Warum Bereitschaft die Personalkosten belastet
In vielen Schweizer KMU — IT-Dienste, Anlagenwartung, Wochenendlogistik, Kundensupport ausserhalb der Bürozeiten — bleibt mindestens eine Person erreichbar, um im Notfall einzugreifen. Organisatorisch spricht man oft von «On-Call» oder «Pikett», rechtlich und buchhalterisch zählen jedoch die Unterscheidungen zwischen Bereitschaft, Verfügbarkeit und tatsächlicher Arbeitsleistung.
Eine unpräzise Behandlung bläht die Personalkosten auf oder unterschätzt sie, erzeugt Abweichungen bei der Revision und erschwert den Abgleich zwischen Arbeitsvertrag, Reglement, Lohnabrechnung und Kontenplan. Das Arbeitsgesetz (ArG), die Verordnung 1 zum Arbeitsgesetz (ArV 1) und allfällige Gesamtarbeitsverträge (GAV) legen fest, wann Pikettdienst oder Bereitschaft Arbeitszeit bedeuten, wann Freizeit bleibt und wie dies vergütet wird.
Dieser Leitfaden skizziert einen operativen Weg für Unternehmer, HR-Verantwortliche und Buchhalter: Qualifikation der Leistungen, Berechnung der Bruttokosten für das Unternehmen, buchhalterische Erfassung und wiederkehrende Kontrollen — mit Bezug auf den im Jahr 2026 geltenden eidgenössischen Rahmen.
Bereitschaft, Verfügbarkeit und Einsatz: was sich unterscheidet
Bevor Entschädigungen und Kostenpositionen festgelegt werden, sollte die interne Terminologie mit der auf der Lohnabrechnung und im Audit übereinstimmen. In der ArV 1 entspricht dem operativen On-Call am ehesten der Pikettdienst (Art. 14–15):
Bereitschaft (On-Call)
Zeitraum, in dem die Person erreichbar sein und innerhalb einer vereinbarten Frist einen Einsatz beginnen muss. Kann ausserhalb des Betriebs stattfinden, wenn keine unmittelbare physische Anwesenheit verlangt wird.
Verfügbarkeit vor Ort
Warten am Arbeitsplatz oder an einem vom Arbeitgeber bestimmten Ort. Wird das Pikett im Betrieb geleistet, gilt die gesamte Verfügungszeit in der Regel als Arbeitszeit (Art. 15 Abs. 1 ArV 1), sofern keine gesetzeskonformen kollektiven oder vertraglichen Abweichungen bestehen.
Tatsächlicher Einsatz
Arbeitsleistung vom Anruf bis zum Abschluss der Tätigkeit. Ausserhalb des Betriebs zählen Fahrt zum Einsatzort und Rückfahrt zur Arbeitszeit, wenn dies in ArV 1, Reglement oder GAV vorgesehen ist.
Dokumentieren Sie schriftlich Schichten, Anrufkanäle, maximale Reaktionszeiten und Vergütungskriterien. Ein klares internes Reglement reduziert Streitigkeiten und erleichtert die monatlich wiederholbare Buchführung.
ArG, ArV 1 und Arbeitszeit
ArG und ArV 1 regeln Arbeitsdauer, Ruhezeiten und Pikettdienst, gegebenenfalls ergänzt durch branchenspezifische GAV. Sie ersetzen keine Einzelfallberatung, orientieren aber Richtlinien und Schichtpläne.
| Situation | Übliche Qualifikation | Auswirkung für das KMU |
|---|---|---|
| Pikett ausserhalb des Betriebs, Bewegungsfreiheit | Verfügungszeit als Arbeit im Umfang der tatsächlich geleisteten Tätigkeit; Fahrt eingeschlossen (Art. 15 Abs. 2 ArV 1) | Pauschale oder vertragliche Flatrate-Entschädigung; Einsatzstunden separat erfassen |
| Pflichtanwesenheit im Betrieb oder in Räumlichkeiten | Arbeitszeit für die gesamte Verfügungsdauer (Art. 15 Abs. 1 ArV 1) | Ordentlicher Lohn oder Schichttarif; Ausgleichsruhezeiten bei Überschreitung wöchentlicher Grenzen |
| Einsatz nach dem Anruf | Arbeitszeit ab der tatsächlichen Tätigkeit (und ab der Fahrt, falls anwendbar) | Garantiertes Minimum pro Einsatz, Nacht-/Feiertagszuschläge falls vorgesehen |
| Anwendbarer GAV | Kann Entschädigungen und Zuschläge verbindlich regeln | Verbindlichkeit für Branche und Mitarbeiterzahl prüfen |
| Wöchentliche und nächtliche Ruhe | Grenzen und Ausnahmen gemäss ArG/ArV 1 | On-Call-Schichtplanung vereinbar mit Ruhezeiten; Pikettgrenzen einhalten (Art. 14 ArV 1, z. B. max. sieben Tage alle vier Wochen) |
Zuschläge für Nacht-, Sonntags- oder Feiertagsarbeit sind bundesrechtlich nicht immer zwingend, können aber aus Vertrag, GAV oder interner Übung folgen. Kohärenz zwischen Vertrag und tatsächlicher Praxis ist für steuerliche Abzugsfähigkeit und Sozialversicherungskonformität wesentlich.
On-Call-Entschädigungen: Vergütungsmodelle
KMU wenden in der Regel eines oder mehrere der folgenden Modelle an, auch kombiniert für verschiedene Abteilungen:
- Pauschale pro Bereitschaftsschicht — fester Betrag pro Block (z. B. Nacht, Wochenende) unabhängig von der Anzahl Anrufe.
- Entschädigung pro Anruf — Vergütung beim Eingang des Anrufs, gegebenenfalls mit Mindeststunden pro Einsatz.
- Stundenlohn für den Einsatz — effektive Stunden zum Basislohn oder mit Zuschlag, mit allfällig reduziertem Bereitschaftszuschlag.
- Ausgleichende Freizeit — zusätzliche Ruhe anstelle eines Teils der Vergütung, wenn zulässig und im Zeiterfassungssystem nachvollziehbar.
Unabhängig vom gewählten Modell muss der Betrag aus dem Arbeitsvertrag oder einem unterzeichneten Anhang (Reglement, individuelle Vereinbarung) hervorgehen. Vermeiden Sie «mündliche» Regeln, die sich in der Kostenrechnung schwer replizieren lassen.
Berechnung der Personalkosten für das Unternehmen
Bereitschaftsentschädigungen, die Lohnbestandteil sind, unterliegen den obligatorischen Sozialversicherungsbeiträgen und den Arbeitgebernebenkosten. Für eine Schätzung der Bruttokosten Arbeitgeber:
| Position | Typische Basis | Hinweis für On-Call |
|---|---|---|
| Lohn und Entschädigungen | Vereinbarter Bruttobetrag | Auf der Lohnabrechnung «Bereitschaft» vs. «Einsatz» trennen, falls für Analysen sinnvoll |
| AHV / IV / EO | AHV-Lohn bis zur jährlichen Obergrenze (CHF 148’200 im Jahr 2026) | Lohnbestandteile eingeschlossen; Ausschlüsse nur bei ausdrücklich nicht lohnähnlichen Posten prüfen |
| ALV (Arbeitslosenversicherung) | Gleiche AHV-Basis bis zur ALV-Obergrenze | Arbeitgeberanteil 1,10% auf dem versicherten Lohn (gültiger Satz 2026) |
| BVG | Koordinierter Lohn | Wiederkehrende Entschädigungen wirken auf den koordinierten Lohn; Fondsreglement abstimmen |
| UVG / UVG-Z | Versicherter Lohn / AHV-Lohn | Einsätze ausserhalb des Betriebs: Unfalldeckung (BU/NBU) und Risikoklassierung prüfen |
| Nebenkosten | Weiterbildung, Ausrüstung, Telefon | Direkte On-Call-Kosten (Geräte, Anrufe, km) mit klarer Erstattungsrichtlinie |
Vereinfachtes Zahlenbeispiel
Ein Techniker erhält CHF 120 pauschale Entschädigung für eine sonntägliche Bereitschaftsschicht (Lohnposition). Mit typischen Arbeitgeber-Sozialaufwendungen von rund 13–18% des AHV-Lohns (variiert je nach BVG, Unfallversicherung und Kanton) und BVG-Beiträgen können die Arbeitgeberkosten allein für die Schicht CHF 135–145 übersteigen, ohne Kilometerentschädigungen oder zusätzliche Einsatzstunden. Multipliziert mit der jährlichen Schichtanzahl wird die Position im Personalbudget und im Stundensatz interner Dienste relevant.
Konforme Buchführung (Swiss GAAP FER / Mikrokontenrahmen)
In der ordentlichen Buchhaltung oder nach Mikrokontenrahmen folgen On-Call-Entschädigungen dem Accrual-Prinzip: Zuordnung zur Periode, in der die Person Bereitschaft oder Einsatz geleistet hat.
Monatliche Erfassung über Payroll
Beim Abschluss des Lohnzyklus Personalaufwand belasten (z. B. 5700 Löhne) und Arbeitgeber-Sozialaufwand (z. B. 5701–5799) mit Gutschrift auf Sozialversicherungsschulden und Bank. Kostenstellen oder Projekte nutzen, um On-Call auf Kunden, Standorte oder Wartungsverträge zu verteilen.
Software wie Accountex ermöglicht, Payroll-Kategorien mit Konten und analytischen Dimensionen zu verknüpfen und manuelle Jahresendkorrekturen zu vermeiden.
Erstattungen und Nebenaufwendungen
Kilometer und Verpflegung beim Einsatz: gemäss Unternehmensrichtlinie erfassen (effektive Erstattung oder konforme Pauschale). Rein repräsentative oder undokumentierte Aufwendungen riskieren Ablehnung in der Steuerprüfung.
Wird der Kunde für einen Notfalleinsatz verrechnet, COGS oder Dienstleistungsertrag mit derselben Kostenstelle des Technikers abstimmen für verlässliche Margen.
KMU mit Auftragsarbeit können interne Kosten nur kapitalisieren oder verteilen, wenn die Kostenpolitik kohärent und dokumentiert ist; im Zweifel On-Call als Periodenkosten in der Erfolgsrechnung behandeln.
Nachvollziehbarkeit Lohnabrechnung und Meldungen
Für internes Audit, Revision und AHV-Kontrollen:
- Schichtplanung mit Datum, Namen und Leistungsart (Bereitschaft vs. Anwesenheit) aufbewahren.
- Anrufprotokolle oder Tickets zu vergüteten Einsätzen nach Verbrauch erfassen.
- Lohnausweis mit aggregierten Positionen ausstellen, die mit dem Reglement übereinstimmen; parallele «schwarze» Zahlungen vermeiden.
- Payroll-Summen periodisch mit Buchhaltung und AHV-Meldungen abgleichen (in der Regel monatlich oder halbjährlich je nach Verfahren).
- BVG-Reglement und UVG-Dokumentation aktualisieren, wenn sich Häufigkeit oder Beträge der Entschädigungen ändern.
Häufige Fehler in KMU
| Fehler | Folge | Korrektur |
|---|---|---|
| Entschädigungen ohne vertragliche Grundlage | Arbeitsrechtliche Streitigkeit; steuerlicher Abzug anfechtbar | Schriftlicher Anhang zum Vertrag; interner Beschluss für neue Tarife |
| Fehlende Einbeziehung in AHV/BVG | Nachforderungen und Zinsen; Vorsorgelücke | Payroll-Positionen mit Lohn-Flag klassifizieren |
| Nicht erfasste Einsatzstunden | Überschreitung Arbeitszeit; fehlende Ruhezeiten | Zeiterfassung mit Genehmigung durch Vorgesetzten |
| Ein Konto für alle Entschädigungen | Unzuverlässige Kostenanalyse | Unterpositionen oder dedizierte Kostenstellen |
Operative Checkliste
- ✓Schriftlich Bereitschaft, Reaktionszeiten und Vergütung festlegen (ArG / ArV 1 / GAV).
- ✓Vollständige Arbeitgeberkosten berechnen, nicht nur die vom Mitarbeiter wahrgenommene Flatrate-Entschädigung.
- ✓Payroll-Konten und Analytik im Einklang mit Personalbudget und Service-Preisen einrichten.
- ✓Schichten, Anrufe und Spesenbelege für jede Abrechnungsperiode archivieren.
- ✓On-Call-Tarife und Margenauswirkung jährlich prüfen, insbesondere wenn das Einsatzvolumen wächst.
Eine strukturierte Bereitschaftsorganisation schützt Mitarbeitende und Unternehmen, macht Personalkosten planbar und vereinfacht Monatsabschlüsse sowie kantonale und eidgenössische Sozialversicherungs- und Steuermeldungen.