweizer Normen und praktische Hebel zur Cashflow-Planung – mit aktuellen Referenzen für 2026.
Rechtliche Voraussetzungen und Bewilligungsbedingungen
Die Kurzarbeitsentschädigung ist nicht automatisch: Die kantonale Ausgleichskasse und die Arbeitslosenkasse prüfen fallweise, ob der Arbeitsausfall vorübergehend, trotz angemessener Massnahmen unvermeidbar und nicht dem normalen Unternehmensrisiko zuzuschreiben ist (Art. 31 und 33 AVIG).
| Kriterium | Voraussetzung | Praktische Auswirkung |
|---|---|---|
| Mindest-Arbeitsausfall | Mindestens 10 % der im Abrechnungszeitraum vorgesehenen Stunden | Berechnung über das gesamte Unternehmenspersonal, ausser bei anerkannten Branchen |
| Art des Arbeitsausfalls | Vorübergehend und ausserordentlich | Ursache-Wirkung dokumentieren (z. B. Auftragsrückgang, Unterbruch der Lieferkette) |
| Voranmeldung | Mindestens 10 Tage vor Beginn (3 Tage in Ausnahmefällen) | Über den eService «Voranmeldung Kurzarbeit» auf Job-Room an die kantonale Ausgleichskasse; Bewilligung in der Regel bis zu 3 Monate |
| Entschädigungssatz | 80 % des anrechenbaren Erwerbsausfalls (Art. 34 AVIG) | Basis: vertraglicher Lohn der letzten Lohnperiode vor der Kurzarbeit |
| Wartetage | 1 Tag pro Abrechnungszeitraum (in der Regel monatlich) | Franchise wird vom erstattungsfähigen Betrag abgezogen; Kosten vollständig zu Lasten des Arbeitgebers |
| Maximale Dauer (2026) | 24 Monate innerhalb eines zweijährigen Rahmenzeitraums (Verlängerung bis 31.01.2027) | Temporäre Verlängerung gegenüber den ordentlichen 12 Monaten; höchstens 4 Perioden mit einem Ausfall über 85 % |
| Sozialversicherungsbeiträge | Berechnet auf 100 % des Normallohns | Erstattung des Arbeitgeberanteils AHV/IV/EO/ALV auf den ausgefallenen Stunden; BVG und andere Abgaben grösstenteils zu Lasten des Unternehmens |
| Widerspruch der Arbeitnehmer | Recht, der Kurzarbeit zu widersprechen | In diesem Fall zahlt der Arbeitgeber den vollen Lohn ohne Entschädigung |
SECO-Verfahren und administrativer Ablauf
Die Kurzarbeit folgt einer strengen Abfolge: Wer die Schritte vertauscht, riskiert den Verlust des Erstattungsanspruchs für ganze Perioden. Die kantonale Ausgleichskasse bewilligt die Voranmeldung; die Arbeitslosenkasse prüft Gesuch und Abrechnung.
1. Voranmeldung auf Job-Room
Vor der Arbeitszeitreduktion muss sich der Arbeitgeber auf Job-Room registrieren und die digitale Voranmeldung mindestens 10 Tage vor Beginn (3 Tage in dokumentierten Ausnahmefällen) an die zuständige kantonale Ausgleichskasse übermitteln. Die Registrierung kann 2–5 Arbeitstage dauern: rechtzeitig planen. In der Voranmeldung sind die Ursachen des Arbeitsausfalls, bereits ergriffene Massnahmen (Reduktion von Überstunden, Freistellungen, Ferienbezug) und die erwartete Auswirkung auf die Stunden zu beschreiben.
2. Einführung der Kurzarbeit
Nach Ablauf der Voranmeldefrist und Erhalt der Bewilligung der kantonalen Ausgleichskasse (in der Regel bis zu 3 Monate) reduziert das Unternehmen die Arbeitszeit gemäss der Anmeldung. Es ist entscheidend, ein präzises Register der effektiven Stunden, Abwesenheiten und Aufteilungen pro Mitarbeitenden zu führen: Diese Daten bilden die Grundlage der monatlichen Abrechnung.
3. Gesuch und periodische Abrechnung
Für jeden Abrechnungszeitraum (in der Regel monatlich) reicht der Arbeitgeber Gesuch und Abrechnung innerhalb von drei Monaten über den eService «Gesuch/Abrechnung Kurzarbeit» oder das Excel-Formular 1042i bei der gewählten Arbeitslosenkasse ein. Die Fristen sind absolut: Eine verspätete Abrechnung kann vollständig abgelehnt werden.
4. Prüfung und Erstattung
Die Kasse prüft die Unterlagen, kontrolliert die Einhaltung der 10-%-Schwelle und schreibt die Entschädigung dem Unternehmenskonto gut. Die Erstattung deckt 80 % des Erwerbsausfalls und den Arbeitgeberanteil AHV/IV/EO/ALV auf den ausgefallenen Stunden, aber nicht alle Nebenkosten (z. B. der BVG-Arbeitgeberanteil auf ausgefallenen Stunden bleibt grösstenteils zu Lasten des Unternehmens).
Löhne, Lohnabrechnungen und Sozialversicherungsbeiträge
Die Lohnabrechnung während der Kurzarbeit folgt Regeln, die KMU oft überraschen: Der Arbeitnehmer erhält weniger auf der Lohnabrechnung, die Beitragsbasis bleibt aber vollständig.
Berechnung des Nettolohns auf der Lohnabrechnung
Der Mitarbeitende erhält den Lohn für die tatsächlich geleisteten Stunden plus 80 % des Erwerbsausfalls auf den ausgefallenen Stunden. Periodische vertragliche Zulagen fliessen in die Berechnungsbasis ein, sofern das Gesetz keine Ausnahmen vorsieht.
Beispiel: Ein Arbeiter mit einem Monatslohn von CHF 5'000 und Kurzarbeit à 50 % erhält rund CHF 2'500 (geleistete Stunden) + CHF 2'000 (80 % des Ausfalls von CHF 2'500) = CHF 4'500 brutto, abzüglich der Wartetage.
Sozialversicherungsbeiträge à 100 %
AHV/IV/EO/ALV, Unfallversicherung, Familienzulagen und BVG sind so zu berechnen, als hätte der Mitarbeitende Vollzeit gearbeitet. Der Arbeitgeber kann dem Mitarbeitenden den vollen Arbeitnehmeranteil der Beiträge abziehen, sofern nichts anderes vereinbart ist.
Die Arbeitslosenkasse erstattet dem Arbeitgeber den Arbeitgeberanteil AHV/IV/EO/ALV auf den ausgefallenen Stunden, aber nicht die gesamten Vorsorgekosten. Diese Asymmetrie wirkt sich direkt auf die Personalkosten aus.
Verbleibende Kosten zu Lasten des Unternehmens
Auch mit bewilligter Kurzarbeitsentschädigung trägt das Unternehmen 20 % des Erwerbsausfalls, die Wartetage, den nicht erstatteten BVG-Anteil und die fixen Personalkosten (Administrativaufwand, allfällige vertragliche Benefits). Für ein KMU mit 10 Mitarbeitenden in Kurzarbeit à 40 % können die monatlichen Nettokosten, die nicht durch die Entschädigung gedeckt sind, leicht CHF 8'000–12'000 übersteigen.
Buchhaltung in der ordentlichen Rechnungslegung
Die Kurzarbeit erzeugt eine vorübergehende Verzerrung zwischen erfassten Kosten und eingegangenen Erstattungen. Eine ordentliche Buchhaltung vermeidet eine Überbewertung des Ergebnisses oder eine Unterschätzung der Verbindlichkeiten.
Personalkosten: Bei der Lohnzahlung werden die tatsächlich ausbezahlten Bruttolöhne und Sozialversicherungsbeiträge dem Konto 5xx (Löhne und Sozialaufwand) für den geschuldeten Betrag belastet. Es empfiehlt sich nicht, die erwartete Entschädigung vorzeitig zu stornieren: Die Erstattung ist erst sicher, wenn die Kasse die Abrechnung genehmigt.
Forderung gegenüber der Arbeitslosenkasse: Bei Einreichung der genehmigten Abrechnung wird eine Forderung (Konto 11xx — Forderungen gegenüber Dritten) gegen ein Personalkosten-Korrekturkonto oder ein betriebliches Ertragskonto (Konto 39xx) für den erwarteten Betrag der Kurzarbeitsentschädigung verbucht. In der Praxis nutzen viele KMU ein transitorisches Konto «Kurzarbeitsentschädigung zu erhalten», um tatsächliche Kosten und Rückforderungen getrennt zu führen.
Eingang der Erstattung: Bei Bankgutschrift wird die Forderung ausgebucht und der Kasseneingang erfasst. Abweichungen zwischen verbuchtem und tatsächlich erstattetem Betrag (teilweise Ablehnungen, Korrekturen) sind auf dem Personalkostenkonto zu berichtigen.
| Vorgang | Sollkonto | Habenkonto |
|---|---|---|
| Zahlung Löhne und Beiträge | 5700 Löhne / 5720 Sozialaufwand | 1020 Bank |
| Anerkennung genehmigter Kurzarbeitsentschädigung | 1170 Forderung Kurzarbeit | 5700 / 3900 Kostenkorrektur |
| Eingang Erstattung ALV-Kasse | 1020 Bank | 1170 Forderung Kurzarbeit |
| Nicht erstattete Nettokosten (20 % + Wartetage) | 5700 Löhne | — (bleibt als Kosten) |
Mit Accountex empfiehlt es sich, eine dedizierte Kostenstelle für die Kurzarbeit einzurichten, um die Differenz zwischen getragenen Lohnkosten und erwarteten Erstattungen in Echtzeit zu überwachen – das erleichtert den Monatsabschluss und die Kommunikation mit dem Treuhänder.
Auswirkungen auf die Liquidität und Cashflow-Planung
Die Kurzarbeit entlastet die Lohnkosten im Vergleich zu Null-Kündigungen, erzeugt aber eine «Liquiditätslücke» zwischen Auszahlungen und Erstattungen. Ein KMU mit Kurzarbeit à 30 % auf einer monatlichen Lohnsumme von CHF 80'000 muss monatlich CHF 15'000–25'000 über den normalen Lohnzyklus hinaus vorfinanzieren.
Lohnvorfinanzierung
Löhne sind zum üblichen Termin zu zahlen, unabhängig von der Erstattung. Planen Sie mindestens 4–6 Wochen Finanzierungsvorlauf, um den Zyklus Gesuch–Erstattung abzudecken.
Sozialversicherungsbeiträge
AHV und BVG sind auf voller Basis zu entrichten. Die AHV-Erstattung kommt mit der Kurzarbeitsentschädigung, die BVG bleibt jedoch grösstenteils eine unmittelbare Cash-Kostenposition.
Liquiditätsreserve
Berechnen Sie den monatlichen Nettobedarf (Lohnkosten − erwartete Kurzarbeitsentschädigung − AHV-Erstattung) und prüfen Sie, ob die Kreditlinie oder Reserve mindestens 3 Monate Kurzarbeit abdeckt.
Schnelle Bedarfssimulation
Vereinfachte Formel für die interne Planung:
Nettobedarf ≈ (Lohnsumme × % Kurzarbeit × 20 %) + (Nicht erstattete BVG-Beiträge) + (Kosten Wartetage) − (Im Zeitraum einziehbare Debitoren)
Integrieren Sie diese Simulation in das rollierende 13-Wochen-Liquiditätsbudget. Übersteigt der Bedarf die verfügbare Reserve, prüfen Sie zuerst eine moderatere Arbeitszeitreduktion oder eine Kombination mit Ferien und bezahltem Urlaub.
Häufige Fehler und bewährte Vorgehensweisen
Zu vermeidende Fehler
- ✕ Kurzarbeit vor der Voranmeldung starten oder ohne Einhaltung der Fristen
- ✕ Abrechnungen nach Fristablauf oder mit undokumentierten Stunden einreichen
- ✕ Sozialversicherungsbeiträge nur auf effektive Stunden berechnen
- ✕ Erstattungen vor der formellen Genehmigung verbuchen
- ✕ Die verbleibenden Kosten von 20 % und BVG unterschätzen
Bewährte Vorgehensweisen
- ✓ Einen internen Ansprechpartner für Job-Room und Abrechnungen benennen
- ✓ Stundenerfassung automatisieren mit Export zum Formular 1042i
- ✓ Konten und monatliche Korrekturen mit dem Treuhänder abstimmen
- ✓ Mitarbeitende schriftlich über Arbeitszeiten, Entschädigung und Widerspruchsrecht informieren
- ✓ Vierteljährlich prüfen, ob Kurzarbeit weiterhin die optimale Lösung ist
Operative Checkliste für KMU
Bevor Sie die Kurzarbeit aktivieren, prüfen Sie, ob alle Schritte abgeschlossen sind:
Machbarkeitsanalyse: dokumentierter Auftragsrückgang, alternative Massnahmen ausgeschöpft, 10-%-Schwelle erreichbar.
Job-Room-Registrierung: aktives Arbeitgeberkonto, Voranmeldung mindestens 10 Tage vorher an die kantonale Ausgleichskasse mit Ursachenunterlagen.
Payroll-Setup: Kurzarbeit-Parameter konfiguriert, Beiträge à 100 %, simulierte Lohnabrechnungen an Mitarbeitende kommuniziert.
Liquiditätsplan: Reserve oder Kreditlinie ausreichend für 3 Monate berechneten Nettovorlauf.
Buchhaltung und Reporting: transitorische Konten aktiviert, Kostenstelle Kurzarbeit, Kalender für monatliche Abrechnungsfristen.
Kurzarbeit ist ein wirksames Instrument, um konjunkturell schwierige Phasen zu überstehen, ohne Know-how zu verlieren. Mit rigorosen administrativen Prozessen, transparenter Buchhaltung und aktivem Liquiditätsmonitoring können KMU den grössten Nutzen daraus ziehen und gleichzeitig finanzielle und Compliance-Risiken begrenzen.