Warum die Make-or-buy-Entscheidung die Margen beeinflusst
Jedes Schweizer KMU steht irgendwann vor einer wiederkehrenden Frage: Lohnt es sich, eine Tätigkeit mit den eigenen Ressourcen auszuführen oder sie an einen externen Dienstleister zu vergeben? Die richtige Antwort findet man nicht, indem man nur den Stundenlohn eines Mitarbeitenden mit dem Angebot eines Outsourcers vergleicht. Margen, Servicequalität, operative Flexibilität und strategisches Risiko spielen alle eine Rolle.
In der Schweiz, wo Lohnkosten und Sozialabgaben (AHV, IV, EO, BVG, Unfallversicherung) den Vollkosten eines Mitarbeitenden erheblich beeinflussen, ist der Wunsch, zur «Kosteneinsparung» auszulagern, verständlich. Doch Auslagerung ohne strukturierte Analyse kann versteckte Kosten erzeugen – Übergaben, Abhängigkeit von einem einzigen Anbieter, Verlust internen Know-hows – die die Rentabilität still und leise untergraben.
Dieser Leitfaden bietet eine konkrete Methode für Make-or-buy-Entscheidungen auf Basis der realen Zahlen Ihres Unternehmens – mit besonderer Berücksichtigung des schweizerischen Regelungs- und Steuerumfelds.
Das Make-or-buy-Framework in vier Schritten
Bevor Sie einen Vertrag unterzeichnen oder ein neues Profil einstellen, folgen Sie diesem Vorgehen, um Entscheidungen aus dem Bauch heraus zu vermeiden:
Den Tätigkeitsumfang definieren
Grenzen Sie präzise ab, was die zu bewertende Funktion umfasst. «Buchhaltung» und «Lohnabrechnung» sind unterschiedliche Bereiche; «Produktion Komponente A» und «Endmontage» können entgegengesetzte Make-or-buy-Logiken haben. Ein vager Umfang führt zu unzuverlässigen Vergleichen.
Die internen Vollkosten berechnen
Addieren Sie Bruttolohn, Arbeitgeber-Sozialabgaben (in der Schweiz ca. 15–25 % des Lohns, BVG inbegriffen), Gemeinkosten (Miete, Software, Weiterbildung, Aufsichtszeit), Abschreibungen und Opportunitätskosten – also den Umsatz, den diese Stunden nicht generieren, wenn das Personal für wertschöpfendere Tätigkeiten eingesetzt werden könnte.
Mit dem gesamten externen Angebot vergleichen
Berücksichtigen Sie im Angebot des Dienstleisters: wiederkehrende Gebühren, Onboarding-Kosten, Vertragsstrafen, interne Koordinationsaufwände, allfällige Übergangskosten und MWST (in der Regel 8,1 % auf Dienstleistungen, als Vorsteuer abziehbar, wenn Sie MWST-pflichtig sind). Fordern Sie stets eine geschätzte Jahreskosten an, nicht nur die monatliche Pauschale.
Nicht-monetäre Faktoren bewerten
Qualitätskontrolle, Reaktionszeiten, Datenschutz (nDSG), betriebliche Kontinuität, Skalierbarkeit und strategische Ausrichtung. Eine Kernaktivität – die, welche Ihr Angebot am Markt differenziert – sollte selten ausgelagert werden, auch wenn der Anbieter weniger kostet.
Vergleichstabelle: Make vs. Buy
Hier ein kompakter Vergleich der Kriterien, die die Entscheidung in Schweizer KMU leiten:
| Kriterium | Make (intern) | Buy (extern) |
|---|---|---|
| Variable Kosten | Fix: Löhne und Abgaben auch in schwachen Perioden | Volumenabhängig: Sie zahlen, was Sie verbrauchen |
| Schweizer Lohnkosten | Lohn + Arbeitgeber-Sozialabgaben (ca. 15–25 %, BVG inbegriffen) | Pauschal- oder Verbrauchsgebühr, ohne direkte Sozialabgaben |
| Kontrolle und Qualität | Maximal: interne Prozesse, unmittelbares Feedback | Abhängig vom Vertrag und vereinbartem SLA |
| Know-how | Wird aufgebaut und bleibt im Unternehmen | Risiko des Verlusts interner Kompetenzen |
| Skalierbarkeit | Erfordert Einstellungen, Schulung, Raum | Schnell nach oben und unten anpassbar |
| Time-to-Market | Langsam: Recruiting und Einarbeitung in der Schweiz dauern Monate | Schnell: Aktivierung in Tagen oder Wochen |
| Operatives Risiko | Abwesenheiten, Fluktuation, Beschränkungen aus dem Arbeitsvertrag (OR Art. 319 ff.) | Anbieterabhängigkeit, Serviceunterbruch, vertragliches Lock-in |
| Datenschutz | Direkte Kontrolle, interne nDSG-Konformität | Erfordert AVV und Prüfung der Datenbearbeitung (Art. 9 nDSG) |
| Steuerliche Behandlung | Personalkosten voll abzugsfähig | Externe Aufwendungen abzugsfähig; Vorsicht bei Leistungen an der Grenze zum unselbständigen Erwerb |
| Ideal für | Kernaktivitäten, hohe und stabile Volumina, kritische Kontrolle | Supportfunktionen, saisonale Spitzen, seltene Spezialkompetenzen |
Wie man die internen Vollkosten berechnet
Der häufigste Fehler in KMU ist der Vergleich des Nettolohns des Mitarbeitenden mit der Rechnung des Dienstleisters. Die tatsächlichen Kosten für das Unternehmen sind deutlich höher:
Bestandteile der internen Kosten
- Jährlicher Bruttolohn — vertragliche Basis
- Arbeitgeber-Sozialabgaben — AHV/IV/EO (~5,3 %), ALV (1,1 % bis zur Obergrenze), Familienzulagen (kantonal unterschiedlich), BVG (variabel), Unfallversicherung
- 13. Monatslohn und Ferien — wenn vertraglich vorgesehen oder kantonale Usanz
- Gemeinkosten — Anteil Miete, Nebenkosten, Software, Ausrüstung
- Weiterbildung und Onboarding — über die Nutzungsdauer amortisiert
- Aufsichtszeit — Stunden des Inhabers oder Managers für die Kontrolle
Zahlenbeispiel — Dienstleistungs-KMU im Tessin
Ein administrativer Mitarbeitender mit einem jährlichen Bruttolohn von CHF 72'000 verursacht Arbeitgeberkosten von ca. CHF 85'000–88'000 (Abgaben inbegriffen). Mit CHF 8'000 Gemeinkosten und CHF 4'000 Aufsichtszeit des Inhabers steigen die Vollkosten auf ca. CHF 97'000–100'000/Jahr.
Ein externer Treuhänder für ordentliche Buchhaltung und MWST-Abrechnungen könnte je nach Buchungsvolumen CHF 18'000–30'000/Jahr kosten. Wenn die interne Verwaltungstätigkeit aber auch Fakturierung, Kundenbetreuung und Management-Reporting umfasst, muss der Vergleich auf dem Gesamtpaket basieren – nicht nur auf der Buchhaltung.
Typische Bereiche: Was sich intern lohnt und was ausgelagert werden sollte
Es gibt keine universelle Antwort, aber Schweizer KMU konvergieren bei einigen wiederkehrenden Mustern:
Oft lohnt sich «Make»
- Produktion des Kernprodukts — wofür der Kunde Sie wählt
- Direkte Kundenbeziehung — Vertrieb und Betreuung strategischer Kunden
- Endqualitätskontrolle — Verantwortung gegenüber dem Endkunden
- Tätigkeiten mit hohen und stabilen Volumina — fixe interne Kosten amortisieren sich
- Sensible Daten und Betriebsgeheimnisse — zu hohes Risiko bei Auslagerung
Oft lohnt sich «Buy»
- Buchhaltung und Revision — Fachkompetenz, laufende Regelwerksanpassung
- Lohnabrechnung und Sozialabgaben — kantonale Komplexität und häufige Fristen
- IT-Infrastruktur und Cybersicherheit — Update-Kosten und seltene Kompetenzen
- Reinigung, Logistik, Anlagenwartung — nicht strategische Tätigkeiten
- Saisonale Spitzen oder temporäre Projekte — vermeidet teure befristete Einstellungen
Wie eine falsche Entscheidung die Margen untergräbt
Die operativen Margen Schweizer KMU – oft zwischen 10 % und 25 % je nach Branche – reagieren empfindlich auf Make-or-buy-Entscheidungen ohne Analyse. Drei konkrete Szenarien der Margenerosion:
Szenario 1: Zu früh auslagern
Ein produzierendes Unternehmen lagert die Fertigung einer Standardkomponente aus, obwohl das interne Volumen bereits 2'000 Einheiten/Jahr überschreiten würde. Der externe Anbieter schlägt 30 % Aufschlag auf und setzt eine Mindestbestellmenge durch. Die erwartete Personalkosteneinsparung wird zu einer Steigerung der Stückkosten um 18 % und untergräbt die Bruttomarge auf diesem Produkt.
Szenario 2: Zu lange intern produzieren
Ein Beratungs-KMU hält eine interne IT-Abteilung (2 Personen, Vollkosten CHF 210'000/Jahr) für Cloud-Infrastruktur, die ein spezialisierter MSP für CHF 60'000/Jahr liefern könnte. Die Differenz von CHF 150'000 – rund 3 Prozentpunkte Marge bei einem Umsatz von CHF 5 Millionen – bleibt unsichtbar, bis die Vergleichsanalyse durchgeführt wird.
Szenario 3: Übergangskosten vergessen
Der Wechsel von einem internen Buchhaltungssystem zu einem externen Treuhänder verursacht Kosten für Datenmigration, Schulung und eine Phase der Doppelbearbeitung. Werden sie im Business Case nicht quantifiziert, materialisiert sich die erwartete Jahresersparnis erst im zweiten oder dritten Jahr – und in der Zwischenzeit erleidet die Marge einen temporären, aber spürbaren Einbruch.
Schweizer Besonderheiten, die man nicht unterschätzen sollte
Risiko scheinselbständiger Erwerbstätigkeit
Eine Funktion an eine natürliche Person auszulagern, die ausschliesslich für Sie arbeitet und deren Arbeitszeiten und Werkzeuge vom Unternehmen vorgegeben werden, kann von den Behörden (AHV, kantonal) als unselbständiges Arbeitsverhältnis umgewertet werden. Folgen sind rückwirkende Sozialabgaben, Bussen und steuerliche Neuklassifizierung. Bevorzugen Sie stets Anbieter mit Gesellschaftsstruktur und mehreren Kunden.
Aufbewahrungs- und Revisionspflichten
Auch bei ausgelagerter Buchhaltung bleibt die Verantwortung gegenüber der Steuerbehörde und den Revisoren bei der Gesellschaft (OR Art. 957 ff.). Stellen Sie sicher, dass der Vertrag regelmässige Dokumentenübergabe, Zugang bei Revision und gesetzeskonforme Aufbewahrung vorsieht (10 Jahre für Buchhaltungsunterlagen, OR Art. 958f).
Grenzüberschreitende Datenübermittlung
Bearbeitet der Dienstleister personenbezogene Daten von Kunden oder Mitarbeitenden ausserhalb der Schweiz, prüfen Sie die Konformität mit dem nDSG (Art. 16–17) und die vom EDÖB genehmigten Standardvertragsklauseln. Für Buchhaltungs- und Steuerdaten bevorzugen viele Schweizer KMU Anbieter mit Servern in der Schweiz oder mindestens im EWR-Raum.
MWST-Auswirkungen
Ausgelagerte Dienstleistungen unterliegen in der Regel dem MWST-Satz von 8,1 %. Ist Ihr KMU MWST-registriert, ist die Steuer als Vorsteuer abziehbar. Bei Leistungen von im Ausland ansässigen Anbietern ohne Schweizer MWST-Registrierung prüfen Sie die Bezugsteuerpflicht (Art. 45 MWSTG). Diese Aspekte beeinflussen die tatsächlichen Nettokosten der Buy-Option.
Schnelle Entscheidungsmatrix
Nutzen Sie diese Matrix für eine erste Einschätzung. Je mehr Kriterien in der Spalte «Buy» fallen, desto stärker spricht die Auslagerung – aber prüfen Sie stets mit den Zahlen:
| Schlüsselfrage | Tendenz Make | Tendenz Buy |
|---|---|---|
| Ist die Tätigkeit Kern des Geschäfts? | Ja – differenziert Ihr Angebot | Nein – Supportfunktion |
| Geschätztes Jahresvolumen | Hoch und stabil (> 1'500 Stunden/Jahr) | Niedrig oder variabel (< 500 Stunden/Jahr) |
| Intern verfügbare Kompetenz | Ja, mit Verbesserungspotenzial | Nein, komplexes Recruiting nötig |
| Bedarf an direkter Kontrolle | Hoch – kritische Qualität oder sensible Daten | Niedrig – standardisierter Prozess |
| Zeithorizont | Lang (> 3 Jahre) | Kurz oder unsicher (< 2 Jahre) |
| Qualifizierte Anbieter verfügbar | Wenige oder teuer | Mehrere, mit klaren SLAs und Referenzen |
Vertrag und Governance: Margen beim Buy schützen
Ist die Entscheidung Buy, ist der Vertrag das Instrument, das die erwartete Einsparung in ein konkretes Ergebnis übersetzt. Wesentliche Elemente für Schweizer KMU:
- →Messbare SLAs — Reaktionszeiten, Mindestqualität, Strafen bei Nichterfüllung. Vermeiden Sie generische Klauseln wie «professioneller Service».
- →Indexierte Preise und jährliche Überprüfung — legen Sie einen Anpassungsmechanismus fest (z. B. Schweizer Landesindex der Konsumentenpreise), um einseitige Erhöhungen zu vermeiden.
- →Kündigungs- und Reversibilitätsklausel — vereinbaren Sie eine angemessene Kündigungsfrist (3–6 Monate) und die Pflicht zur Rückgabe der Daten in lesbarem Format.
- →Unabhängigkeitsklausel — halten Sie mindestens einen qualifizierten Alternativanbieter bereit oder die Fähigkeit, innerhalb eines definierten Zeitraums zu reinternalisieren.
- →Vertraulichkeit und AVV — Vereinbarung zur Datenbearbeitung gemäss nDSG, mit Angaben zu Serverstandort und Subunternehmern.
Wann die Entscheidung überprüfen
Make or buy ist keine endgültige Wahl. Überprüfen Sie sie mindestens einmal jährlich oder wenn diese Auslöser eintreten:
Volumenwachstum
Eine ausgelagerte Tätigkeit, deren Volumen sich verdreifacht, kann teurer werden als die interne Alternative. Berechnen Sie den Break-even neu.
Tarifänderung beim Anbieter
Erhöhungen von über 10 % pro Jahr ohne entsprechende Serviceverbesserung rechtfertigen eine Ausschreibung oder ein Make-Umdenken.
Strategische Entwicklung
Wird eine Supportfunktion differenzierend (z. B. Data Analytics), prüfen Sie die Rückholung ins Haus, um den Wettbewerbsvorteil zu schützen.
Entscheidungsunterstützung mit Accountex
Eine solide Make-or-buy-Entscheidung basiert auf verlässlichen Buchhaltungsdaten. Mit Accountex analysieren Sie die Kostenstruktur nach Kostenstelle, vergleichen interne Aufwendungen und Dienstleister über die Zeit und simulieren die Auswirkung einer Auslagerung auf die operative Marge – alles im Einklang mit den schweizerischen Rechnungslegungsnormen (GAAP/FER).
Erfassen Sie Rechnungen ausgelagerter Dienstleister mit korrekter MWST-Zuordnung, überwachen Sie die Entwicklung der Servicekosten im Verhältnis zum Umsatz und erstellen Sie Reports zur Entwicklung der Bruttomarge nach Geschäftsbereich. So basiert die nächste Make-or-buy-Sitzung auf überprüfbaren Zahlen, nicht auf Eindrücken.
Fazit
Die Make-or-buy-Entscheidung ist ein direkter Hebel auf die Rentabilität Schweizer KMU. Auslagerung zur Reduktion operativer Komplexität ist sinnvoll, wenn die Tätigkeit nicht strategisch ist, die Volumina variabel sind und der Markt qualifizierte Anbieter zu transparenten Konditionen bietet. Interne Produktion lohnt sich, wenn die Tätigkeit zum Kern gehört, die Volumina die Fixkosten des Personals rechtfertigen und Qualitätskontrolle ein Wettbewerbsvorteil ist.
Der entscheidende Schritt ist die Berechnung der Vollkosten – nicht des Lohns, nicht des isolierten Angebots – und die Aktualisierung der Analyse mindestens einmal jährlich. KMU, die Make or buy als Managementprozess und nicht als Einmalentscheidung behandeln, schützen ihre Margen auch in einem Umfeld mit zu den höchsten in Europa gehörenden Lohnkosten.