Warum KTG für jeden Arbeitgeber relevant ist
Wenn ein Mitarbeitender wegen Krankheit zu Hause bleibt, kann der Arbeitgeber die Lohnzahlung nicht einfach aussetzen. In der Schweiz folgt die Pflicht zur Lohnfortzahlung bei Arbeitsunfähigkeit aus Art. 324a des Obligationenrechts (OR) und in vielen Kantonen aus kantonalen Bestimmungen, die für Arbeitnehmende günstiger sind. Für KMU bedeutet dies ein konkretes finanzielles Risiko: Monate lang Lohn ohne Produktion.
Das Krankentagegeld — abgekürzt KTG — ist das Versicherungsinstrument, das dieses Risiko abdeckt. Im Unterschied zur Unfallversicherung (UVG), die für alle Arbeitgeber obligatorisch ist, ist die KTG nicht bundesweit gesetzlich vorgeschrieben: Sie hängt von Gesamtarbeitsverträgen (GAV), kantonalen Vereinbarungen oder einer freiwilligen Entscheidung des Unternehmens ab. In der Schweizer Praxis schliessen jedoch die meisten Arbeitgeber mit mindestens einem Angestellten eine KTG-Police ab.
Dieser Leitfaden erklärt, wie die KTG im Kontext Schweizer KMU funktioniert, welche Kosten zu erwarten sind, wie sie in die Lohnabrechnung integriert wird und wie sie in Accountex korrekt verbucht wird.
Rechtlicher Rahmen: Lohnpflicht und Versicherungsschutz
Bevor Sie die KTG-Police beurteilen, ist es wichtig, drei sich überschneidende Regelungsebenen zu unterscheiden:
Art. 324a OR
Bundesrechtliche Pflicht zur Lohnfortzahlung zu 100 % bei Krankheit, wenn das Arbeitsverhältnis länger als drei Monate besteht oder für mehr als drei Monate abgeschlossen wurde. Die Mindestdauer hängt von der Betriebszugehörigkeit und der anwendbaren kantonalen Skala ab (Berner, Basler oder Zürcher Skala): In der Berner Skala — die in der Mehrheit der Kantone gilt — mindestens 3 Wochen im ersten Jahr, danach progressiv längere Perioden (bis zu 6 Monate erst ab dem 20. Dienstjahr). Der Anspruch erneuert sich zu Beginn jedes Dienstjahres. Der Arbeitgeber kann ein ärztliches Arbeitsunfähigkeitszeugnis verlangen.
Kantonales Recht
Einige Kantone (Genf, Tessin, Neuenburg, Jura, Wallis und andere) sehen längere Dauer oder günstigere Bedingungen vor als die bundesrechtlichen Rechtsprechungsskalen. Der Arbeitgeber muss die für den Mitarbeitenden günstigste Norm anwenden — OR, Kanton oder Einzelvertrag.
GAV und allgemeinverbindliche GAV
Gesamtarbeitsverträge und allgemeinverbindliche GAV können den Abschluss einer KTG-Versicherung mit Mindestbedingungen vorschreiben: Deckungsgrad, Dauer, Wartefrist. Eine KTG-Police kann die gesetzliche Pflicht nur ersetzen, wenn sie im Sinne von Art. 324a Abs. 4 OR gleichwertig ist (in der Regel: mindestens 80 % des Lohns für 720 Tage innerhalb von 900 Tagen, Prämie zu mindestens zur Hälfte vom Arbeitgeber getragen, höchstens 3 Wartetage). Branchen wie Bau, Metall, Gesundheitswesen und Gastronomie haben oft spezifische Pflichten.
Vergleich der wichtigsten KTG-Varianten
KTG-Policen in der Schweiz folgen einer gemeinsamen Struktur, unterscheiden sich aber bei Wartefrist, Deckungsgrad und Dauer. Hier ein typischer Vergleich der bei KMU verbreitetsten Varianten:
| Parameter | Standardvariante | Erweiterte Variante | GAV-Variante |
|---|---|---|---|
| Wartefrist (Karenz) | 30 Krankheitstage | 0–14 Tage (frühere Deckung) | Gemäss GAV (oft 2–30 Tage) |
| Leistung | 80 % des versicherten Lohns | 80–100 % des versicherten Lohns | GAV-Minimum (z. B. 80 % für 720 Tage) |
| Höchstdauer | 720 Tage innerhalb von 900 Tagen | 720 Tage (ggf. Verlängerung) | 720 Tage (GAV-Standard Dienstleistungen) |
| Versicherter Lohn | Effektiver Lohn, max. CHF 300'000/Jahr | Gleiches Limit, mit Zusatzoption | OR-Lohn inbegriffen, variable Obergrenzen |
| Richtprämie | 1,0–2,5 % der Lohnsumme | 2,5–4,5 % der Lohnsumme | Branchenverhandelter Tarif |
| Geeignet für | KMU mit geringer Fluktuation, moderatem Risiko | Unternehmen mit Schlüsselpersonal, kurze Wartefrist | Branchen mit verbindlichem GAV |
Hinweis: Die Prämien variieren je nach Branche, durchschnittlichem Alter der Mitarbeitenden, Schadenhistorie und Umfang der Lohnsumme. Fordern Sie stets ein individuelles Angebot bei einem Versicherer oder einer Ausgleichskasse an.
Lohnfortzahlung und KTG: wie sie zusammenwirken
Der operative Ablauf folgt einer präzisen Sequenz, die der Arbeitgeber kennen muss, um Doppelzahlungen oder Deckungslücken zu vermeiden:
Krankheit und ärztliches Zeugnis
Der Mitarbeitende meldet die Abwesenheit und reicht innerhalb der im Reglement vorgesehenen Fristen ein ärztliches Zeugnis ein (in der Regel ab dem 3. Tag, sofern der Vertrag nichts anderes vorsieht). Der Arbeitgeber erfasst die Abwesenheit im Lohnwesen.
Wartefrist
Während der Versicherungswartefrist (typischerweise 30 Tage) zahlt der Arbeitgeber den Lohn vollständig weiter, ohne Versicherungsrückerstattung. Diese Periode fällt oft mit der OR-Lohnpflicht für Mitarbeitende mit geringer Betriebszugehörigkeit zusammen.
KTG-Beginn und Leistungsantrag
Nach Ablauf der Wartefrist reicht der Arbeitgeber den Antrag beim Versicherer ein. Die Leistung deckt in der Regel 80 % des versicherten Lohns. Der Arbeitgeber kann die Differenz bis 100 % freiwillig ausgleichen (Lohnzuschlag), gemäss Arbeitsvertrag oder betrieblicher Übung.
Rückerstattung und Fallabschluss
Der Versicherer zahlt das KTG an den Arbeitgeber (nicht direkt an den Mitarbeitenden). Der Arbeitgeber setzt die Lohnzahlung fort und verrechnet sie mit der erhaltenen Rückerstattung. Am Ende der gedeckten Periode prüfen, ob ein Übergang zur Invalidenversicherung (IV/IVG) angezeigt ist.
KTG-Kosten für ein KMU
Die Kosten der KTG-Versicherung sind ein wiederkehrender Aufwand, der direkt auf die Personalkosten wirkt. So berechnen und budgetieren Sie sie:
Berechnung der Jahresprämie
Die Prämie wird auf der versicherten Lohnsumme berechnet, die Grundlohn, regelmässige Gratifikationen und weitere in der Vertragsdefinition enthaltene Lohnbestandteile umfasst. Typische Formel:
Jahresprämie = Lohnsumme × Prämiensatz (%)
Beispiel: Ein Unternehmen mit CHF 800'000 jährlicher Lohnsumme und einem Satz von 1,8 % zahlt CHF 14'400/Jahr, also CHF 1'200/Monat. Die Prämie wird in der Regel ganz oder zu mindestens zur Hälfte vom Arbeitgeber getragen (Mindestanforderung für Gleichwertigkeit gemäss Art. 324a Abs. 4 OR).
Versteckte Kosten zu beachten
- Lohnzuschlag auf 100 %: Deckt das Unternehmen die Differenz zwischen 80 % KTG und dem Volllohn, sind die verbleibenden 20 % ein zusätzlicher, nicht versicherter Aufwand.
- Kurze Wartefrist: Die Reduktion der Karenz von 30 auf 0 Tage erhöht die Prämie um 30–60 %.
- Administrativer Aufwand: HR-Zeit für Anträge, Nachverfolgung und Abstimmung der Rückerstattungen.
- Sozialversicherungsbeiträge: AHV/IV/EO und BVG laufen auf dem tatsächlich ausbezahlten Lohn weiter; das an den Arbeitgeber ausbezahlte KTG unterliegt keinen Sozialversicherungsbeiträgen.
Integration in die Lohnabrechnung
Eine korrekte Lohnabrechnung während Krankheit erfordert klare Unterscheidungen zwischen fortgezahltem Lohn, Versicherungsleistung und freiwilligem Zuschlag:
| Lohnposition | Während der Wartefrist | Nach Wartefrist (mit KTG) |
|---|---|---|
| Ausbezahlter Grundlohn | 100 % — zu Lasten des Arbeitgebers | 100 % (bei Zuschlag) oder 80 % (nur KTG) |
| Erhaltener KTG-Betrag | Keiner | 80 % des versicherten Lohns — an den Arbeitgeber ausbezahlt |
| AHV/IV/EO-Beiträge | Auf dem tatsächlich ausbezahlten Lohn | Auf dem tatsächlich ausbezahlten Lohn |
| BVG-Beiträge | Auf dem tatsächlich ausbezahlten Lohn (in der Regel 100 %) | Auf dem tatsächlich ausbezahlten Lohn — Reglement der Vorsorgeeinrichtung prüfen |
| Steuerpflichtiger Betrag | Bruttolohn des Mitarbeitenden | Bruttolohn — KTG ist kein Einkommen des Angestellten |
| Lohnmeldung (ELM) | Standard-Abwesenheitscode Krankheit | Gleicher Code — KTG erscheint nicht in der Lohnmeldung |
In Accountex stellt die Erfassung der Abwesenheit mit dem korrekten Code sicher, dass Lohnabrechnungen, Lohnmeldung und Buchhaltung abgestimmt bleiben. Das vom Versicherer erhaltene KTG fliesst nicht über die Lohnabrechnung des Mitarbeitenden: Es ist eine Rückerstattung an den Arbeitgeber.
Buchführung in Accountex
Die KTG erzeugt Buchungen in drei getrennten Momenten. Hier das typische Schema für ein KMU mit Schweizer Kontenplan:
1. Zahlung der Versicherungsprämie (monatlich oder quartalsweise)
| Konto | Soll | Haben |
|---|---|---|
| 6400 — Personalversicherungsprämien (KTG) | CHF 1'200 | |
| 1020 — Bank | CHF 1'200 |
Die KTG-Prämie ist ein steuerlich abzugsfähiger Personalaufwand. Erfassen Sie sie im Konto Personalversicherungen, getrennt von UVG und BVG.
2. Lohnzahlung während Krankheit
| Konto | Soll | Haben |
|---|---|---|
| 6200 — Löhne | CHF 7'000 | |
| 6300 — Sozialversicherungsbeiträge AHV/BVG | CHF 1'050 | |
| 1020 — Bank / 2100 — Sozialversicherungsschulden | CHF 8'050 |
Der während Krankheit fortgezahlte Lohn wird als ordentlicher Personalaufwand verbucht, unabhängig von der Aussicht auf KTG-Rückerstattung.
3. Eingang der KTG-Leistung vom Versicherer
| Konto | Soll | Haben |
|---|---|---|
| 1020 — Bank | CHF 5'600 | |
| 6400 — Personalversicherungsprämien (KTG) | CHF 5'600 |
Alternativ nutzen einige KMU beim Antrag ein transitorisches Konto «Forderungen gegenüber KTG-Versicherung» (1109) und schliessen es beim Zahlungseingang ab. Beide Vorgehensweisen sind gültig, wenn sie konsequent angewendet werden.
Pflichten des Arbeitgebers: operative Checkliste
Um KTG fehlerfrei zu verwalten, sollte der Arbeitgeber — oder sein Treuhänder — regelmässig folgende Punkte prüfen:
- ✓Anschlusspflicht prüfen: Kontrollieren, ob ein GAV die KTG vorschreibt und mit welchen Mindestparametern (Wartefrist, Dauer, Deckungsgrad).
- ✓Wartefrist und OR-Pflicht abstimmen: Die Versicherungswartefrist sollte mindestens die gesetzliche Lohnfortzahlungsperiode für die Mehrheit der Mitarbeitenden abdecken.
- ✓Lohnsumme korrekt deklarieren: Fehler bei der versicherten Summe können bei einem Schadenfall zu Leistungskürzungen führen.
- ✓Abwesenheiten zeitnah melden: Viele Policen verlangen die Meldung innerhalb von 30 Tagen nach Krankheitsbeginn.
- ✓Lohnzuschlag dokumentieren: Wird über 80 % hinaus gezahlt, schriftlich im Personalreglement oder Einzelvertrag festhalten.
- ✓Rückerstattungen quartalsweise abstimmen: In Accountex offene KTG-Forderungen mit Versicherungsauszügen vergleichen, um offene Posten zu vermeiden.
- ✓Übergang zur IV planen: Nach Erschöpfung der 720 KTG-Tage kann der Mitarbeitende Anspruch auf eine IV-Rente haben — Verfahren bei der zuständigen IV-Stelle einleiten.
KTG, UVG und Lohnausfallversicherung: wesentliche Unterschiede
Personalversicherungen zu verwechseln ist ein häufiger Fehler. So unterscheiden Sie sie:
UVG (Unfall)
Obligatorisch. Deckt Berufs- und Nichtberufsunfälle. Tagesentschädigung ab dem 3. Tag (80 % des Lohns). Getrennt von der KTG verwaltet.
KTG (Krankheit)
Freiwillig oder durch GAV vorgeschrieben. Deckt nur Krankheit. Typische Wartefrist von 30 Tagen. Leistung an den Arbeitgeber, nicht an den Mitarbeitenden.
Lohnausfallversicherung (LSE)
Obligatorische Deckung des Arbeitgebers bei Insolvenz (LSE). Nicht mit KTG verwechseln: Sie schützt Lohnforderungen der Mitarbeitenden, deckt aber nicht das Krankheitsrisiko des Unternehmens.
Fazit: KTG als Investition planen, nicht als Kostenposten
Für ein Schweizer KMU ist die KTG-Versicherung keine bürokratische Option, sondern ein struktureller Bestandteil des Personalmanagements. Ohne Deckung kann ein längerer Krankheitsfall eines Schlüsselmitarbeiters Monate an Liquidität aufzehren — besonders wenn das Unternehmen den Lohn freiwillig auf 100 % ergänzt.
Der Schlüssel liegt im Abgleich: zwischen OR-Lohnpflicht (und kantonaler Pflicht), Policenparametern und interner Lohnpraxis. Mit Accountex werden Prämien, fortgezahlte Löhne und KTG-Rückerstattungen konsistent verbucht — für eine klare Sicht auf die tatsächlichen Personalkosten und eine einfachere Jahresabschlusserstellung.
Vor der Policenerneuerung lohnt sich eine Simulation der finanziellen Auswirkungen verschiedener Wartefristen und eine Prüfung der deklarierten Lohnsumme. Ein Treuhänder oder Arbeitsrechtberater kann helfen, die passende Variante für das Risikoprofil Ihres Unternehmens zu finden.