Warum Kostenumlagen besondere Aufmerksamkeit erfordern
Berater, Planungsbüros, Dienstleistungsunternehmen und Selbstständige stellen Kunden häufig Kosten vor: Bahntickets, Hotelübernachtungen, Softwarelizenzen, Baumaterial oder Leistungen von Subunternehmern. Die Versuchung besteht darin, diese einfach als zusätzliche Position in die Rechnung aufzunehmen. Tatsächlich hängt die steuerliche und buchhalterische Behandlung davon ab, wie die Ausgabe vertraglich geregelt ist und wie sie dem Kunden präsentiert wird.
In der Schweiz ist die grundlegende Unterscheidung zwischen durchlaufenden Ausgaben (im Namen und auf Rechnung des Kunden vorgestreckt, ohne Aufschlag) und Weiterverrechnungen mit Aufschlag (Kosten Dritter, die mit einem Zuschlag fakturiert werden, der Teil Ihres Entgelts darstellt). Die MWST behandelt beide Fälle unterschiedlich: Eine falsche Einordnung kann zu überhöhter Steuerschuld, Prüfungsrisiken oder einer Verzerrung der operativen Marge führen.
Dieser Leitfaden erläutert die im Jahr 2026 geltenden Regeln – mit praktischen Beispielen für Reisen, Material und Leistungen Dritter – und zeigt, wie Sie Rechnungen und Buchhaltung strukturieren – auch mit einer Software wie Accountex –, um die häufigsten Fehler zu vermeiden.
Durchlaufende Ausgaben vs. Weiterverrechnung mit Aufschlag
Klären Sie vor der Fakturierung mit dem Kunden (idealerweise im Vertrag oder im Angebot), ob Drittkosten lediglich erstattet werden oder ob Sie einen Aufschlag erheben. Hier ein kompakter Vergleich:
| Aspekt | Durchlaufende Ausgabe | Weiterverrechnung mit Aufschlag |
|---|---|---|
| Definition | Vorgestreckte Drittkosten, die dem Kunden zum gleichen Betrag weiterverrechnet werden, ohne Aufpreis | Drittkosten, die mit einem Zuschlag (prozentual oder als Fixbetrag) fakturiert werden, der Teil des Entgelts ist |
| MWST-Rechtsgrundlage | Art. 24 Abs. 6 Bst. b MWSTG — Ausschluss von der Bemessungsgrundlage (Durchlaufposten) | Art. 24 Abs. 1 MWSTG — steuerpflichtige Gegenleistung; der Aufschlag ist steuerpflichtiger Ertrag |
| MWST auf der Weiterverrechnungsposition | In der Regel von der Bemessungsgrundlage ausgeschlossen, sofern die Voraussetzungen erfüllt sind | Der gesamte fakturierte Betrag (Kosten + Aufschlag) ist steuerpflichtig |
| Anwendbarer Satz | Keiner bei reiner Erstattung; die MWST des ursprünglichen Lieferanten bleibt beim effektiven Leistungsempfänger | Derjenige der Hauptleistung (üblicherweise 8,1 % oder 2,6 % für Dienstleistungen/reduzierte Leistungen) |
| Buchführung | Eigenes Transitorium (Durchlaufposten); kein Ertrag | Steuerpflichtiger Ertrag; die Anschaffungskosten gehen in die Erfolgsrechnung |
| Dokumentation | Originalbeleg des Lieferanten, idealerweise auf den Kunden ausgestellt, + separate Angabe in der Rechnung («im Auftrag des Kunden») | Eigene Rechnung mit Leistungsbeschreibung; interne Belege für den Aufschlag |
| Typisches Beispiel | SBB-Ticket für den Kunden gekauft und zu CHF 85,00 weiterverrechnet (gleicher Betrag) | Softwarelizenz zu CHF 500 gekauft und dem Kunden zu CHF 575 (+15 %) fakturiert |
MWST-Behandlung: Die fünf Voraussetzungen für durchlaufende Ausgaben
Gemäss Art. 24 Abs. 6 Bst. b MWSTG sind Durchlaufposten Beträge, die als Erstattung von Ausgaben erhalten werden, die im Namen und auf Rechnung des Kunden getätigt wurden – von der Bemessungsgrundlage ausgeschlossen, sofern sie separat ausgewiesen und ohne Aufschlag sind. Die ESTV verlangt kumulativ die folgenden operativen Bedingungen:
- 1Vertragliche oder operative Verpflichtung: Der Kunde hat die Ausgabe beauftragt oder vorab genehmigt; Sie handeln als Vermittler, nicht als endgültiger Erwerber. Wo möglich, ist das Dokument des Lieferanten auf den Kunden ausgestellt.
- 2Identität des Betrags: Sie verrechnen genau den getätigten Betrag weiter (einschliesslich der MWST des ursprünglichen Lieferanten, falls vorhanden), ohne jeglichen Aufschlag. Keine Aufrundung zu Ihren Gunsten, keine «versteckte Provision».
- 3Transparenz in der Rechnung: Die Position muss klar als Erstattung von Ausgaben im Auftrag des Kunden gekennzeichnet und vom Entgelt für Ihre Leistungen getrennt sein.
- 4Effektiver Leistungsempfänger: Der wirtschaftliche Nutzen der Ausgabe steht dem Kunden zu; bewahren Sie den Beleg auf, der dies belegt (Name des Kunden auf dem Dokument, Projektbezug, Reiseziel), und übermitteln Sie ihn dem Kunden.
- 5Kein wirtschaftliches Risiko: Sie übernehmen nicht das Insolvenzrisiko des Drittlieferanten, als wäre es Ihre Betriebskosten; die Erstattung ist im Vertrag mit dem Kunden vorgesehen.
Achtung: auch ein minimaler Aufschlag
Bereits ein kleiner Zuschlag – zum Beispiel CHF 5,00 auf einem Bahnticket – verwandelt die gesamte Position in eine steuerpflichtige Leistung. In diesem Fall berechnen Sie die MWST auf den Gesamtbetrag (Kosten + Zuschlag) zum Satz der Hauptleistung. Wenn Sie Verwaltungsaufwand vergüten möchten, ist eine separate Position «Verwaltungskosten», klar gekennzeichnet und steuerpflichtig, besser als ein versteckter Aufschlag auf Erstattungen.
Reisen, Material und Leistungen Dritter: Praktische Regeln
Jede Kostenart hat spezifische Besonderheiten. So gehen Sie korrekt damit um:
Reisen und Dienstreisen
Bahntickets, Flüge, Taxis, Parkgebühren und Hotelübernachtungen können als durchlaufende Ausgaben erstattet werden, wenn die Reise vom Kunden beauftragt wurde und die Belege den Projektbezug ausweisen. Die MWST auf Übernachtungen (3,8 %) und Transporten (8,1 %) bleibt die des Originaldokuments.
Wenn Sie ein «Reisepaket» mit einem Pauschalbetrag über den tatsächlichen Kosten fakturieren, ist der Überschuss steuerpflichtiges Entgelt. Mit dem Privatfahrzeug zurückgelegte Kilometer folgen den vereinbarten oder steuerlich zulässigen Tarifen (ab 2026 bis zu CHF 0,75/km für die berufliche Nutzung des Privatfahrzeugs): Wenn Sie nur den offiziellen Tarif ohne Aufschlag weiterverrechnen, behandeln Sie ihn als Erstattung; bei einem Aufpreis ist der gesamte Betrag steuerpflichtig.
Material und Waren
Holz, Elektronikkomponenten, Toner oder andere Güter, die für ein bestimmtes Kundenprojekt beschafft werden, können als durchlaufende Ausgaben behandelt werden, sofern sie im Auftrag des Kunden gekauft wurden. Geben Sie in der Rechnung die Materialbeschreibung, die Menge und den Bezug zum Lieferantenbeleg an.
Wenn Sie allgemeines Material für Ihr Lager beschaffen und es dem Kunden mit Aufschlag zuordnen, handelt es sich um einen Warenverkauf oder eine steuerpflichtige Leistung – nicht um eine durchlaufende Ausgabe. Die MWST ist auf den gesamten Verkaufsbetrag zu berechnen (üblicherweise 8,1 % oder 2,6 % je nach Ware).
Leistungen von Subunternehmern
Wenn ein Subunternehmer Ihnen fakturiert, die Leistung aber für Ihren Endkunden erbracht wird, ist die Situation heikel. Handeln Sie als reiner Vermittler und verrechnen Sie die Rechnung des Subunternehmers ohne Aufschlag weiter, können Sie sie als durchlaufende Ausgabe behandeln – vorausgesetzt, der Vertrag mit dem Kunden sieht dies vor und der Subunternehmer ist angegeben.
Wenn Sie die Leistung des Subunternehmers in Ihr Angebot mit einem Pauschalpreis integrieren (schlüsselfertig), ist der Subauftrag Ihre Anschaffungskosten und der Preis für den Kunden steuerpflichtiges Entgelt. Mischen Sie die beiden Logiken nicht auf derselben Rechnung.
Lizenzen, Rechte und Verwaltungskosten
Softwarelizenzen, Urheberrechte, Registrierungsgebühren oder Notariatskosten, die im Auftrag des Kunden bezahlt werden, eignen sich ideal für die durchlaufende Weiterverrechnung, sofern der Kunde der wirtschaftliche Begünstigte ist.
Bankgebühren (Überweisungsprovisionen) oder rein auftragsgebundene Postgebühren können derselben Logik folgen. Eine «Pauschalgebühr» für die Sachbearbeitung hingegen ist separat als eigene Leistung zu fakturieren.
So strukturieren Sie die Kundenrechnung
Eine korrekte Rechnung trennt das Entgelt für Ihre Leistungen klar von den Kostenerstattungen. Empfohlene Struktur:
| Rechnungsabschnitt | Inhalt | MWST |
|---|---|---|
| Eigene Leistungen | Beratung, Planung, Arbeitsleistung — mit Beschreibung, Menge, Einzelpreis | 8,1 % (oder reduzierter Satz, falls anwendbar) |
| Durchlaufende Ausgaben | Separate Position «Vorgestreckte Ausgaben im Auftrag des Kunden» mit Details (Datum, Lieferant, Betrag) | Von der Bemessungsgrundlage ausgeschlossen (Angabe «Durchlaufposten Art. 24 Abs. 6 Bst. b MWSTG») |
| Weiterverrechnungen mit Aufschlag | Leistungsbeschreibung (z. B. «Lieferung und Installation von Material») mit Gesamtpreis | MWST auf den gesamten Betrag zum Satz der Leistung |
| Anhänge | Kopie oder Auflistung der Originalbelege (empfohlen bei hohen Beträgen) | — |
Geben Sie stets den Bezug zum Auftrag oder Vertrag an (Bestellnummer, Leistungsverzeichnis). Bei Beträgen über CHF 500–1'000 pro einzelner Ausgabe verlangen viele Kunden und Revisoren eine Kopie des Originalbelegs: Planen Sie dies in Ihrem Prozess ein.
Bei der effektiven Methode erhöhen Durchlaufposten, die von der Bemessungsgrundlage ausgeschlossen sind, nicht die auf Ihrer Rechnung geschuldete MWST: Berechnen Sie keine MWST auf die Erstattung und ziehen Sie sie nicht als Vorsteuer auf dem Durchlauf ab. Bei der Saldosteuersatz- oder Pauschalsteuermethode klären Sie mit Ihrem Berater, ob Erstattungen den steuerpflichtigen Umsatz beeinflussen.
Buchführung nach schweizerischen Vorschriften
Buchhalterisch dürfen durchlaufende Ausgaben weder den Umsatz noch die Betriebskosten aufblähen. Der korrekte Ablauf:
- 1Anschaffung: Belasten Sie ein eigenes Transitorium «Ausgaben im Auftrag Dritter» (Durchlaufposten), in der Regel in der Klasse 1 oder 2 des Kontenplans, und gutschreiben Sie Kasse, Bank oder Kreditoren. Buchen Sie die Ausgabe nicht in die Erfolgsrechnung und verwenden Sie nicht das Standardkonto 1190 («Übrige kurzfristige Forderungen») für diesen Zweck.
- 2Weiterverrechnung an den Kunden: Belasten Sie die Kundenforderung und gutschreiben Sie dasselbe Transitorium. Der Saldo des Transitoriums geht auf null zurück: kein Effekt auf die Erfolgsrechnung.
- 3Weiterverrechnung mit Aufschlag: Belasten Sie die Kundenforderung zum Verkaufspreis, gutschreiben Sie den Ertrag (Konto 3xxx) und belasten Sie die Anschaffungskosten (Konto 4xxx/5xxx). Die MWST ist auf das gesamte Entgelt zu buchen.
- 4Bezugsteuer: Ist die Ausgabe durchlaufend, darf die MWST des Lieferanten in der Regel nicht in Ihrer Abrechnung abgezogen werden, da Sie nicht der effektive Leistungsempfänger sind: Übermitteln Sie die Belege dem Kunden. Behandeln Sie die Kosten hingegen als eigene Leistung oder Weiterverrechnung mit Aufschlag, gelten die üblichen Regeln zum Vorsteuerabzug.
Mit Accountex
Erstellen Sie separate Ausgabenkategorien für «Durchlaufende Ausgaben — Transitorium» und «Projektkosten mit Aufschlag». Verknüpfen Sie jede Ausgabe ab dem Kauf mit dem Projekt oder Kunden, damit Sie bei der Fakturierung automatisch die Erstattungsdetails generieren können. Die Trennung in der Rechnung zwischen eigenen Leistungen und durchlaufenden Ausgaben reduziert MWST-Fehler und vereinfacht den Monatsabschluss des Transitoriums.
Fünf häufige Fehler, die Sie vermeiden sollten
1. MWST auf reine Erstattung berechnen
8,1 % auf eine durchlaufende Ausgabe zu erheben, lässt den Kunden ungeschuldete Steuer zahlen und bläht Ihre MWST-Abrechnung auf. Prüfen Sie, dass die Position korrekt von der Bemessungsgrundlage ausgeschlossen ist.
2. Keine MWST auf Weiterverrechnung mit Aufschlag berechnen
Eine erhöhte Weiterverrechnung als durchlaufende Ausgabe zu behandeln, um dem Kunden MWST zu «sparen», ist ein schwerwiegender Fehler: Die ESTV qualifiziert den gesamten Betrag als steuerpflichtige Gegenleistung.
3. Eigene und durchlaufende Ausgaben vermischen
Ein Softwareabonnement, das für alle Kunden genutzt wird, ist nicht durchlaufend. Nur Ausgaben, die eindeutig einem einzelnen Kundenauftrag zugeordnet werden können, können erstattet werden.
4. Erstattungen als Ertrag buchen
Durchlaufende Ausgaben in der Erfolgsrechnung zu erfassen, verzerrt Umsatz und Marge. Verwenden Sie stets ein Transitorium und prüfen Sie, dass es bei jedem abgeschlossenen Projekt auf null ausgeglichen ist.
5. Unzureichende Dokumentation
Fehlt der Originalbeleg und der Bezug zum Kundenauftrag, können ein Revisor oder die ESTV Erstattungen rückwirkend als steuerpflichtige Erträge umqualifizieren.
Operative Checkliste vor jeder Rechnung
Bevor Sie eine Rechnung mit Weiterverrechnungspositionen ausstellen, prüfen Sie diese Punkte:
- Sieht der Vertrag oder die Bestellung des Kunden ausdrücklich die Erstattung vorgestreckter Ausgaben vor?
- Hat jede durchlaufende Ausgabe einen Beleg mit Bezug zum Projekt oder Kunden?
- Entspricht der weiterverrechnete Betrag exakt den getätigten Kosten (kein versteckter Aufschlag)?
- Sind die durchlaufenden Positionen von den eigenen Leistungen getrennt und als solche gekennzeichnet?
- Weisen Weiterverrechnungen mit Aufschlag die MWST auf den Gesamtbetrag zum korrekten Satz aus?
- Stimmt das Transitorium in der Buchhaltung mit den ausgestellten Rechnungen und archivierten Belegen überein?
- Haben Sie für Ausgaben, die der Kunde nicht innerhalb der vereinbarten Fristen erstattet, ein Stornoverfahren vorgesehen?
Ein klarer Prozess für Kostenumlagen schützt die Kundenbeziehung, hält die Erfolgsrechnung sauber und bewahrt Sie vor steuerlichen Beanstandungen. Legen Sie die Regeln zu Beginn des Auftrags fest, dokumentieren Sie jede Ausgabe zum Zeitpunkt des Kaufs und trennen Sie Erstattungen stets von Ihrem Entgelt: Drei Gewohnheiten, die die meisten MWST- und Buchhaltungsprobleme vermeiden.