Warum die Vollkosten eines Lehrlings berechnen

Einen Lehrling in der Schweiz einzustellen bedeutet nicht «einen reduzierten Lohn zu zahlen». Das duale System — zur Hälfte Ausbildung im Betrieb, zur Hälfte an der Berufsfachschule — verursacht sichtbare Kosten (Lohn, Beiträge, Material) und versteckte Kosten (Zeit des Ausbildners, eingeschränkte Produktivität in den ersten Monaten, administrativer Aufwand). Für ein KMU muss die Entscheidung mit konkreten Zahlen getroffen werden, nicht allein aus Pflichtgefühl oder Reputation.

Die gute Nachricht: Bundesweite Kosten-Nutzen-Erhebungen zeigen, dass über 70 % der Lehrverträge einen Nettonutzen für den Ausbildungsbetrieb erbringen. Im Ausbildungszyklus 2022/23 liegt der durchschnittliche Saldo bei rund CHF 4'500 pro Jahr und Vertrag. Das Ergebnis hängt jedoch stark von Beruf, Unternehmensgrösse und der Fähigkeit ab, den Lehrling in den täglichen Betrieb zu integrieren.

Dieser Leitfaden hilft Unternehmerinnen und Unternehmern, HR-Verantwortlichen und Treuhändern, die Vollkosten zu schätzen, die Ausbildungspflichten gemäss BBG und OR einzuhalten und den wirtschaftlichen Nutzen im schweizerischen Buchhaltungs- und Steuerkontext zu bewerten — mit aktualisierten Referenzen für 2026.

Bestandteile der Vollkosten

Die Vollkosten eines Lehrstellenplatzes setzen sich aus fixen und variablen Posten zusammen. Die folgende Tabelle fasst die wichtigsten Positionen zusammen, die ein KMU budgetieren muss:

Kostenposition	Trägerschaft	Operative Hinweise
Monatlicher Bruttolohn	Ausbildungsbetrieb	Auf Bundesebene gibt es keinen Mindestlohn; Werte gemäss GAV oder Branchenempfehlungen (z. B. Handel SIC 2026: CHF 830/Monat im 1. Lehrjahr, 13 Monatslöhne). In mehreren Kantonen (darunter Tessin und Zürich) gelten verbindliche kantonale Mindestlöhne
AHV/IV/EO-Beiträge (10,6 %)	Hälfte Arbeitgeber, Hälfte Lehrling	Pflicht ab dem 1. Januar des Kalenderjahres nach dem Jahr, in dem der Lehrling 17 Jahre alt wird
Arbeitslosenversicherung (2,2 %)	Hälfte Arbeitgeber, Hälfte Lehrling	Gleicher Beginn wie bei der AHV; auf Löhne bis CHF 148'200 pro Jahr (2026)
Berufliche Vorsorge (BVG)	In der Regel nicht geschuldet	Pflichtschwelle: Jahreslohn > CHF 22'680 (2026); typische Lehrlinglöhne liegen darunter
Berufsunfall (UVG BU)	Vollständig Unternehmen	Nicht vom Lohn des Lehrlings abziehbar; Prämie branchenabhängig
Nichtberufsunfall (UVG NBU)	Lehrling (falls vorgesehen)	Abzug vom Lohn nur, wenn ausdrücklich im Vertrag oder GAV vorgesehen
Zeit des Ausbildners	Ausbildungsbetrieb	Opportunitätskosten: Stunden eines qualifizierten Fachpersonals, die für Kunden oder Produktion nicht verfügbar sind
Berufsfachschule und überbetriebliche Kurse	Bund/Kanton + Fonds	Das Unternehmen zahlt den Lohn während der Abwesenheit; Kursgebühren oft durch kantonale Fonds gedeckt (IndLeist)
Material, Ausrüstung, Prüfungen	Ausbildungsbetrieb	Pflichtlehrmittel, PSA, Anteil an Qualifikationsverfahren (QV)
Kantonaler IndLeist-Beitrag	Alle Unternehmen des Kantons	Promille-Satz auf der AHV-Lohnsumme; Betrag und Leistungen variieren je nach Kanton

Ausbildungsaufwand und gesetzliche Pflichten

Neben den monetären Kosten übernimmt der Ausbildungsbetrieb präzise Verpflichtungen. Bei Nichteinhaltung drohen der Entzug der Ausbildungsbewilligung oder kantonale Sanktionen.

Vertrag und Ausbildungsbewilligung

Der Lehrvertrag (Art. 344–346a OR, BBG) muss die gesamte Dauer der beruflichen Grundausbildung abdecken und die Genehmigung der zuständigen kantonalen Behörde erhalten. Das Unternehmen muss über eine gültige Ausbildungsbewilligung und einen Ausbildner mit angemessenen fachlichen Kompetenzen und persönlichen Qualitäten verfügen.

Der Vertrag regelt Lohn, Dauer, Probezeit, Ferien und allfällige zulässige Abzüge. Die Bedingungen des branchenspezifischen GAV gehen vor, sofern anwendbar.

Zeit für die schulische Ausbildung

Das Unternehmen muss dem Lehrling ohne Lohnkürzung die für den Besuch der Berufsfachschule, der überbetrieblichen Kurse und die Abschlussprüfungen erforderliche Zeit gewähren (Art. 345a OR). Diese Abwesenheiten gelten als vergütete Arbeitszeit.

Dem Lehrling dürfen die Kosten für den Schulbesuch, überbetriebliche Kurse oder das Qualifikationsverfahren nicht in Rechnung gestellt werden.

Schutz junger Arbeitnehmer

Bis zum vollendeten 20. Lebensjahr hat der Lehrling Anspruch auf mindestens fünf Ferienwochen pro Lehrjahr. Es gelten strenge Grenzen für Nacht-, Sonntags- und Überstundenarbeit (Arbeitsgesetz, Verordnung zum Schutz junger Arbeitnehmer).

Das Unternehmen muss Sicherheit, Gesundheit und Schutz der Persönlichkeit gewährleisten — eine gegenüber erwachsenen Mitarbeitenden verstärkte Pflicht.

Betreuung und Ausbildungsqualität

Der Ausbildner muss den Lehrling bei der Kompetenzentwicklung begleiten, Fortschritte dokumentieren und mit der Berufsfachschule zusammenarbeiten. Die Branchenorganisation (BO) legt den Ausbildungsplan fest und kontrolliert die Qualität der Lehre.

Fremdarbeiten oder Stücklohnarbeit sind nur zulässig, wenn sie mit der Ausbildung verbunden sind und deren Verlauf nicht beeinträchtigen.

Sozialversicherungsbeiträge: wann sie anfallen und wie schwer sie wiegen

Die Beitragsstruktur für Lehrlinge unterscheidet sich von der erwachsener Mitarbeitender. Wer die zeitliche Abfolge versteht, vermeidet Fehler in der Lohnabrechnung und falsche Kostenschätzungen.

Alter / Situation	AHV/IV/EO + ALV	BVG	Zusätzliche Kosten Arbeitgeber (Schätzung)
Lehrling < 17 Jahre	Befreit	Nein	Nur UVG BU + allfälliger IndLeist
Ab dem 17. Geburtstag (1. Januar des folgenden Kalenderjahres)	5,3 % + 1,1 % (Arbeitgeberanteil)	Nein (Lohn unter Schwelle)	Ca. 6,4 % des jährlichen Bruttolohns
3. Lehrjahr, Lohn ~CHF 1'500/Monat	5,3 % + 1,1 % (Arbeitgeberanteil)	Möglich, wenn CHF 22'680/Jahr überschritten	6,4 % + BVG bei Pflicht

Naturalleistungen (Mahlzeit, Unterkunft) unterliegen ab dem 1. Januar des Kalenderjahres nach dem Jahr, in dem der Lehrling 17 Jahre alt wird, der AHV — wie der Geldlohn. Abzüge müssen in der Lohnabrechnung klar ausgewiesen sein, mit Angabe der einzelnen Positionen.

Produktivität und wirtschaftlicher Nutzen

Der wirtschaftliche Nutzen darf nicht mit der Marge auf einem einzelnen Projekt verwechselt werden. Er wird als Differenz zwischen dem Wert der produktiven Arbeit des Lehrlings und den Vollkosten der Ausbildung im gleichen Zeitraum berechnet. Die fünfte bundesweite Kosten-Nutzen-Erhebung (SBFI, Daten 2022/23) dokumentiert einen durchschnittlichen Nettonutzen von rund CHF 4'500 pro Jahr und Vertrag; 71 % der Lehrverhältnisse sind bereits während der Ausbildung im Plus.

Die Produktivität steigt typischerweise stufenweise: Im 1. Lehrjahr bindet der Lehrling mehr Zeit des Ausbildners, als er produziert; im 2. und 3. Lehrjahr übersteigt der Beitrag zur Fakturierung oder internen Produktion — vor allem in operativen Berufen (Elektriker, Logistik, Gastronomie, Techniker) — oft die direkten Lohnkosten.

~71 %

der Verträge mit positivem Nettonutzen während der Lehre

CHF 4'500

durchschnittlicher jährlicher Nettonutzen pro Vertrag (Erhebung 2022/23)

−30 %

Rekrutierungskosten bei Einstellungen nach der Lehre (Branchenschätzung)

Auch wenn die Ausbildungsbilanz während der drei Jahre negativ ist, amortisieren viele KMU die Investition am Ende: Der ehemalige Lehrling kennt Prozesse, Kunden und interne Tools und reduziert so Onboarding, operative Fehler und Fluktuation. Dieser «aufgeschobene Nutzen» gehört in eine strategische Bewertung ein — besonders in Kantonen mit angespanntem Arbeitsmarkt.

Zahlenbeispiel: Detailhandelsfachfrau/-mann in einem KMU

Szenario: Tessiner GmbH mit 8 Mitarbeitenden, dreijährige Lehre als Detailhandelsfachmann/-frau EBA, Löhne gemäss SIC-Empfehlungen 2026 (13 Monatslöhne; über dem tessinerischen kantonalen Minimum), dedizierter Ausbildner mit 15 % seiner Zeit (interne Kosten CHF 75/Stunde).

Position	1. Lehrjahr	2. Lehrjahr	3. Lehrjahr
Jährlicher Bruttolohn	CHF 10'790	CHF 13'520	CHF 19'630
Sozialversicherungsbeiträge Arbeitgeber	CHF 690	CHF 865	CHF 1'260
UVG BU und Material	CHF 800	CHF 600	CHF 500
Ausbildnerzeit (15 %)	CHF 11'700	CHF 9'000	CHF 6'750
Geschätzte Vollkosten	CHF 23'980	CHF 23'985	CHF 28'140
Geschätzter Produktionswert	CHF 8'000	CHF 18'000	CHF 32'000
Jährlicher Nettosaldo	−CHF 15'980	−CHF 5'985	+CHF 3'860

Über das gesamte Lehrjahr-Triennium kann der Saldo leicht negativ bleiben (−CHF 18'105), doch die Übernahme des ehemaligen Lehrlings am Ende vermeidet ein externes Rekrutierungsverfahren (typische Kosten CHF 8'000–15'000 für ein Juniorprofil) und Monate der Einarbeitung. Bei einer Bindungsquote von 80 % nach der Lehre wird der Gesamtnutzen bereits im ersten Jahr nach dem Abschluss deutlich positiv.

Buchhaltung und Steuern

In der schweizerischen ordentlichen Buchhaltung werden die Ausbildungskosten vor allem als Personalkosten erfasst (Konto 6400 und Unterkonten für Löhne, Sozialversicherungsbeiträge und Entschädigungen). Die separat nicht vergütete Zeit des Ausbildners wird als Kosten qualifizierten Personals oder — falls nachverfolgt — als Position interner Ausbildung verbucht.

Lehrmittel, persönliche Ausrüstung und Prüfungsgebühren fallen je nach analytischer Relevanz unter Ausbildungs- oder Verwaltungskosten. Der kantonale IndLeist-Beitrag (z. B. 0,95 ‰ der AHV-Lohnsumme im Tessin 2026) ist je nach kantonaler Erfassung steuerlich abzugsfähig als Personalkosten oder Pflichtbeitrag.

Best Practices mit Accountex

•Ein Kostenstelle «Ausbildung» anlegen, um Lehrlinglöhne, Beiträge und Lehrmittel in analytischen Reports zu isolieren.
•Die Lohnabrechnung so konfigurieren, dass AHV-/ALV-Beiträge automatisch ab dem 1. Januar des Kalenderjahres nach dem Jahr, in dem der Lehrling 17 wird, anfallen — und so nachträgliche Korrekturen vermieden werden.
•Abwesenheitsstunden für Schule und überbetriebliche Kurse als vergütet dokumentieren, ohne Ferien oder Lohn anzutasten.
•Vollkosten und geschätzten Produktionswert quartalsweise nach Beruf vergleichen — mit derselben Methode wie in der SBFI-Erhebung.

Checkliste: Ist das KMU bereit zu ausbilden?

Bevor Sie eine Lehrstelle ausschreiben, prüfen Sie diese Punkte:

1

Ausbildungsbewilligung — Sind das Unternehmen und der designierte Ausbildner von der kantonalen Behörde autorisiert?

2

Produktionskapazität — Gibt es bereits im 1. Lehrjahr sinnvolle Ausbildungsaufgaben, die mit dem BO-Ausbildungsplan vereinbar sind?

3

Dreijahresbudget — Sind die Vollkosten (Lohn + Ausbildner + Aufwendungen) im Finanzplan gedeckt, auch wenn das 1. Lehrjahr im Minus liegt?

4

Übernahmeperspektive — Ist es realistisch, den Lehrling am Ende zu behalten und den aufgeschobenen Nutzen zu maximieren?

5

HR- und Buchhaltungsprozesse — Sind Lohnabrechnung, schulische Abwesenheiten und Kostenstellen vor Vertragsbeginn eingerichtet?

Lehrlinge auszubilden bleibt einer der wirksamsten Wege für Schweizer KMU, interne Kompetenzen aufzubauen, die Abhängigkeit vom externen Markt zu verringern und das duale Modell zu stützen. Mit einer rigorosen Berechnung der Vollkosten und einer geordneten Buchhaltungsführung wird die Ausbildungsinvestition zu einer messbaren unternehmerischen Entscheidung — nicht zu einem ungeplanten Akt der Grosszügigkeit.