Wenn der Mitarbeitende für eine andere Konzerngesellschaft arbeitet
In Schweizer KMU-Gruppen — operative Holding, Filialen mit eigener Rechtspersönlichkeit, gemeinsame Dienstleistungsgesellschaften — kommt es häufig vor, dass ein Mitarbeitender bei einer Gesellschaft (formeller Arbeitgeber) angestellt bleibt, die Tätigkeit aber überwiegend oder vorübergehend für eine andere verbundene Einheit ausübt. Praktisch spricht man von interner Entsendung oder Konzern-Secondment: kein Vertragsübertrag, sondern eine organisatorische Neuausrichtung, die gegenüber Vorsorge, Steuern und Buchhaltung transparent bleiben muss.
Anders als bei der grenzüberschreitenden Entsendung, die durch internationale Abkommen geregelt ist, gelten zwischen zwei Schweizer Gesellschaften das Obligationenrecht über das Arbeitsverhältnis, die AHVG und die kantonalen Bestimmungen zur Quellensteuer. Der häufigste Fehler ist, den Mitarbeitenden ohne Dokumentation als «Mitarbeitenden beider Gesellschaften» zu behandeln: das führt zu Doppelbeiträgen, nicht verrechenbaren Kosten und Inkonsistenzen in den Bilanzen der einzelnen juristischen Personen.
Dieser Leitfaden zeigt, wie Vereinbarungen strukturiert, Personalkosten verteilt, AHV und BVG gehandhabt und Transaktionen korrekt verbucht werden — mit Blick auf KMU, die Tools wie Accountex nutzen, um getrennte Bücher zu führen und gleichzeitig das Personalmanagement zu koordinieren.
Drei operative Modelle und wer was bezahlt
Bevor Sie Konten eröffnen, sollten Sie schriftlich festlegen, welches Modell gilt. Die Wahl beeinflusst Konzernverrechnung, Unfallversicherung und Führungsverantwortung.
| Modell | Formeller Arbeitgeber | Operativer Einsatzgeber | Typische Kostenverteilung |
|---|---|---|---|
| Reines Secondment | Gesellschaft A (Employer) | Gesellschaft B (Host) | B erstattet A Lohn, Sozialabgaben und BVG-Beiträge + ggf. administrativer Aufschlag |
| Personal-Dienstleistung | Konzern-Dienstleistungsgesellschaft | Operative Gesellschaft | Monatliche Rechnung nach Stunden/VZÄ; Gemeinkosten nach vereinbartem Schlüssel |
| Vorübergehende einvernehmliche Änderung (gleiche Gruppe) | Unverändert | Wechsel des tatsächlichen Arbeitsorts | Schreiben an den Mitarbeitenden + Intercompany-Vereinbarung; kein neuer Vertrag, solange das Anstellungsverhältnis nicht übertragen wird |
| Abtretung / Transfer (dauerhaft) | Neue Gesellschaft | Neue Gesellschaft | Keine Entsendung: Kündigung und neuer Vertrag; BVG-Fortführung, nicht bezogene Ferien und übrige Arbeitsrechte regeln |
Für die temporäre Entsendung zwischen verbundenen Schweizer Gesellschaften eignen sich «reines Secondment» oder «Personal-Dienstleistung» am besten: ein einziges Arbeitsverhältnis bleibt bestehen, und die volle Personalkosten können der begünstigten Gesellschaft in Rechnung gestellt werden.
Minimale Dokumentation zwischen verbundenen Gesellschaften
Konzern-Secondment-Vereinbarung
Definiert Dauer, Zeitanteil für die Einsatzgesellschaft, Arbeitsort, operativen Vorgesetzten und wer Reise-, Material- und Weiterbildungskosten trägt. Gibt ausdrücklich an, dass das Arbeitsverhältnis bei der abgebenden Gesellschaft bleibt.
Enthält eine Klausel zur Weisungsbefugnis: Der Mitarbeitende folgt den operativen Anweisungen des Hosts, disziplinarische Fragen und Kündigung bleiben beim formellen Arbeitgeber.
Schreiben an den Mitarbeitenden
Schriftliche Mitteilung mit Beginn und Ende der Entsendung, Arbeitsort, Ansprechperson bei der Host-Gesellschaft und Bestätigung, dass Lohn, Ferien und Arbeitszeugnis beim formellen Arbeitgeber verbleiben.
Vermeidet Unklarheiten bei Unfall oder Konflikt: Der Mitarbeitende weiss, an wen er sich für den Tagesablauf und für vertragliche Angelegenheiten wenden kann.
- Stundenverteilungsrichtlinie (Timesheet oder fester monatlicher Prozentsatz), von beiden Leitungen genehmigt.
- Rechnungsstellungsbedingungen: Basis (Lohn + Sozialabgaben), Einbezug 13. Monatslohn, Bonus, Spesen, Aufschlag und Periodizität.
- Für revisionierte Gesellschaften: Konzernpreise als Geschäfte mit nahestehenden Personen behandeln — dokumentieren, dass Erstattungen volle Kosten oder einen plausiblen Marktpreis widerspiegeln.
Verteilung der Personalkosten
Ziel der Buchhaltung ist, dass jede Gesellschaft die Personalkosten ausweist, die sie wirtschaftlich nutzt — ohne Doppelzählung oder versteckte Margen zwischen Einheiten.
| Kostenposition | Wer bucht die Belastung | Rückforderung durch Host-Gesellschaft |
|---|---|---|
| Bruttolohn und Bonus | Formeller Arbeitgeber (Personalkonto) | 100 % des dem Host zugeordneten Zeitanteils |
| Arbeitgeberbeiträge AHV/IV/EO/ALV | Formeller Arbeitgeber | Pauschal mit der Lohnbasis erstattet |
| Arbeitgeberbeiträge BVG | Formeller Arbeitgeber | Gemäss Vereinbarung (volle Kosten oder nur Arbeitgeberanteil) |
| Reise- und Repräsentationskosten | Wer die Rechnung bezahlt | Direkte Weiterbelastung oder Einbezug in monatliche Pauschale |
| Obligatorische Weiterbildung | In der Regel formeller Arbeitgeber | Nur für Host-Projekte: zu Lasten des Hosts |
| Administrativer Aufschlag | Optional auf der Dienstleistungsgesellschaft | 3–8 % üblich in KMU-Gruppen; Logik dokumentieren |
Akzeptable Verteilungsschlüssel: vereinbarter fester Prozentsatz, genehmigte Timesheet-Stunden oder projektbezogene Aufteilung. Bei mehreren entsandten Mitarbeitenden kann eine «zentrale HR»-Gesellschaft einen monatlichen Gesamtbetrag mit Detailanhang pro Kostenstelle fakturieren — nützlich für das Management-Reporting pro Gesellschaft in Accountex.
Typische Buchungen
Jede juristische Person führt ihren eigenen Kontenplan. Konzerninterne Transaktionen erfordern Forderungen/Verbindlichkeiten gegenüber verbundenen Gesellschaften und auf Host-Seite Personalkosten- oder Dienstleistungsaufwandskonten.
Arbeitgebergesellschaft (abgebende Gesellschaft)
- Löhne und Sozialabgaben: Konten 5xxx / 6xxx Personal wie üblich.
- Monatliche Rechnung an den Host: Soll Forderungen gegen verbundene Gesellschaft, Haben Ertrag aus Personal-Dienstleistungen (oder Personalkostenkorrektur bei «Netto»-Methode intern).
- MWST: Die entgeltliche Zurverfügungstellung von Personal zwischen verbundenen Gesellschaften ist in der Regel eine steuerbare Dienstleistung; die Weiterverrechnung von Löhnen, Sozialabgaben und damit verbundenen Spesen ohne Aufschlag bei einer konformen Konzern-Entsendung (z. B. Art. 28 MWSTG für grenzüberschreitende Entsendungen in der Gruppe) kann in bestimmten Fällen keine Leistungsbeziehung begründen. Bei Aufschlag oder Dienstleistungsgesellschaftsmodell Steuerbarkeit mit dem MWST-Berater prüfen.
Einsatzgesellschaft (Host)
- Rechnungseingang: Soll externe Personalkosten / administrative Dienstleistungen (6xxx), Haben Verbindlichkeiten gegen verbundene Gesellschaft.
- Zuordnung nach Kostenstelle oder Projekt für korrekte Margen in getrennten Erfolgsrechnungen.
- Jahresende: prüfen, dass Intercompany-Saldi mit gegenläufigen Kontoauszügen übereinstimmen und keine «verwaisten» Personalkosten nur beim Arbeitgeber verbleiben.
Beim Jahresabschluss in Konzernkonsolidierungen (falls erstellt) Secondment-Erträge und -Aufwendungen eliminieren, damit der Konzernumsatz nicht aufgebläht wird. Auf Ebene einzelner nicht konsolidierter KMU ist die korrekte Zuordnung in jeder Bilanz für die kantonale/gemeindeliche Gewinnsteuer wesentlich.
Empfohlener monatlicher Payroll-Ablauf
- Timesheet abschliessen oder Zuordnungsprozentsatz für die Host-Gesellschaft bestätigen.
- Lohnabrechnung auf der Arbeitgebergesellschaft; vollständige Buchung Löhne und Sozialabgaben.
- Betrag für Weiterverrechnung berechnen (Basis + Sozialabgaben + BVG + ggf. Spesen und Aufschlag).
- Intercompany-Rechnung mit Bezug auf Periode und Mitarbeitenden (oder VZÄ-Pool) ausstellen.
- Einzahlung/Zahlung zwischen Bankkonten der Gesellschaften buchen; Abstimmung der verbundenen Konten.
- Management-Reports pro Gesellschaft in Accountex aktualisieren (VZÄ-Kosten pro Einsatzeinheit).
Häufige Fehler und wie man sie vermeidet
De facto doppelter Arbeitgeber: Übernimmt der Host disziplinarische und kündigungsbezogene Befugnisse ohne Vereinbarung, droht die Qualifikation als verdecktes Arbeitsverhältnis mit der zweiten Gesellschaft. Vertrag und HR-Entscheide beim formellen Arbeitgeber belassen.
Kosten vollständig beim Arbeitgeber belassen: Die Bilanz des Hosts wirkt künstlich effizient; die des Arbeitgebers zeigt unproduktives Personal. Mit systematischer Weiterverrechnung korrigieren.
Nicht abgestimmte Intercompany-Konten: Differenzen zwischen Rechnung und Timesheet häufen sich und erschweren Revision und Konsolidierung. Ein monatlicher, von beiden Finanzbereichen unterzeichneter Auszug reduziert das Risiko.
Verwechslung mit temporärer Arbeit («Temporär»): Die Temporärbüro-Agentur ist Dritter gegenüber der Konzern-Entsendung; Regeln und Bewilligungen unterscheiden sich. Ein einfaches Secondment zwischen GmbHs desselben Aktionärs nicht als Temporärbüro kennzeichnen.
Kurz-Checkliste für Leitung und Treuhänder
| Schritt | Massnahme |
|---|---|
| 1 | Modell wählen (Secondment vs. Abtretung) und Intercompany-Vereinbarung + Schreiben an den Mitarbeitenden erstellen |
| 2 | Verteilungsschlüssel und Einbezug von Sozialabgaben, BVG, UVG und Spesen definieren |
| 3 | UVG-Deckung und Quellensteuer mit Versicherer und Berater prüfen |
| 4 | Intercompany-Konten und Kostenstellen in jeder Buchhaltung einrichten |
| 5 | Monatlichen Ablauf automatisieren: Payroll → Rechnung → Abstimmung in Accountex |
| 6 | Jahresende: Kontenabstimmung, Dokumentation für Revision und Transferpreise |
Buchhalterische Koordination ohne unnötige Komplexität
Die temporäre Entsendung zwischen verbundenen Gesellschaften in der Schweiz ist ein legitimes Organisationsinstrument, wenn sie an ein einziges Arbeitsverhältnis, dokumentierte Erstattungen und spiegelbildliche Buchungen in den Büchern jeder Einheit gebunden bleibt. Für KMU liegt der Schlüssel in standardisierten Prozentsätzen oder Timesheets, monatlicher Fakturierung und Intercompany-Konten — so bleiben Payroll, Bilanz und Reporting pro Gesellschaft abgestimmt.
Accountex hilft, getrennte Bücher pro juristischer Person zu führen und gleichzeitig eine koordinierte Sicht auf Personalkosten zu bieten: Mit Kostenstellen, Konten gegenüber verbundenen Gesellschaften und wiederkehrenden Weiterverrechnungen reduziert das Admin-Team manuelle Fehler und beschleunigt den Monatsabschluss — auch wenn dieselbe Person für mehrere Konzerngesellschaften arbeitet.
Vorsorge und Sozialversicherungen
In der Schweiz ist ein Arbeitgeber pro Vertrag die operative Regel für AHV/IV/EO, ALV und BVG. Die Entsendung begründet kein zweites Versicherungsverhältnis, solange die Anstellung nicht übertragen wird.
AHV, IV, EO und ALV: Die Gesellschaft, die den Lohn zahlt und die Löhne der Ausgleichskasse (oder kantonalen Kasse) meldet, bleibt zur Zahlung verpflichtet. Erstattet die Host-Gesellschaft die Kosten, ist der Fluss rein buchhalterisch-finanziel zwischen den Einheiten; dieselben Löhne werden nicht zweimal angemeldet.
Unfallversicherung (UVG): Die Versicherungspflicht liegt beim formellen Arbeitgeber, auch wenn der Mitarbeitende dauerhaft bei der Einsatzgesellschaft tätig ist. Den Versicherer über den tatsächlichen Arbeitsort und die ausgeübte Tätigkeit informieren; bei Modellen vergleichbar mit Personalverleih können zusätzliche kantonale Regeln gelten. Die Prämie kann über Konzernrechnung verteilt werden.
BVG: Bleibt an den formellen Arbeitgeber und den bestehenden Pensionsplan gebunden. Ein Wechsel der Einsatzgesellschaft erzwingt für sich keinen Fondswechsel; ein definitiver Vertragsübertrag schon. Intercompany-Erstattungen müssen Arbeitgeber- und Arbeitnehmerbeiträge enthalten, wenn die Host-Gesellschaft wirtschaftlich die gesamten Personalkosten trägt.
EO, Mutterschaft und Elternurlaub: EO (Erwerbsersatz bei Krankheit) sowie Leistungen bei Mutterschaft und Elternurlaub (gemäss der Verordnung über die Sozialversicherungen) folgen dem Arbeitgeber, der Zahlungen leistet und Meldungen macht; die Dokumentation der Entsendung hilft bei Kontrollen der Ausgleichskasse.
Quellensteuer
Ist der Mitarbeitende quellensteuerpflichtig, bleiben Kanton des formellen Arbeitgebers und die korrekte Deklaration des unselbständigen Erwerbseinkommens massgeblich. Eine Entsendung, die dauerhaft den Tätigkeitsschwerpunkt verlagert, kann kantonale Auswirkungen haben: im Zweifel vor Änderung der Quellensteuerpraxis mit der zuständigen kantonalen Behörde abstimmen.